Уповноважена особа: як розпочинати роботу

Сфера закупівель активно розвивається і багато новопризначених уповноважених осіб вперше стикаються із системою Prozorro та закупівельним законодавством. Треба налагодити планувальну діяльність, потурбуватися про оформлення електронного підпису, проходження тестування, підготовку необхідних документів тощо. Про всі нюанси роботи УО та основні питання від новачків детально у цьому матеріалі.

Як УО зареєструватися на майданчику Zakupivli.Pro

Перш за все треба визначитися чи працювала дана організація раніше в системі та яким майданчиком користувалася. Якщо є активний кабінет на Zakupivli.Pro та в ньому проводяться закупівлі, то новопризначеній УО не треба реєструвати окремий кабінет, її необхідно додати в структуру компанії. 

Якщо на майданчику вже є активний кабінет державного замовника із закупівлями, але до нього немає доступу, то знову ж не потрібно створювати новий кабінет. Доступ до кабінету можна відновити.

Якщо організація новостворена або УО раніше працювала на іншому майданчику, то необхідна реєстрація нового кабінету. Детально про реєстрацію в інструкції.

 

Як оформити електронний підпис

У кожної УО повинен бути власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). КЕП оформлюється на УО, як на співробітника організації у відповідному АЦСК (КНЕДП ДПС, КНЕДП Казначейства, АЦСК відповідних банків тощо). 

Це значить, що в даних ключа, окрім інформації про особу, буде зазначено інформацію про організацію, в якій дана особа працює. Для замовників підпис повинен бути саме кваліфікованим, тобто розміщуватися на захищеному носії (токені).

Зверніть увагу, що використовувати ключ фізичної особи УО не може, адже представляє не свої особисті інтереси, а інтереси конкретної організації.

Електронний ключ не потребує якоїсь додаткової реєстрації в кабінеті замовника. УО використовує його безпосередньо при створенні планів чи оголошенні закупівель.

Якщо в організації працює декілька УО, то кожна з них повинна мати свій КЕП.

Для роботи з КЕП на комп’ютері повинно бути встановлено додаткове програмне забезпечення. Більш детально про роботу з КЕП можна прочитати за посиланням.

 

Тестування УО 

Законодавчими нормами передбачено, що надпорогові закупівлі (товарів та послуг від 100 тис. грн., послуг з поточного ремонту від 200 тис. грн та робіт від 1,5 млн. грн.) повинна проводити УО, яка пройшла відповідне тестування. При оголошенні таких закупівель система звіряє дані з КЕП УО та дані реєстру тестування УО (перевірка відбувається по ІПН особи). 

Якщо закупівлі будуть лише допорогові, то технічно можна їх опублікувати без проходження тестування. Та в такому випадку також радимо його пройти, щоб у разі потреби не хвилюватися за стислі терміни для його проходження.

Модуль тестування ви знайдете за посиланням. Для того, щоб тестування розпочати необхідно мати електронний ключ. Саме тестування можна проходити із ключем фізичної особи (головне щоб він належав УО, а не директору чи іншому співробітнику) або КЕП УО (виданий як співробітнику даної організації). Але працювати в системі варто лише з ключем співробітника.

Ознайомитися з методикою проведення тестування можна на Інфобоксі Prozorro. Також за посиланням ви знайдете перелік питань для тестування УО з відповідями.

 

З чого почати роботу

Щоб розібратися у всіх нюансах проведення закупівель перш за все необхідно ознайомитися з нормативною базою (про неї у наступному пункті) та проаналізувати закупівлі організації. 

УО відповідно до затверджених кошторисів повинна визначити предмети закупівлі та річну потребу на кожен з них, орієнтовні місяці проведення тих чи інших закупівель, проаналізувати очікувану вартість, визначитися з процедурами закупівель та затвердити річний план чи зміни до нього. А далі відповідно до затвердженого річного плану проводити закупівлі.

 

Нормативні документи, якими потрібно керуватися

Уповноважена особа в своїй роботі повинна використовувати багато нормативно-правових актів різного характеру. Для новачків у сфері закупівель звернемо увагу на основні, з яких і необхідно розпочинати вивчення сфери публічних закупівель.

• Закон України “Про публічні закупівлі”;
• Постанова КМУ № 1178;
• Закон України “Про оборонні закупівлі” (для оборонних замовників);
• Постанова КМУ № 1275 (для оборонних замовників);
• Постанова КМУ 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу»;
• Наказ Мінекономіки № 708 «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі»;
• Наказ Мінекономіки № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі».

 

Як оформлювати рішення УО

Кожне рішення УО (затвердження річного плану, оголошення закупівлі чи визначення переможця) повинно бути оформлено протокольно. Законодавство не містить чітко визначеної форми протоколу. Тому УО сама обирає як оформити протокол із дотриманням правил діловодства. Головне, щоб протокол містив перелік питань, що розглядаються та результати розгляду цих питань.

 

Хто заміняє УО у разі її відсутності

В кожній організації повинна бути визначена особа, що виконуватиме обов’язки УО у разі її відсутності (відпустки, лікарняного, відрядження тощо).

Така особа повинна пройти тестування (питання тестування розглядалося вище), мати власний КЕП та бути внесеною у структуру компанії в кабінет державного замовника на майданчику.

На таку особу покладаються обов’язки УО на час її відсутності і дана особа може проводити всі необхідні дії із закупівлями в системі.

 

Де знайти інструкції по роботі на майданчику та корисні матеріали для новачків

Всі інструкції зібрані на нашій навчальній платформі за посиланням. Державні замовники повинні використовувати інструкції “Для закупівельників” – Купувати як державна компанія.

Щоб покрити основні питання по роботі з системою фахівці нашого майданчика розробили довідники для роботи державних замовників, де в формі схем, таблиць, коротких матеріалів описано сам процес роботи у системі. 

• “Помічник держзамовника” допоможе обрати процедуру закупівлі та провести її відповідно до законодавства;
• “Довідник допорогових закупівель” стане в нагоді замовникам, що відповідно до річного плану мають фінансування до визначених у постанові № 1178 порогів;
• “Довідник роботи з договором” допоможе швидко розібратися з публікацією додаткових угод, звітуванням по договору чи його розірванням.
• “Довідник Prozorro Market” допоможе розібратися з електронним каталогом Prozorro market та швидше/якісніше проводити закупівлі.

Робота уповноваженої особи дуже важлива для правильного планування та освоєння бюджетних коштів. А тому варто підійти до неї з усією відповідальністю та бути готовим до постійного розвитку та навчання. Ще більше актуального про уповноважену особу на нашому youtube-каналі.