Як виправити помилки при звітуванні по договорам, укладеним поза системою

У замовників часто виникають питання, що робити, якщо під час звітування по договорам, укладеним без використання електронної системи закупівель (прямим договорам), вони допустили помилки. Наприклад, вказали неправильну суму договору, не завантажили обґрунтування проведення такої закупівлі по п. 13 Постанови 1178, тощо.

Законодавством не передбачено порядку виправлення помилок. Проте на практиці уповноважені особи часто користуються функціоналом майданчика для цього. Ми вирішили описати всі технічні можливості, які можуть бути використані для виправлення помилок.

1. Повторна публікація звіту

Перше, на що треба звернути увагу, якщо допустили помилку у звіті про укладені договори поза системою, це строки. Якщо терміни на публікацію плану (5 робочих днів з дня затвердження) та звіту (10 робочих днів з моменту підписання договору) не минули, уповноважена особа може повторно опублікувати план і звіт. До попереднього договору варто скласти протокол про механічну помилку і завантажити його в систему, скориставшись функціоналом розірвання договору. 

Якщо ж строки на публікацію минули, можна скористатись одним з описаних нижче способів.

2. Функціонал внесення змін до договору

Замовники часто використовують функціонал публікації додаткових угод для виправлення помилок, адже протягом всього терміну дії договору, в нього можна вносити зміни.

В такий спосіб уповноважена особа може опублікувати документ, який помилково не завантажила або змінити інформацію про закупівлю в електронних полях.

Для завантаження документу, наприклад, обґрунтування по п.13 Постанови 1178, уповноважена особа може підготувати протокол про механічну помилку в опублікованому звіті. Цей протокол разом з потрібним документом (обґрунтуванням) можна завантажити на майданчик як зміни до договору. При цьому в полях «номер додаткової угоди» і «дата внесення змін до договору» зазвичай вказують номер і дату протоколу про механічну помилку. В полі «опис змін» варто зазначити, що завантажений файл є протоколом про допущену помилку. Причину внесення змін можна зазначити довільну, найчастіше обирають «покращення якості предмету закупівлі»

Також скориставшись функціоналом внесення змін, уповноважена особа може відредагувати інформацію про закупівлю, яку зазначала в електронних полях. Залежно від обраної причини внесення змін, можна отримати доступ до редагування полів:

– сума договору;

– конкретна назва закупівлі;

– кількість та одиниці виміру;

– ціна за одиницю;

– строк поставки;

– термін дії договору;

– ознака ПДВ.

Проте яку б причину для внесення змін не обрав замовник, важливо розуміти, що вже сформована і опублікована інформація не зміниться. Тобто на сторінці закупівлі і у всіх файлах, які система сформувала автоматично (форма оголошення, звіт про результати проведення закупівлі), змінена інформація не буде відображатись. Її можна буде побачити лише у звіті про виконання договору, якщо уповноважена особа буде звітувати про таке виконання.

3. Функціонал звітування про виконання договору

За допомогою функціоналу звітування про виконання договору також можна виправити помилки, допущені при публікації закупівлі, але лише в тій частині, яка стосується файлу з договором.

Під час звітування на майданчику є технічна можливість завантажити файл. Таким чином можна опублікувати новий файл договору, якщо в попередньому були помилки. Крім того можна завантажити інші документи. Наприклад, додаток до договору, який забули завантажити разом з договором, тощо.

Після завантаження файлу, він з’явиться на сторінці закупівлі і, якщо натиснути кнопку «скасувати рішення», стан договору повернеться на початковий етап. При цьому завантажений файл буде опублікованим в системі. Договір після таких дій залишиться чинним. В подальшому з ним можна буде працювати як і з будь-яким іншим договором, вносити зміни, звітувати про виконання за потреби.

4. Обґрунтування

Через велику увагу суспільства до публічних закупівель на майданчику був реалізований функціонал обґрунтувань. За його допомогою замовники можуть пояснити потребу в закупівлі певного товару, роботи або послуги. Для цього треба лише заповнити відповідне електронне поле. Це можна зробити як при публікації плану, так і пізніше – у вже розпочатій закупівлі. 

Тож за бажанням, замовник може скористатися і цим функціоналом для виправлення помилок у звітах. Але зверніть увагу, що система не передбачає завантаження документів в такому обґрунтуванні. Ви зможете лише описати суть допущеної помилки і всю потрібну інформацію словесно. Видалити обґрунтування неможливо, проте можна завантажити нове. Всі попередні версії також зберігаються і відображаються в системі.

Публікація таких обґрунтувань не обов’язкова згідно закону, тож замовники можуть за бажанням також користуватися цим корисним інструментом. 

Ми описали способи виправлення помилок в договорах, укладених поза системою. Це виключно опис технічних можливостей майданчика, а не офіційний алгоритм.

Бажаємо, щоб ваші закупівлі завжди проходили успішно і без помилок!