5 помилок в роботі з постачальниками, які знижують вам конкуренцію в торгах

У тендерних закупівлях заведено, що замовники обирають собі постачальників, але насправді постачальники також обирають замовників, тендери яких відслідковують та ретельно готуються для подання тендерної пропозиції. Для того, щоб залучити більше постачальників та забезпечити їх участь у комерційних закупівлях, замовники повинні працювати над створенням привабливих умов співпраці, включаючи справедливу своєчасну оплату, чіткі та реалістичні умови контракту та гарантії стабільності.

На жаль, є замовники, в закупівлі яких, не дивлячись на великі бюджети, постачальники не поспішають подавати пропозиції. Ми поспілкувалися з постачальниками та виявили кілька можливих причин, чому вони відмовляються брати участь у закупівлях деяких комерційних замовників. Розглянемо детальніше кожну з них.

Замовник довго ухвалює рішення або не завершує закупівлі

Це найпоширеніша причина відмови постачальників від участі у закупівлях певних замовників. Якщо постачальник бачить, що більшість ваших закупівель  довгий час перебувають на кваліфікації, в нього виникають побоювання, що те ж саме відбудеться і з наступною закупівлею. Саме тому, постачальники, які якісно працюють, ретельно готуються до тендерів та цінують свій час, не будуть витрачати його та подавати пропозицію в закупівлю, яка з великою ймовірністю не відбудеться. 

Щоб уникнути таких моментів, намагайтеся вчасно завершувати закупівлі та у разі, якщо у вашій компанії довго приймаються рішення та потрібен великий період часу для погодження на всіх етапах, пропишіть орієнтовний термін надання зворотного зв’язку та обрання переможця, щоб постачальники були проінформовані про ваші процеси заздалегідь, не турбували вас дзвінками з питаннями та не розчаровувались.

Великий відсоток скасованих закупівель

Постачальники можуть відслідковувати всю історію ваших закупівель на майданчику і вони завжди сумніваються, чи брати участь у закупівлях замовників, у яких велика кількість скасованих закупівель. Це наштовхує постачальника на думку, що замовник ставиться до проведення закупівель недбало та недобросовісно, приймає пропозиції на пошту, а потім скасовує закупівлі на майданчику.
Для уникнення цієї помилки, намагайтеся не скасовувати ваші закупівлі без поважної причини. Дійсно, буває, що потреба у закупівлі відпадає, або буде зміна технічного завдання – в такому разі бажано детально прописати причини скасування закупівлі, а якщо вона переоголошена – додати посилання на нову процедуру. Більш детально про те, як правильно скасовувати закупівлі читайте у статті.
       

Відсутнє чітке технічне завдання та кваліфікаційні вимоги

Спілкуючись з постачальниками, ми часто отримуємо негативні відгуки про замовників, які оголошують закупівлі без ретельної підготовки технічного завдання. Якщо закупівля буде оголошена без надання вичерпної інформації щодо предмета закупівлі та без переліку вимог до потенційних партнерів, більшість постачальників навіть не будуть витрачати свій час на підготовку та участь в такому тендері. Звісно є постачальники, які будуть дзвонити та писати із запитаннями, щоб дізнатися більше про вимоги замовника і грамотно підготувати документи на участь у даній закупівлі, але якщо точні відповіді від замовника не надаються – велика ймовірність, що учасників у такій закупівлі не буде.
Наполегливо радимо відповідально поставитись до підготовки тендерної документації – це зекономить вам час та забезпечить хороший рейтинг серед постачальників.
Про те, яка інформація має бути у тендерній документації, читайте за посиланням.


Замовник не відповідає на питання або не надає зворотний зв’язок після завершення закупівлі.
 

Навіть якщо ваша тендерна документація складена ідеально, у постачальників можуть виникати питання на етапі підготовки тендерної пропозиції та її  оформлення. Постачальники мають можливість задати вам питання різними способами:

• у публічному розділі “Питання” на сторінці закупівлі,
• через приватний чат на майданчику, 
• скориставшись контактами відповідальної особи, які зазначені у кожній закупівлі – по телефону або на електронну пошту.

Досвідчені замовники зазначають в тендерній документації найбільш прийнятний спосіб отримання запитань, тому, що у деяких організаціях існує заборона особистого спілкування закупівельника та постачальника для запобігання домовленостей та корупції.   

Основне правило  – не ігнорувати письмові питання потенційних партнерів, навіть якщо відповідь є в тендерній документації, а також по можливості відповідати на їхні дзвінки. Недостатня взаємодія та обмежена комунікація з учасниками тендеру, недбале ставлення до запитань, звернень чи скарг потенційних учасників може призвести до негативного впливу на сприйняття замовника та відповідно відобразиться на кількості пропозицій, поданих у його закупівлі.

 
Порушення етичних норм, фаворитизм, корупція, недотримання зобов’язань

Постачальники ретельно слідкують за діями закупівельників, на електронних торговельних майданчиках та у публічному просторі. Якщо їм кидається в очі, що контракти віддаються лише певним контрагентам, це може викликати підозру у відсутності чесності та об’єктивності в процесі вибору партнерів. Комерційний замовник може зіпсувати собі репутацію через різні дії або практики, які можуть бути сприйняті як нечесні, нечіткі або недобросовісні.
Брак відкритості в процесі проведення тендеру, включаючи відсутність явних критеріїв вибору, обґрунтування рішень або непрозору комунікацію, може підірвати довіру та викликати негативні враження про здатність замовника ефективно керувати процесами та проводити чесні закупівлі.

Недодержання власних зобов’язань, невиконання умов контракту, затримки в оплаті або інші порушення з боку замовника можуть призвести до негативного впливу на репутацію.

Отже, якщо ваші закупівлі мають низьку конкуренцію, постачальники не подають пропозиції та відмовляються співпрацювати, бажано провести аналіз на вищезазначені помилки та розібратися в причинах такої ситуації. Чим більше простоти та прозорості у ваших процесах і чим ефективніше ви вибудовуєте партнерські відносини з вашими постачальниками, тим кращими будуть ставати результати ваших тендерних закупівель.