Що робити, якщо змінилась уповноважена особа?

Для державного замовника дуже важливо, щоб процес закупівель був безперервним. Тож по суті уповноважена особа (далі – УО) повинна  мати можливість виконувати свої обов’язки весь час. Також має бути передбачено, хто буде заміняти УО на час її відсутності (відпустка, відрядження, лікарняний). 

З точки зору організації закупівельної діяльності замовника зрозуміло, що при звільненні УО, її місце має зайняти нова посадова особа. Таку особу відповідно до внутрішніх правил замовника приймають на посаду, покладають обов’язки розпорядженням, тощо. Проте як бути з технічної сторони? 

Важливо розпочати процес підготовки нової УО до роботи заздалегідь, якщо є така можливість. До початку роботи нової УО вона повинна отримати КЕП і пройти тестування, підтвердивши достатність знань у сфері публічних закупівель. Тестування обов’язково пройти, якщо УО буде проводити понадпорогові закупівлі.

 Наступний етап – нова УО має отримати доступ до кабінету державного замовника. Тут є декілька варіантів дій, залежно від обставин.

1. Діюча УО може додати свого наступника в обліковий запис (кабінет) державного замовника. Для цього треба додати нового співробітника в структуру компанії. Детальний опис як це зробити тут. Новій УО варто надати роль саме адміністратора для того, щоб вона мала повний доступ до всіх дій в кабінеті і після звільнення своєї колеги змогла видалити її з облікового запису цього замовника.
2.  Якщо попередня УО не має можливість зайти в кабінет, вона може надати дані для входу в обліковий запис своєму наступнику, щоб він зміг самостійно додати себе в структуру компанії.
3. Якщо ж зв’язатися з попередньою УО неможливо або ж вона не має даних для входу і доступу до електронної пошти, яку вказувала при реєстрації кабінету державного замовника, можна звернутись на майданчик будь-яким зручним способом. 

Отримавши доступ до кабінету державного замовника, нова УО з дати покладення на неї цих обов’язків, може проводити закупівлі. Також варто зазначити, що нести відповідальність нова УО буде лише за ті закупівлі, які вона завершувала. Тому необхідно максимально відповідально поставитися до закупівель, які розпочинала колега, яка звільнилась, і приймати по ним законні і обґрунтовані рішення.

Таким чином ми описали, як новій уповноваженій особі замовника отримати доступ до облікового запису і почати працювати.

Бажаємо вам вдалих закупівель!