Це треба знати. Публікація закупівлі без використання електронної системи

Продовжуємо серію матеріалів про додаткові можливості майданчика Zakupivli.Pro, що спрощують роботу уповноваженим особам. І розглянемо публікацію звітів по прямим договорам, що укладені без використання електронної системи.

 

1. Використовуйте шаблон раніше створеної закупівлі для швидкого оприлюднення звіту за прямими договорами

Якщо у вас багато ідентичних прямих договорів, які необхідно опублікувати в системі, або схожу закупівлю ви вже публікували раніше, скористайтеся шаблоном раніше створеної закупівлі. Для цього натисніть відповідну кнопку.

Перед вами відкриється вікно з раніше створеними закупівлями, які розділені на вкладки (останні опубліковані, чернетки, активні, завершені) для зручності пошуку. Пошук також можна здійснити за назвою закупівлі.

Після того, як ви обрали потрібну закупівлю, натисніть кнопку “Застосувати”. Додатково можна обрати чи копіювати адресу доставки та інформацію про учасника з попередньої закупівлі.

Форма закупівлі заповниться даними, які необхідно буде перевірити та актуалізувати за потреби.

 

2. Вносьте ідентифікатор плану автоматично

Щоб при оголошенні закупівлі не заповнювати ідентифікатор плану вручну чи за допомогою функції копіювання, створюйте закупівлю одразу з плану. Для цього увійдіть в план та натисніть кнопку “Створити закупівлю”.

Інформація про тип процедури, ідентифікатор плану, узагальнена назва та код ДК 021:2015 одразу підтягнуться в систему.

 

3. Використовуйте імпорт специфікацій у разі великої кількості номенклатурних позицій в закупівлі

Ця функція знадобиться вам, коли в закупівлі дуже багато номенклатурних позицій і на їх введення в систему необхідно витратити багато часу. 

В такому разі скористайтеся імпортом специфікацій з Excel. 

Заповніть форму, що завантажиться на ваш комп’ютер відповідними даними по специфікації (конкретна назва, одиниці виміру, кількість, код ДК 021:2015, строки та адреса поставки) і завантажте файл в систему. Тим паче, якщо строки поставки та адреса в усіх номенклатурних позиціях однакові, цю інформацію можна просто скопіювати у необхідні поля.

Такий підхід до публікації закупівель зекономить ваш час і пришвидшить роботу в системі.

 

4. Приховайте чутливу інформацію в закупівлях

Дуже часто замовники звертаються до нас з питаннями чи можна не вказувати адресу замовника, постачальника та адресу поставки товару, виконання робіт чи надання послуг в системі.

Технічно така можливість є.

Щоб приховати адресу замовника, ввімкніть прапорець.

До речі, таку ж дію можна виконати і в плані.

Якщо хочете приховати адресу постачальника, скористайтеся кнопкою “Приховати адресу”. Або не зазначайте адресу даного постачальника, якщо є законодавчі підстави. За замовчуванням в адресі буде визначена лише країна.

Аналогічна ситуація з адресою поставки.

Скористайтеся прапорцем “Інші умови постачання”, тоді в системі буде виведено повідомлення, що адреса поставки визначається відповідно до документації. Або не заповнюйте відповідні поля, тоді адреса поставки буде обмежена країною. 

Але хочу звернути вашу увагу, що приховання даних в системі повинно бути обґрунтовано замовником. Відповідно до законодавства адреси замовника, постачальника та поставки повинні обмежуватися населеним пунктом.

 

5. Звертайте увагу на термін дії договору та кінцевий строк поставки 

Більшість замовників заключають договори з терміном дії та строками поставки до кінця року. Тому при публікації закупівлі без використання електронної системи дані поля автоматично заповнені (наприклад до 31.12.2024 року). 

Якщо у вас в договорі інші дані, просто відредагуйте ці поля скориставшись календарем.

 

Маю надію, що ці корисні фішки допоможуть значно скоротити час на публікацію звітів без використання електронної системи. Робимо все, щоб допомогти вам у цьому.

А наступного разу поговоримо про конкурентні процедури закупівель, обґрунтування закупівель та запрошення постачальників до участі в них.