Що варто зробити замовнику на початку року

Ми вже з’ясували, Що варто зробити замовнику до 01.01.2025 року. Тепер давайте розберемось, про що потрібно не забути на початку нового закупівельного року.

1. Звітування

Як ми вже знаємо, на публікацію звіту у замовника є 20 робочих днів з настання однієї із подій: виконання договору, закінчення строку дії договору за умови його виконання, розірвання договору.

Якщо строк дії договору був до 31.12.2024 року включно, то останній день для публікації звіту про виконання є 28.01.2025 року.

Що треба зробити? 

В кабінеті державного замовника на майданчику у вкладці “Публічні закупівлі” натисніть “Мої підписані договори”. В списку закупівель, що відкриється, можна побачити назву предмета закупівлі, суму, з ким договір укладений, строк його дії. Зверніть увагу на статус договорів: звітувати можна по тим, які в статусі “Активний”.

Потрібно відкрити активну закупівлю і натиснути кнопку “Працювати з договором”. 

На цьому етапі варто звернутись до своїх напрацювань, про які ми говорили в попередньому матеріалі. Щодо тих договорів, які зовсім не виконувались і є угода про їх розірвання, маємо натиснути кнопку “Розірвати договір”. Щодо всіх інших – кнопка “Звітувати про виконання”. 

В обох випадках потрібно заповнити електронні поля, які стосуються фактичної оплати за договором, наявності ПДВ, строку дії договору. Різниця лише в тому, що у випадку розірвання, ви можете вказати фактичну суму оплат 0 і причину розірвання договору. 

Після заповнення всієї інформації її потрібно зберегти і накласти електронний підпис. 

2. Додаткові угоди на 20%

Пам’ятаємо, що замовник має право продовжити строк дії договору про закупівлю на строк, достатній для проведення процедури закупівлі на початку року на суму, що не перевищує 20% суми договору, якщо він має затверджені на цю мету видатки.

Якщо ж в кінці року замовник не знав обсяги таких видатків і уклав додаткову угоду на продовження строку дії договору без зазначення сум, він має на початку року укласти ще одну додаткову угоду. В такій угоді вже обов’язково зазначити суму. При цьому в річний план на 2025 рік цю суму вносити не треба – це закупівля 2024 року, до договору по якій вносяться зміни.

Протягом трьох робочих днів з дня внесення змін до договору замовник повинен опублікувати в системі повідомлення про внесення змін до договору. До такого повідомлення варто додати і самі зміни (додаткову угоду) та інші документи за потреби. Для публікації скористайтесь Інструкцією. 

3. Річний план 

Як тільки замовник, наприклад, бюджетна установа, отримує затверджений кошторис, можна переходити до затвердження і публікації річного плану. 

Нагадаємо, річний план та зміни до нього мають бути оприлюднені в електронній системі закупівель протягом п’яти робочих днів з дня затвердження річного плану та змін до нього.

Звичайно, на початку року, навіть за наявності фінансування, не завжди можна передбачити всі потреби. Проте краще максимально спланувати свої закупівлі, особливо циклічні. 

Також зверніть увагу: до оголошення закупівлі ви можете вносити зміни в річний план закупівель.

Покроково як опублікувати річний план тут.

4. Оголошення відкритих торгів з особливостями

Окремо хочемо нагадати, що у разі продовження строку дії договору на час, достатній для проведення процедури закупівлі на початку року, замовники зобов’язані провести саме відкриті торги з особливостями. Тобто як тільки буде затверджене фінансування, потрібно оголошувати саме такі процедури закупівлі. Всю необхідну документацію краще підготувати заздалегідь. 

Як опублікувати відкриті торги з особливостями тут.

Тож ми розглянули всі важливі питання, які варто врахувати державному замовнику, щоб успішно розпочати новий закупівельний рік.

Бажаємо вам вдалих закупівель на майданчику Zakupivli.Pro.