Внесення змін до оголошення і документації у відкритих торгах з особливостями і спрощеній закупівлі

Час від часу відбуваються зміни законодавства у сфері публічних закупівель. Через великий обсяг навантаження уповноважені особи (далі – УО) не завжди встигають за нововведеннями. Тож ми вирішили нагадати про таку важливу новелу, як внесення змін до тендерної документації (далі – ТД), документації у спрощеній закупівлі і як це оформити документально.

• Відкриті торги з особливостями 

Нагадаємо, що внести зміни в оголошення/тендерну документацію можна лише на етапі прийому пропозицій. При цьому до закінчення строку прийому пропозицій має залишатись не менше чотирьох календарних днів. Тож за потреби УО має продовжити період подання пропозицій таким чином, щоб виконати цю умову.

Варто звернути увагу на причини внесення змін до ТД – замовник може вирішити це зробити з власної ініціативи. Наприклад, якщо було допущено помилки в оголошенні про проведення закупівлі або в ТД. Крім того, рішення внести зміни може бути прийняте у зв’язку зі зверненнями учасників або на підставі рішення органу оскарження, органу фінансового контролю. 

Які зміни можна внести в тендерну документацію і оголошення?

Законом не передбачено право вносити зміни до річного плану після оголошення процедури закупівлі. Тому вносити зміни в оголошення про проведення відкритих торгів варто лише в тій частині, яка не зазначається в річному плані. Наприклад, можна змінити кінцевий строк подання тендерних пропозицій, умови оплати, розмір, вид та умови надання забезпечення тендерних пропозицій, тощо. Те ж стосується і ТД: можна змінити лише ту інформацію, яка не зазначається в річному плані закупівель. 

 Які документи готувати і публікувати в електронній системі закупівель?

Зміни, що вносяться замовником до тендерної документації та/або оголошення про проведення відкритих торгів, розміщуються та відображаються в електронній системі закупівель у новій редакції зазначених документації та/або оголошення додатково до їх попередньої редакції.

УО має підготувати протокол про внесення змін до оголошення/тендерної документації, ТД  і додатки до неї в новій редакції, перелік змін до ТД. Перелік змін варто зробити таким чином, щоб потенційний постачальник наглядно побачив які вимоги змінилися. Наприклад, можна зробити порівняльну таблицю нової і старої редакції ТД. Важливо, щоб документи, які УО буде розміщувати в електронній системі закупівель, були у машинозчитувальному форматі. Тобто це дані у форматі, який може бути автоматично прочитаний та оброблений комп’ютером, наприклад, як CSV, JSON, XML тощо. Також, до машинозчитувального формату відноситься pdf, що був перетворений з word.

На майданчику на сторінці закупівлі, в яку потрібно внести зміни, УО натискає “Редагувати”:

Частина електронних полів буде доступна для редагування. Також УО має замінити ТД на нову редакцію: натиснути кнопку заміни поряд з завантаженим раніше документом і обрати нову редакцію.  Перелік змін до ТД потрібно завантажити окремо, натиснувши кнопку “Завантажити документ”.

Після того, як УО збережене внесені зміни і підпише їх КЕП, на майданчику відображатимуться всі документи: стара редакція (документи закреслені, проте їх можна переглянути і завантажити), нова редакція, перелік змін та інші документи, які завантажить УО. Жодні документи з оголошеної закупівлі не видаляються з електронної системи закупівель.

• Внесення змін у спрощеній закупівлі

Окремо слід зазначити, що у державних замовників також є можливість проводити спрощені закупівлі на допорогові суми, керуючись Наказом ДП “Прозорро” №25 від 20.10.2022. Щодо замовників у сфері оборони, які працюють по Постанові №1275 від 11.11.2022, вони проводять спрощену закупівлю на понадпорогові суми, керуючись ст 14 ЗУ “Про публічні закупівлі”.

Як ми знаємо, у спрощеній закупівлі не обов’язково готувати окрему документацію: вимоги до предмета закупівлі, можуть зазначатися шляхом завантаження окремих файлів до оголошення про проведення спрощеної закупівлі або в електронній формі з окремими полями в електронній системі закупівель.

Проте, якщо замовник під час оголошення спрощеної завантажив документацію з вимогами до предмета закупівлі, то у разі внесення змін, він має опублікувати нові редакції документів. Це можна зробити способом, описаним вище: редагувати закупівлю і замінити документи на нову редакцію. 

Щодо переліку змін –  законодавством не передбачено необхідність робити такий документ у спрощеній закупівлі. Проте УО може завантажити такий документ аналогічно до правил відкритих торгів з особливостями за власним бажанням. Також варто не забути, у разі внесення змін до оголошення/документації спрощеної закупівлі, замовник має продовжити строк для подання пропозицій не менше ніж на два робочі дні. 

Тож ми описали важливі моменти, на які УО варто ще раз звернути увагу, перед внесенням змін до оголошень і документації у відкритих торгах з особливостями і спрощеній закупівлі.