Відкриті торги з особливостями: зручні інструменти для складних закупівель

Якісно і швидко провести відкриті торги з особливостями (далі – ВТО) – це задача з зірочкою. Така закупівля є доволі складною і потребує максимально якісної підготовки. Уповноважена особа (далі – УО) має у тісній взаємодії з ініціатором закупівлі скласти тендерну документацію, детально описати всі технічні і якісні характеристики предмета закупівлі, сформулювати вимоги до учасника і його пропозиції, тощо. Проте існують інструменти, які допомагають полегшити оголошення закупівлі, а також додаткові можливості, передбачені законодавством, але не популярні серед замовників. Саме про це буде йтися в цій статті.

Як оголосити закупівлю за кілька хвилин?

Шаблон раніше створеної закупівлі – інструмент, яким можна скористатися, якщо УО вже оголошувала хоча б одні ВТО на майданчику Zakupivli.Pro. Тут все просто: створюючи нову закупівлю, потрібно натиснути на кнопку “Використати в якості шаблону раніше створену закупівлю”.

Після цього потрібно вибрати зі списку закупівель, які оголошувались раніше, максимально наближену до тієї, яку ви оголошуєте зараз. Це може бути закупівля по тому ж коду ДК, з такими ж кваліфікаційними критеріями або іншими вимогами. Також окремо можна поставити відмітку щоб скопіювати адресу доставки.

Якщо застосувати використання такого шаблону, інформація, яку ви вказували в раніше створеній закупівлі буде скопійована в нову закупівлю. Все, що потрібно буде зробити, – це відредагувати дані в електронних полях відповідно до тендерної документації нової закупівлі, також завантажити всі необхідні документи. Варто бути максимально уважним і виправити всю інформацію на актуальну.  

Ціна має значення?

Надзвичайно корисним інструментом під час оголошення ВТО є можливість вибрати особливості процедури. Зазвичай замовники користуються варіантом за вартістю придбання, тобто система розміщує пропозиції від найменшої ціни до найвищої.  Проте є і інша можливість: провести процедуру за вартістю життєвого циклу. Такий варіант актуальний, якщо предмет закупівлі, наприклад, медичне обладнання. Замовнику важливо не просто купити найдешевший томограф. Має значення також строк дії гарантії, яким чином відбувається гарантійне і технічне обслуговування, наявність сервісних центрів і спеціалістів, строк, протягом якого таке обслуговування виконується. 

У разі здійснення закупівлі за вартістю життєвого циклу, замовник має визначити критерії, які впливатимуть на оцінку пропозицій учасників:

На основі вартості всіх вибраних замовником критеріїв будуть розташовані пропозиції учасників. Першої на кваліфікації буде пропозиція з найменшою загальною сумою: вартістю цінової пропозиції складеною з вартістю всіх критерїв життєвого циклу. При цьому договір укладається саме на суму цінової пропозиції, а вартість життєвого циклу є лише допоміжним інструментом під час кваліфікації. 

Як оголосити закупівлю з великою кількістю номенклатурних позицій?

Якщо у ВТО потрібно вказати велику кількість номенклатурних позицій, можна значно зекономити час і зусилля. Для цього на майданчику Zakupivli.Pro варто скористатися імпортом спеціфікацій.

Під час оголошення нової закупівлі потрібно завантажити на свій комп’ютер, заповнити за зразком таблицю та завантажити її в свою закупівлю. Після імпорту інформація по кожній позиції буде заповнена автоматично. Замовнику залишиться лише перевірити дані і за потреби, відкоригувати.  

Як збільшити конкуренцію в закупівлі?

Ще один корисний інструмент під час оголошення ВТО – це можливість розділити закупівлю на лоти. Це сприяє більшій кількості учасників зацікавитися закупівлею. Яким чином? 

Наприклад, потрібно закупити канцтовари. В межах одного коду згідно Єдиного закупівельного словника це можуть бути папір для друку, файли, папки, скріпки, лінійки, тощо. У постачальників при цьому може не бути в наявності всіх різновидів канцелярських товарів. Тож цілком доцільно розділити таку закупівлю на лоти: папір окремо від файлів. Крім того лотовість може стати у нагоді, якщо об’єкти замоника, куди має бути поставлений товар, знаходяться далеко один від одного. В такому випадку можна розділити закупівлю на лоти відповідно до місцезнаходження таких об’єктів. 

З технічної сторони фахівці майданчика  Zakupivli.Pro змогли спростити оголошення такої закупівлі: замовнику варто заповнити інформацію по першому лоту і скопіювати її. Знову ж таки, швидше відредагувати частину інформації, ніж заповнити всі поля заново.

Відмовляємось від паперу?

Останніми роками в сфері закупівель відбувається поступовий перехід до електронного документообігу. Це стосується і оголошенні ВТО: все більше інформації можна вказувати в електронних полях. Наразі в електронній тендерній документації містяться:

•  підстави для відхилення по п. 47 Особливостей;
• строк дії тендерної пропозиції;
• мова тендерної пропозиції;
• інформація про субпідрядників/співвиконавців.

Також частину інформації в електронній тендерній документації потрібно заповнювати, якщо замовник вимагає:

• забезпечення виконання договору;
• кваліфікаційні критерії;
• відповідність екологічним нормам. 

Хоча наразі електронна тендерна документація ще не може повністю замінити паперову, в майбутньому цього не уникнути. Тому замовникам варто вже зараз максимально серйозно ставитись до заповнення електронних полів і поступово звикати до цифровізації закупівель.

Як подбати про безпеку?

Оскільки наразі в нашій країні відбуваються бойові дії, питання безпеки дуже актуальне. Ми попіклувались, щоб оголошуючи ВТО, замовники могли приховати інформацію про своє місцезнаходження. Для цього потрібно натиснути на відповідний прапорець і ці дані про замовника будуть приховані.

Таким чином ми розглянули додаткові можливості і інструменти, які можна використовувати під час оголошення ВТО. Детально про те, як оголосити таку закупівлю тут.