Автоматичне формування протоколів у системі Prozorro: нюанси, які варто знати

На початку листопада минулого року в системі Prozorro запровадили оновлення – автоматичне формування протоколів на основі рішень, які приймає уповноважена особа.

Які протоколи формуються автоматично?

На сайті уповноваженого органу автоматично формуються такі протоколи:

– протокол затвердження річного плану закупівель;

– протокол продовження строку розгляду тендерної пропозиції/пропозиції;

– протокол розгляду тендерних пропозицій;

– протокол визначення переможця закупівлі та намір укласти договір про закупівлю;

– протокол відхилення тендерної пропозиції/пропозиції;

– протокол відміни закупівлі/лоту або визнання таким, що не відбувся.

Дані протоколи будуть формуватись в усіх видах закупівель, де вони передбачені. Це ще один крок до цифровізації закупівлі для прозорості, зручності, ефективності.

Як це працює? 

Наприклад, уповноважена особа створює план в електронній системі закупівель шляхом заповнення електронних полів, таких як: вид предмета закупівлі, джерело фінансування, очікувана вартість, орієнтовний початок проведення закупівлі тощо, та застосовує кваліфікований електронний підпис.

Система, в свою чергу, отримує та аналізує дані які були вказані в системі та автоматично формує протокол у форматі .pdf на сайті уповноваженого органу Prozorro. За необхідністю ви можете завантажити його на комп’ютер та роздрукувати.

Відповідно до пункту 6 статті 18 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», кваліфікований електронний підпис прирівнюється до власноручного, що надає документам які підписані КЕП, однакову юридичну силу.

Чи потрібно додатково публікувати протоколи в системі?

Відповідно до ч. 7 п. 10 ст. 11 ЗУ “Про публічні закупівлі” – рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення, який підписується уповноваженою особою.

Як приклад, п.46 Постанови № 1178 від 12.10.22 р. – інформація про відхилення тендерної пропозиції, у тому числі підстави такого відхилення, повинна бути оприлюднена в електронній системі закупівель протягом одного дня з дати ухвалення рішення.

Виходячи із норм законодавства, якщо рішення оформлено протоколом – його необхідно публікувати.

Незважаючи на автоматичне формування протоколів, поки відповідні зміни до нормативної бази не внесені, ми рекомендуємо уповноваженим особам дотримуватись чинного законодавства та додатково завантажувати відскановані протоколи в систему, якщо такі вимагаються.