Закупівлі без паузи: як новій УО впевнено увійти в процес

Ми живемо в непрості часи. Все навколо змінюється, часто — несподівано і стрімко. Хтось звільняється, когось переводять, а хтось просто вигорає. Та сфера публічних закупівель не може дозволити собі «натиснути на паузу». Якщо вже оголошено тендер — його має хтось завершити. А значить, нова уповноважена особа (УО) повинна не лише прийти на місце, а й впевнено підхопити незавершені справи. Як це зробити грамотно і без зайвого стресу — розбираємося разом.

З чого почати?

Насамперед — з організаційних і розпорядчих питань.

Перш ніж новопризначена особа розпочне роботу із закупівлями, потрібно:

• Чітко визначити її повноваження. Залежно від того, які правила у замовника, повноваження можуть бути визначені наказом про прийняття на роботу або покладення обов’язків, іншим розпорядчим рішенням керівника, посадовою інструкцією тощо.
   
• Оцінити поточний стан закупівель. Наприклад, керівник може видати внутрішнє розпорядження щоб  УО, яка звільняється, підготувала список розпочатих закупівель, укладених договорів, документацію і ознайомила нового співробітника з цими матеріалами.  
• Оформити передачу справ. Це може бути також розпорядчий документ керівника одноосібно, може бути створена робоча група з цього питання. 

Для нової УО важливо, щоб вона мала повну інформацію про всі розпочаті закупівлі. Крім того, потрібно чітко визначити дату, з якої справи переходять до нової УО.

Як працювати на майданчику?

Ми раніше вже писали про те, як новій УО отримати доступ до кабінету державного замовника. 

Варто лише додати, що нова УО не обов’язково має працювати на тому ж майданчику, що і попередня. Проте завершити розпочаті закупівлі потрібно на тому майданчику, на якому вони були розпочаті. 

Тож якщо нова УО хоче працювати на майданчику Zakupivli.Pro, вона може нові закупівлі оголошувати вже на ньому. А після завершення всіх закупівель, розпочатих попередніми працівниками, повністю перейти на Zakupivli.Pro. 

Важливо! Нова УО не буде нести відповідальність за закупівлі, завершені попередником. Проте до тих, які вона буде завершувати потрібно поставитись максимально уважно. Всі рішення, які будуть прийматись по незавершеним закупівлям – зона відповідальності нової УО. 

Якщо у замовника декілька УО?

Окремо варто зазначити, що може бути ситуація, коли у замовника працює декілька уповноважених осіб і одна з них йде. Порядок дій тут майже ідентичний: також треба визначити повноваження нової УО, забезпечити передачу справ і т.д. Єдина відмінність – це те, що керівник має забезпечити розподіл справ між кількома співробітниками. Залежно від напрямів, видів закупівель, сум – це потрібно обов’язково встановити внутрішніми документами. 

Щодо закупівель, розпочатих УО, яка звільнилася, варто чітко визначити, хто їх має завершити: чи нова УО, чи розділити між нею і іншим працівником.

Як працювати на майданчику, якщо у замовника декілька УО?

Як ми вже зазначали, УО може працювати на тому майданчику, на якому їй зручно. Тож нова УО може працювати в одному кабінеті на майданчику з колегами або ж перейти на інший. Але знову ж таки, розпочаті попередником закупівлі потрібно завершити там, де вони були оголошені.

Упровадження змін у команді — завжди виклик. Але навіть у ситуаціях, коли обставини змінюються раптово, сфера публічних закупівель вимагає послідовності та відповідальності. Саме тому важливо організувати процес передачі справ так, щоб нова уповноважена особа змогла швидко включитися в роботу та впевнено завершити вже розпочаті процедури.

Чітке визначення повноважень, передача інформації та поступовий перехід на зручний майданчик — це ті кроки, які допоможуть зберегти контроль над закупівлями та уникнути стресу. А майданчик Zakupivli.Pro завжди готовий підтримати у цьому процесі.