Від “конвертів” до штучного інтелекту: як цифрові технології змінюють процеси в закупівлях?

Закупівлі, що змінюють країну: як щоденна робота будує цифрову та сталу Україну

Публічні закупівлі стали одним із флагманів цифрової трансформації в Україні. Від паперових конвертів до Prozorro Market, від ручного аналізу — до потенціалу штучного інтелекту. Усе це не просто спрощує роботу уповноважених осіб, а робить державу відкритішою, економіку — конкурентнішою, а людей — більш залученими.
Як розвивалась цифровізація закупівель і до чого вона веде — розповідаємо у сьогоднішньому матеріалі.

Сфера публічних закупівель – це один з найяскравіших прикладів цифровізації. За останні 15 років тут відбулися кардинальні зміни, які вплинули не тільки на державні установи і підприємства, адже саме вони мають право витрачати державні кошти. Зміни відбулися в бізнесі, адже тепер кожен, чи маленький ФОП, чи транснаціональна корпорація, отримав доступ до державних замовлень. При цьому всі потенційні “продавці державі” рівні і змагаються за можливість укласти договір. Конкуренція між ними стимулює розвиток економіки, як результат – з’являються нові робочі місця, розвиваються нові напрями, створюються нові інноваційні продукти. В цей процес також залучена і громадськість: тепер кожен може “контролювати” державні кошти. Потрібно лише зайти на веб-портал Prozorro. Проте все не з’явилось за один день. Це був поступовий розвиток суспільства і технологій. Тож як ми до цього дійшли?

Тендер в “конверті”

До появи електронної системи закупівель єдиною асоціацією, яка виникала у зв’язку зі словом “тендер”, була корупція. Все відбувалось на папері:

оголошення про майбутній тендер публікували в газеті,
підприємці, які бажали взяти участь, готували пакет документів, мали оформити його певним чином (прошити і пронумерувати), відправити тендерному комітету поштою або передати особисто.

При цьому факт відправки поштою не гарантував, що замовник дійсно отримає і прийме ці документи. Листи могли “губитися”. Передати особисто також не завжди вдавалось, адже в державних підприємствах, наприклад, можуть бути обмеження в доступі на територію сторонніх осіб. Тож ніякої доступності таких тендерів мова не йшла.

Розгляд і обрання переможця відбувалось на засідання тендерного комітеті в призначеному місці і у визначений час. Постачальники, які подали пропозицію, могли бути присутніми. Але їм повідомляли лише цінові пропозиції: представник комітету по черзі відкривав конверт з кожною пропозицією і оголошував ціну. Після розкриття всіх конвертів оголошували переможця – того, хто зазначив найменшу ціну. Всі інші документи, які подавали учасники, їм переглянути не дозволяли. Тож по суті переможцем обирали того, хто запропонував найнижчу ціну, навіть якщо інші документи в його пропозиції були неправильними або їх не було взагалі.

Розуміємо, що в такій процедурі ні про яку доступність і відкритість мова не йшла. Ні для учасників, ні для громадськості.

Перші кроки

У 2010 році закупівлі прийшли в інтернет: з’явився вебпортал tender.me.gov.ua. Звісно, це була ще не електронна система закупівель. На цьому порталі публікували оголошення про закупівлі, а також інформацію про цінові пропозиції учасників і про укладений договір з переможцем. Але приймати участь в закупівлях в електронному вигляді можливості ще не було.

“Гідні” закупівлі

Великим кроком на зустріч електронним публічним закупівлям стала Революція Гідності. Разом з політичними змінами, розпочався процес реформ у закупівлях і розробка електронної системи закупівель. 22 грудня 2014 року було запущено пілотний проект електронних закупівель і розпочався процес тестування системи. Вже в лютому 2015 року відбулася перша закупівля. На той час державні замовники могли самостійно вирішувати, чи оголошувати електронні закупівлі, чи ще проводити паперові тендери. Поряд з впровадженням технічних рішень, велась робота з розробки і затвердження законодавства. В перші місяці пілотного проекту публікувались лише допорогові закупівлі (товари – до 100 тис грн, послуги – до 1 млн грн). Кількість закупівель була близько 50 на місяць.

Факт запуску системи публічних закупівель докорінно змінив правила гри: тепер в закупівлях всі бачать все. Не тільки організатор закупівлі і учасники, а і будь-який журналіст, представник бізнесу чи громадськості отримали можливість в будь-який час переглянути всю інформацію про тендер. При цьому отримати такий доступ стало можливим з будь-якого комп’ютера чи навіть телефона. Потрібний був лише доступ до інтернету.

З технічної сторони система складалась з централізованої бази даних, модуля аукціону і майданчиків, які розробили інтерфейс кабінетів для доступу в електронну систему закупівель. Щодо доступу до участі в закупівлях: всі зацікавлені учасники отримали можливість прийняти участь в будь-якій закупівлі. При цьому було не важливо: на якому майданчику замовник оголосив процедуру, на якому майданчику зареєструвався учасник. Дані з різних майданчиків інтегрувались в одну систему – центральну базу даних. Такий принцип діє і зараз.

Все тільки починається

Звісно, з моменту запуску пілотного проєкту система не стояла на місці. Було недостатньо перевести самі процедури закупівлі в електронний вигляд. Була потреба зробити весь процес прозорим і загальнодоступним. Зміни продовжувались:

Учасники закупівель отримали можливість звертатися до замовників зі зверненнями в рамках закупівлі – задати питання чи запропонувати внести зміни в документацію. Не поштою і не телефоном – лише через систему.
З’явилась можливість оскаржити неправомірні рішення замовників через електронну систему закупівель. Весь процес від подання скарги до рішення АМКУ – у відкритому доступі.
До учасників закупівельного процесу доєдналась ДАСУ. На основі даних з електронної системи закупівлі вони почали проводити моніторинг дотримання вимог законодавства. З часом обмін всіма документами в рамках моніторингу також почав здійснюватись за допомогою системи.
Поступово додавалися можливості замінити паперові документи на електронні: переможцям вже не треба було отримувати необхідні довідки в органах державної влади йдучи туди особисто. Більшість документів стало можливо отримати он-лайн. Також система поступово інтегрувалася з державними реєстрами, тож частину інформації взагалі не треба було ніде шукати – все отримувалось автоматично.
Почали з’являтися електронні поля тендерної документації. Вже не треба було на кожну вимогу замовника друкувати довідку або лист. Частину всього цього замінили дані з електронних полів, які заповнюють замовник і учасник.

Інтернет-магазин для держави

Величезним кроком вперед стала поява Prozorro Market. Ідея полягала в тому, щоб державний замовник міг закуповувати невеликі партії товару як в інтернет-магазині. Йому не треба було довго готуватись, складати тендерну документацію, прописувати технічні і якісні вимоги. Він будь-який момент заходив в електронний каталог, обирав товари з потрібними характеристиками і публікував оголошення.

Для постачальника теж спростили роботу. Йому не треба було готуватися до кожної закупівлі, в якій він приймав участь. Він один раз збирав пакет документів для кваліфікації, тобто щоб його товари потрапили в електронний каталог. А для кожної закупівлі він мав лише перевірити чи має він товар у в потрібній кількості і подати електронну пропозицію.

Це був революційний крок в історії державних закупівель. Зараз цей інструмент лише росте і розвивається: постійно додаються категорії товарів, з’являються додаткові інструменти і можливості, відбувається поступовий перехід до електронного контрактингу.

Куди рухатись далі?

За останні 15 років у сфері публічних закупівель відбулися кардинальні зміни. Від “конвертів” з тендерними пропозиціями ми прийшли до повного циклу в електронній системі закупівель. Проте попереду ще багато нового: повний перехід до електронної тендерної документації і електронного контрактингу, впровадження технологій штучного інтелекту в закупівлі тощо.

Прогрес в технологіях спрямований на покращення життя людей. Закупівельники не виключення. Навряд “машина” зможе повністю замінити людину в процесі закупівель. Це практично неможливо через специфіку у сфері: не всі моменти чітко визначені законодавством, тож штучному інтелекту не в усіх ситуаціях вдається проаналізувати факти і зробити правильний висновок. Але стати помічником закупівельника, наприклад, перевірити відповідність пропозиції учасника вимогам тендерної документації, сформувати спеціфікацію до договору виходячи з даних обліку товарів на складі, цілком реально.

Тож в майбутньому на нас чекають нові виклики і, сподіваємось, нові технологічні рішення, які значно спростять учасникам закупівельного процесу їх роботу.