Інструкція кваліфікація до динамічної системи закупівель (рамкова угода) для оборонних замовників

Для здійснення оборонних закупівель замовники можуть використовувати рамкові угоди.

Рамкова угода – це конкурентний спосіб здійснення закупівель товарів, робіт, послуг, який передбачає укладення державного контракту (договору) за результатами закупівель, проведених державним замовником серед кандидатів, включених до такої рамкової угоди після кваліфікаційного відбору.

Закупівля з використанням рамкової угоди здійснюється шляхом проведення відкритих торгів по Постанові 1178, з урахуванням особливостей здійснення оборонних закупівель (далі – тендер) або шляхом оголошення запиту пропозицій за кваліфікаційним відбором серед кандидатів, включених до рамкової угоди (далі – запит пропозицій), у разі, коли в оголошенні про проведення кваліфікаційного відбору кандидатів до рамкової угоди державний замовник визначає конкретний перелік товарів, робіт чи послуг, що будуть закуповуватися в рамках рамкової угоди.

Етапи роботи з рамковою угодою:

1. Кваліфікаційний відбір до рамкової угоди.
2. Відбір одного з постачальників для конкретної закупівлі за рамковою угодою.

Як відбувається кваліфікаційний відбір кандидатів до рамкової угоди

На першому етапі замовник має відібрати постачальників, з якими зможе укласти рамкову угоду.

Зверніть увагу, що кандидати можуть подавати заявки для участі у кваліфікаційному відборі протягом всього періоду дії рамкової угоди, але не пізніше ніж за 30 днів до завершення строку її дії, визначеного в оголошенні про проведення кваліфікаційного відбору кандидатів до рамкової угоди.

Публікація оголошення про проведення кваліфікаційного відбору кандидатів до рамкової угоди

1. В кабінеті замовника у вкладці «Публічні закупівлі» виберіть «Кваліфікація до динамічної системи закупівель».
   
   

2. Натисніть кнопку «Створити кваліфікацію»

3. Вкажіть назву кваліфікації, опис кваліфікації і термін дії оголошення.

Зверніть увагу! При визначенні терміну дії оголошення ви маєте вказати строк більший за 30 днів, оскільки кандидати можуть подавати заявки протягом всього строку дії рамкової угоди, але не пізніше ніж за 30 днів до завершення строку її дії, визначеного в оголошенні про проведення кваліфікаційного відбору кандидатів до рамкової угоди.

Таким чином термін дії оголошення має становити 30 днів+час на подання заявок кандидатів. Варто зазначити розумний час, якого, на вашу думку, вистачить для того, щоб мінімум 3 учасника подали пропозиції. 

Також варто пам’ятати, що строк дії рамкової угоди має бути від 1 до 2 років.

4. Обов’язково завантажте тендерну документацію, в якій має бути: інструкція з підготовки заявок для участі у кваліфікаційному відборі кандидатів до рамкової угоди; орієнтовні кількість/обсяг та місце поставки; очікувана вартість предмета закупівлі; кваліфікаційні критерії, підстави для відмови в участі у закупівлі, спосіб підтвердження відповідності кандидатів критеріям і вимогам; контактна інформація посадових осіб замовника; перелік формальних помилок; орієнтовні строки, графіки поставки; мова тендерної пропозиції.

Додатково замовник може зазначити іншу інформацію, про застосування забезпечення виконання договору, наприклад.

Зверніть увагу, тендерна документація не може містити обмеження щодо кількості кандидатів, які допускаються до кваліфікаційного відбору до рамкової угоди.

При підготовці тендерної документації обов’язково визначте, чи будете ви оголошувати рамкову угоду на конкретний товар/роботу/послугу. Якщо так, то ви маєте одразу визначити всі необхідні технічні характеристики і завантажити їх в систему на першому етапі рамкової угоди. В подальшому на другому етапі ви вже не будете прописувати всі ці вимоги.

5. Оберіть код ДК 021:2015 та інші ДК за потреби. Зверніть увагу, що в подальшому при проведенні тендеру серед учасників рамкової угоди ви повинні вказати такий же код ДК 021:2015.
   
   
6. Інформація про замовника заповнюється системою автоматично.

7. Коли всі обов’язкові поля заповнені, з правого боку в розділі «Створення кваліфікації» кожен рядок буде позначений зеленою галочкою і можна переходити безпосередньо до публікації оголошення або зберегти в чернетку, і повернутися до оголошення пізніше.

Для публікації оголошення натисніть кнопку «Оголосити процедуру».

8. Закупівля набуває статусу «очікує підписання». Накладіть КЕП.

9. Після підписання закупівля набуває статусу «Активний» і учасники можуть подавати заявки для кваліфікації їх до рамкової угоди. Крім того, протягом 10 робочих днів з публікації оголошення йде період уточнення і учасники можуть звертатись до замовника за роз’ясненнями. Такі звернення можна побачити у вкладці «Запитання».

10. Для того, щоб відповісти на звернення учасника, натисніть на текст запитання і кнопку «Відповісти на питання». У спливаючому вікні напишіть текст відповіді і натисніть відповідну кнопку.
    

 

 

11. Для того, щоб подивитись заявки кандидатів перейдіть у вкладку «Всі подані заявки».

12. Щодо кожного кандидата замовник має прийняти рішення підтвердити чи відхилити його пропозицію.

Натисніть «Документи за заявкою» щоб переглянути документи, завантажені учасником.

13. Замовник має прийняти рішення щодо заявки учасника протягом 10 робочих днів з дня розкриття такої заявки в електронній системі закупівель. Такий строк може бути аргументовано продовжено до 15 робочих днів.

За результатами розгляду кожної заявки замовник розміщує протокол кваліфікаційного відбору кандидатів до рамкової угоди в електронній системі закупівель протягом одного дня з дня його затвердження.

Якщо є підстави для відхилення (кандидат не відповідає кваліфікаційним критеріям, наявні підстави для відмови в участі у закупівлі, зазначив недостовірну інформацію, заявка не відповідає умовам технічної специфікації, викладена іншою мовою, ніж мова, що вимагається тендерною документацією тощо) натисніть на кнопку «Відхилити учасника» і завантажте документ, яким прийнято таке рішення.  

14. Після цього в блоці з інформацією про учасника відобразиться позначка про те, що його було дискваліфіковано, дата такої дискваліфікації. Інформація про його заявку і документи можна буде переглянути, натиснувши відповідні кнопки.

 

15. Якщо немає підстав для відхилення учасника, натисніть кнопку «Підтвердити учасника і завантажте файл з протоколом. 

16. В розділі з даними учасника, якого підтвердили, буде відображена інформація про це.

 

 

Також замовник може заблокувати учасника. Таке блокування діятиме 90 днів, протягом яких учасник не зможе приймати участь в закупівлях, оголошених за цією рамковою угодою.

Нагадаємо, що для переходу на другий етап, безпосередньо до закупівлі, на момент закінчення строку дії оголошення має бути прийнято рішення щодо всіх заявок, поданих учасниками, і мінімум три учасники мають бути кваліфіковані в рамкову угоду. Якщо будуть підтверджені заявки меншої кількості учасників, система автоматично відміняє кваліфікацію в динамічну систему закупівель. Замовник може оголосити її повторно.

2. Відбір одного з постачальників для конкретної закупівлі за рамковою угодою.

Закупівля з використанням рамкової угоди здійснюється шляхом проведення відкритих торгів або шляхом оголошення запиту пропозицій за кваліфікаційним відбором серед кандидатів, включених до рамкової угоди (далі – запит пропозицій), якщо на першому етапі замовник визначив конкретний перелік товарів, робіт чи послуг, що будуть закуповуватися в рамках рамкової угоди.

Як провести відкриті торги в межах рамкової угоди?

1. Після того, як до рамкової угоди кваліфіковано не менше трьох учасників, на сторінці кваліфікації з’явиться кнопка «Оголосити закупівлю з відбору». Натисніть її для створення закупівлі.

2. В розділі тип процедури поле «Оберіть тип процедури» заповнюється системою автоматично і не підлягає редагуванню. З бажанням поставте відмітку аби приховати адресу організатора. Також оберіть особливості процедури: за вартістю придбання чи життєвого циклу.

3. Нижче ви маєте можливість обрати конфігурацію закупівлі: чи буде проводитись аукціон, чи можуть учасники пропонувати ціну вище за очікувану вартість і в якому порядку будете розглядати пропозиції. Також оберіть вид предмета закупівлі.  

4. Також оберіть контактну особу, яка здійснюватиме цю закупівлю. Якщо в вашому кабінеті працює одна особа, за замовчуванням тут буде зазначена інформація про неї.
   
   
5. В розділі інформація про закупівлю зазначте узагальнену назву предмета закупівлі, завантажте документацію. За потреби в полі «Примітки» можна вказати додаткову інформацію.

6. Поле «Очікувана вартість закупівлі» заповнюється системою автоматично. За необхідності відмітьте чи входить в цю суму ПДВ. Також оберіть валюту очікуваної вартості. Зазначте кінцевий строк подання тендерних пропозицій. Зверніть увагу, що мінімальний строк подання тендерних пропозицій не повинен бути менш як сім календарних днів.

Також в цьому блоці можна додати обґрунтування для відображення на сайту замовника і екологічні умови, якщо це потрібно.

7. В наступному розділі «Список лотів: товарів робіт і послуг» вказуємо інформацію безпосередньо про те, що маємо закупити за результатом процедури. Вкажіть узагальнену назву лоту, очікувану вартість і крок пониження ціни в аукціоні у відсотках. За потреби в полі «Примітки до лоту можна зазначити додаткову інформацію. Заповнення цього поля не обов’язкове.

8. Якщо тендерною документацією вимагається забезпечення тендерної пропозиції або забезпечення виконання договору, відмітьте це нижче. Також завантажте документацію стосовного цього лоту.

9. Вкажіть інформацію про умови оплати і, за бажанням, умови поставки в закупівлі.  

10. Зазначте конкретну назву предмету закупівлі, кількість і одиниці виміру для товарів, оберіть код ДК 021:2015.

11. Вкажіть строк поставки та адресу.  

12. Якщо товар має бути поставлений або послуга надаватись за кількома адресами, детально опишіть це в тендерній документації і зробіть відмітку «Інші умови постачання». Також цим можна скористатись, якщо вам треба прописати іншу умови постачання, наприклад, отримувати товар раз на місяць, протягом 5 днів з моменту заявки, тощо.
    
    
13. Якщо в закупівлі декілька номенклатурних позицій, натисніть «Додати позицію» і заповніть всю інформацію щодо наступної позиції.

14. Після заповнення інформації по всім номенклатурним позиціям, натисніть «Зберегти чернетку», якщо бажаєте повернутись до цієї закупівлі пізніше. Щоб опублікувати закупівлю натисніть «Зберегти та перейти до підписання».
    
    
15. Підпишіть оголошення за допомогою електронного підпису, натиснувши на кнопку “Підписати КЕП та опублікувати”.

16. Після підписання закупівлі розпочинається етап прийому пропозицій, протягом якого учасники, кваліфіковані в рамкову угоду, зможуть подавати свої пропозиції. Починаючи з цього моменту закупівлі проводиться таким же чином, як і звичайні відкриті торги з особливостями.

Детальна інструкція проведення відкритих торгів з особливостями

Зверніть увагу, учасник рамкової угоди може одночасно подавати пропозиції щодо кількох тендерів, що оголошені замовником в межах єдиної рамкової угоди.

17. За результатами проведення тендеру замовник розміщує в електронній системі закупівель укладений державний контракт (договір) та додатки до нього. Договір має бути укладений не пізніше ніж через 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір і опублікований протягом трьох робочих днів з дня підписання.

18. Натиснувши кнопку «Завантажити договір» оберіть файли з договором і додатками до нього, заповніть інформацію про номер і ціну договору. В разі необхідності, поставте позначку чи застосовується ПДВ.

19. Вкажіть дату укладання договору, строк його дії. Для того, щоб вказати ціну за одиницю товару, поставте відповідну відмітку.

20. Перевірте правильність внесених даних і натисніть «Завантажити».

Після підписання і завантаження договору, закупівля набуває статусу «Завершена».

21. Зверніть увагу, що в тендері оборонного замовника учасники не можуть подавати скарги до АМКУ, вони можуть задавати питання і писати вимоги. Інформацію про це можна побачити на відповідних вкладках на сторінці закупівлі.
    
    
22. Як діяти, якщо у вашій закупівлі з’явилися вимоги і запитання, описано тут.
23. За однією рамковою угодою замовник може проводити необмежену кількість закупівель. Інформацію про оголошені з рамкової угоди закупівлі можна побачити, натиснувши «Усі оголошені закупівлі» на сторінці рамкової угоди в особистому кабінеті замовника.