Запитання тижня. Механічні помилки,  електронні протоколи та п.19 Особливостей.

Продовжуємо рубрику “Запитання тижня”. У цьому випуску розбираємо одразу три важливі теми для щоденної роботи замовника: як діяти у разі механічної помилки, коли достатньо електронного протоколу та чи потрібно повністю розписувати п.19 Особливостей у проєкті договору.

Чи потрібно писати протокол, якщо уповноважена особа допустила механічну помилку і куди його завантажити?

Іноді у будь-якій діяльності трапляються механічні помилки: вказали не ту дату чи номер договору, підвантажили не той файл чи забули завантажити його взагалі, тощо. Все це ми називаємо механічними помилками, людським фактором. І законодавство про публічні закупівлі такі помилки не регулює. Як в такому разі діяти уповноваженій особі і чи варто щось публікувати на майданчику?

Перш за все необхідно зрозуміти, в чому помилка і чи можна виправити її в системі. Друге, відповідно до виявленої помилки розробити алгоритм дій.

Наприклад, уповноважена особа випадково опублікувала не той файл договору і завершила закупівлю. В такому разі УО варто скористатися функціоналом внесення змін до договору (вибрати будь-яку причину зі списку, наприклад “покращення якості предмета закупівлі, за умови що таке покращення не призведе до збільшення суми, визначеної в договорі про закупівлю”, технічна дія) та внести потрібний файл в закупівлю. Але така дія не обумовлена законодавством. І саме, щоб зафіксувати свою дію уповноважені особи пишуть протокол про механічну помилку, в якому і описують ситуацію, що склалася. Публікувати такий протокол в системі чи ні вирішує УО. Іноді такий протокол УО публікує для ДАСУ або Казначейської служби, щоб дана ситуація виглядала максимально прозоро.

Чи завантажувати протоколи про відхилення чи підтвердження учасника у відкритих торгах з особливостями?

Відповідно до норм постанови КМУ № 1178 (п.3-1 Особливостей) рішення уповноваженої особи оформлюються протоколом із зазначенням дати прийняття рішення та підписується УО. Але за наявності технічної можливості протокол формується електронною системою автоматично на підставі дій УО в системі, підпису цих дій за допомогою КЕП та не потребує створення протоколу в паперовій формі. 

Протоколи про дискваліфікацію учасника чи визначення його переможцем вже формуються електронною системою, а тому не потребують додаткового паперового варіанту.

Проте, якщо замовник у власному варіанті протоколу розписує важливу інформацію щодо перевірки пропозиції учасника, яку не містить сформований електронний протокол, паперовий варіант теж може бути сформований за бажанням замовника. Технічна можливість завантажити власний протокол в систему, за потреби, теж є.

Більш детально про електронні протоколи читайте у нашому матеріалі.

Чи обовʼязково розписувати в проєкті договору повністю пункт 19 Особливостей? 

Замовники, при зазначенні істотних умов в проєкті договору задаються питанням чи потрібно повністю розписувати п.19 Особливостей (постанова КМУ № 1178), чи можна зробити лише посилання на норму постанови.

Звернемося до законодавства. Відповідно до ч.2 ст.22 Закону України “Про публічні закупівлі” тендерна документація повинна містити проєкт договору про закупівлю з обов’язковим зазначенням порядку змін його умов.

Після підписання договору за результатами проведення закупівлі, замовник та постачальник працюють відповідно до умов, що в договорі зазначені. Сама норма п.19 про зміну істотних умов, яка зазначена в постанові, але не розписана в договорі не дає можливості замовнику використовувати її повною мірою для зміни істотних умов.

Тому варто та етапі планування закупівлі та розроблення документації до неї, зазначити інформацію про зміну істотних умов безпосередньо в проєкті договору з вказанням причин зміни таких умов.

Ця ситуація стосується не лише проведення відкритих торгів з особливостями, а й інших типів закупівель.