Чому благодійні організації переходять на електронну систему закупівель

Специфіка діяльності благодійних організацій передбачає максимальну відкритість в роботі. Прозорість процесів дозволяє ефективно взаємодіяти з усіма учасниками. Досягати максимальної прозорості допомагає електронна система закупівель. 

[pullquote position=”center” content=”Електронна система дає можливість відстежувати процедуру закупівлі на кожному етапі і при необхідності коригувати.” /]

Доступ до повної інформації про проведення тендеру, конкуренції в торгах, економії, переможця і т.д. може мати як співробітник з боку донора, так і керівник організації. І це основна причина, по якій благодійним організаціям зручно працювати в системі.

Зараз у системі електронних закупівель RIALTO працює понад 100 благодійних організацій, серед яких UNICEF, USAID, Товариство Червоного хреста України, БО «100 відсотків життя».

Безумовно, спрощення процесу закупівель – теж важливий фактор для організації, в якій далеко не завжди є окремий фахівець із закупівель і тендерами часто займаються рядові співробітники.

[pullquote position=”center” content=”Завдяки автоматизації процесу можна {заощадити час і ресурси}, які зазвичай витрачаються на пошук та відбір постачальників.” /]

Ще одна причина, через яку благодійні організації все частіше працюють в електронній системі, – економія.

Висока конкуренція в торгах дає можливість вибрати кращу пропозицію, а на зекономлені гроші придбати інші необхідні товари.

З огляду на те, що найчастіше через систему благодійні організації закуповують продуктові набори, логістичні та транспортні послуги, комп’ютерну техніку та товари медичного призначення, економія може скласти близько 15-20%.

Хорошим прикладом ефективного використання системи є робота в ній благодійної організації «100 відсотків життя».

“Основними принципами в роботі з закупівлями БО «100 відсотків життя» є прозорість, відкритість і дотримання добросовісної конкуренції. Щоб дотримуватися цих принципів, керівництво організації прийняло рішення про перехід на електронну систему закупівель. З 2018 року ми розпочали роботу в системі RIALTO. Перед стартом нашого партнерства фахівці майданчика Zakupivli.pro провели тренінги для наших 55 субгрантових організацій. Учасники на цих тренінгах ознайомилися з майданчиком, навчилися розміщувати оголошення про покупку і побачили всі плюси проведення закупівель через систему.

[citata citata-text=”Проаналізувавши 28 закупівель, які провели 16 наших організацій, ми підрахували, що сума економії (якщо порівнювати бюджет-факт) склала 2 419 429,04 грн.” text-style=”-normal” citata-author=” Тамара Александрова, експерт з управління закупівлями БО «100 відсотків життя».” /]

В результаті ключовими перевагами для нас стали: зручний інтерфейс, легкість в розміщенні тендера, консультативна допомога, але все ж найголовнішою перевагою є економія. Так, проаналізувавши 28 закупівель, які провели 16 наших організацій, ми підрахували, що сума економії (якщо порівнювати бюджет-факт) склала 2 419 429,04 грн. Це значна сума коштів, які ми зможемо використовувати на додаткові товари / послуги для клієнтів проектів в рамках Національної програми зупинки епідемії ВІЛ / СНІДу і туберкульозу в Україні”, – розповідає Тамара Александрова, експерт з управління закупівлями БО «100 відсотків життя».

Тим, хто ще не випробував систему, потрібно розуміти, що для ефективної роботи в ній необхідно враховувати деякі специфічні вимоги, пов’язані з діяльністю благодійних організацій.

У більшості випадків, закупівлі недержавними організаціями (НДО) здійснюються без ПДВ. Оскільки ця умова співпраці є однією з ключових, замовнику важливо акцентувати на ній увагу і надавати учасникам максимально повну інформацію з цього питання. Наприклад, є проекти, в рамках яких переможець конкурсу може пройти процедуру звільнення від ПДВ.

На що варто звернути увагу благодійним організаціям при роботі в системі електронних закупівель:

Вказувати широку специфікацію. Якщо є можливість знизити обмеження для постачальників, наприклад за роком випуску товару або фірми-виробника – варто їм скористатися. Це допоможе підвищити конкуренцію в торгах.

Запитувати сертифікати від постачальників. При виборі переможця важливо звертати увагу не тільки на вартість товарів або послуг, а й на їх якісні характеристики. Обов’язково вимагайте у учасників сертифікати, які свідчать про легальне походження продукції.

Запрошувати в тендер постійних партнерів. Якщо під час співпраці не було ніяких нарікань, то своїх постачальників варто кликати в тендер. Для організатора закупівлі – це можливість упевнитися в тому, що партнерська компанія пропонує кращі умови на ринку.