Як працювати в умовах карантину? Поради державним замовникам

В умовах карантину виникає багато питань з приводу організації роботи державних замовників. Процес закупівель не повинен зупинятися, бо у всіх організацій є затверджені плани закупівель, які потрібно виконувати, незважаючи на те, де знаходиться працівник. Як замовнику ефективно працювати з дому?

Організуйте робоче місце

В роботі з дому є свої плюси – адже не треба витрачати час на дорогу, тому його можна провести більш ефективно. З іншого боку – тут дуже важлива самодисципліна. Тому краще за все організувати собі повноцінне робоче місце, де вам буде комфортно працювати і ніхто не заважатиме.

Якщо є можливість, то ідеально – працювати за столом. Так краще зберігається концентрація та робочий настрій. 

Спілкуйтесь за допомогою відеозв’язку

Для організації засідань тендерного комітету можна використовувати прості програми, такі як Skype чи Zoom. В них є можливість бачити один одного та вирішувати всі питання майже так, як на робочому місці.

Зручний спосіб погодження документів – сервіси Google Suit, зокрема – Google Docs. Він виглядає, як звичайний файл Word, але його можуть бачити, додавати коментарі або змінювати одночасно декілька учасників. 

Використовуйте електронний підпис

Якщо у вас виникає питання щодо оприлюднення протоколу засідань тендерного комітету – рішення є. Закон “Про публічні закупівлі” не вимагає публікувати саме скан-копії таких протоколів.

Достатньо створити протокол у форматі Word та завантажити його в систему, застосувавши електронний підпис. Тому вам та іншим співробітникам, які можуть оприлюднювати в Prozorro інформацію щодо закупівель, потрібно мати ЕЦП/КЕП. Протокол в паперовому вигляді можна буде зробити пізніше, коли з’явиться така можливість.

Запросіть скан-копію договору

Зрозуміло, що оригінал договору з постачальником все одно має бути. Але можна мінімізувати терміни його підписання. Для цього важливо детально зазначити всі умови в проекті договору та обов’язково завантажити його під час оголошення закупівлі.

Запропонуйте постачальнику спочатку надіслати скан-копію підписаного договору на електронну пошту, а лише потім направляти оригінал. І не забудьте вказати свою поточну адресу (або іншої особи, уповноваженої підписувати договори) – таким чином не буде потреби їхати в офіс лише для того, щоб забрати договір.

Дуже часто замовники додатково вимагають у потенційних переможців оригінали довідок або інших документів. Але насправді учасник може просто завантажити їх в систему у вигляді скан-копії, і це не буде порушенням закону. Тому вирішить, чи дійсно вам потрібен оригінал. Можливо, відсутність такої вимоги значно полегшить процес проведення закупівлі.

І наостанок – строки закупівель чітко регламентовані законом, тому карантин не повинен їх порушити. Тим паче, що роботу можна організувати і знаходячись дома.

Зверніть увагу на оприлюднені плани закупівель, і якщо в деяких закупівлях немає термінової потреби – проведіть їх пізніше. Але в такому разі не забудьте потім внести зміни до плану, бо скоріш за все поле «орієнтовний початок проведення закупівлі», а може і інші дані зміняться. Тому що після оголошення закупівлі внести зміни в план можливості у вас не буде.

Катерина Клочкова, фахівчиня відділу розвитку державних закупівель майданчика Zakupivli.pro