Компанія “Фармак”: чи працює правило “win-win” у закупівлях

Ми вибрали для вас найцікавіше із інтерв’ю Наталії Ковальової, керівниці майданчика Zakupivli.pro, з Світланою Погребною, керівницею тендерного відділу компанії “Фармак” в рамках проекту Zakupki.Відверто. Світлана розповіла про те, як компанія готується до кризи, діджиталізує бізнес-процеси та співпрацює з постачальниками.

Наталія Ковальова: Світлано, фармацевтична галузь одна з найбільш розвинених у світі. Чи можна назвати розвиненою в диджитальному плані компанію «Фармак», якщо порівнювати з українськими компаніями?

Світлана Погребна: Я думаю, що в діджитальному плані «Фармак» можна порівнювати не тільки з українськими виробниками, а й із світовими лідерами. В нашій роботі досить великий відсоток діджиталізації. Ми маємо внутрішній документообіг та виробничі програми, які допомагають нам швидко реагувати на зміни.

Зараз також у нас є плани щодо зовнішнього документообігу. Наше сьогодення змусило нас більше диджіталізуватися, щоб постійно бути на зв’язку та проводити переговори.

Наталія Ковальова: Ми багато схожих відгуків отримали від наших партнерів та клієнтів. Саме виклики сьогодення дали можливість по-іншому подивитися на діджитальні інструменти. Чи можна сказати, що карантин дав змогу виявити слабкі місця?

Світлана Погребна: Карантин – це взагалі найбільший експеримент роботи віддалено. Я думаю після такого періоду ми зробимо висновки і наша щоденна робота в офісі, можливо, стане не такою актуальною. Або ми зможемо комбінувати роботу в офісі і роботу віддалено, що на мою думку, може спонукати співробітників до гарних результатів.

Наталія Ковальова: Я думаю багато компаній зможуть також зекономити на оренді великих площ, так як більша частина співробітників працюватимуть з дому.

Світлана Погребна: Так, це теж стаття економії.

Наталія Ковальова: Тим паче зараз всі готуються до кризи. Можна говорити, що вона вже розпочалася як в нашій країні, так і на світових ринках. Як «Фармак» готується до кризи?

Світлана Погребна: Я думаю, що всі компанії зараз переживають інформаційний бум. Навколо нас досить багато інформації і постійно змінюються прогнози. Проте підготовка до кризи була задовго до цього. Я вважаю, що українські компанії мають переваги, тому що ми працюємо з моменту незалежності країни в умовах нестабільності. І кожна компанія мала практичні заняття, як себе поводити в кризу, що потрібно підсилювати, що послаблювати, який аналіз робити, як підготуватися.

Тому зараз у нас, як в школі, – контрольна робота. Маючи досвід роботи в кризу, кожен з нас може дістати інструменти, які він вже використовував, і за допомогою них не просто вижити, а результативно вийти з цієї кризи. 

Наталія Ковальова: Можливо, у вас буде кілька практичних порад для бізнесу, як з цією кризою “зустрітися”?

Світлана Погребна: В інформаційному просторі зараз всі щось хочуть змінити і знайти найновітні рішення. А я думаю, що інструменти в нас однакові. Просто акценти в бізнес-діяльності мають зміститися. На прикладі закупівельників можу сказати, якщо раніше ми могли собі дозволити проводити аналіз ринку раз в квартал, то на сьогодні кожного дня ми маємо розуміти, що відбувається. 

Наталія Ковальова: Ми якраз підійшли до роботи закупівельника. Тож закупівельники мають більше звертати увагу на планування та моніторинг ринку, бо ринкові умови змінюються дуже динамічно. Я правильно зрозуміла?

Світлана Погребна: Я вважаю, що так. Тому що основні правила попиту і пропозиції ніхто не змінював. Зараз в запасі у закупівельників відомі нам інструменти. Якщо ми ефективно використовували їх до кризи, то маємо проаналізувати, обрати найважливіші моменти і продовжувати працювати в цьому режимі. Але саме аналіз ринку і постійне тримання “руки на пульсі” допоможе знайти вірні рішення і зорієнтуватися.

Переговори зараз займуть провідне місце, як у постачальників, так і у закупівельників. Вони стали іншими – перейшли в онлайн, ми менше зустрічаємося face to face, у нас відсутня емоційна частина, тому ми маємо стати більш розумними та підготовленими. Тому що ми тепер не можемо взяти харизмою, переконати посмішкою або своїми жестами. 

Наталія Ковальова: А чи змінили ви стратегію роботи із постачальниками?

Світлана Погребна: Компанія «Фармак» має декілька груп постачальників. Перша величезна група – це стратегічні постачальники. Звісно, з ними є стратегія співпраці, не однорічна і вона має свої правила. На сьогоднішній день я не можу сказати, що ці відносини перетерпіли величезних змін.

Так, акценти змінилися, багато часу приділяється термінам поставки, але основні умови такі постачальники зазвичай не міняють. Ми підтримуємо один одного і намагаємося проаналізувати наші можливості та запропонувати якісь рішення своїм стратегічним постачальникам.

Я вважаю, що всі постачальники важливі. Тому стратегія з іншими постачальниками у нас теж напрацьована. Проте, звісно, використовуємо інструмент тендеру, але зараз обережніше. Чому? Тому що основний фактор тендеру – ціна, та вона вже не грає “сольну скрипку”. Багато залежить від терміну поставки.

Ми розуміємо, що хтось може поставити сьогодні, а хтось через два місяці. Теж обговорюються умови оплати, якщо раніше для нас пост-оплата була стандартом, то зараз ми бачимо безліч запитів від постачальників змінити або скоротити відтермінування, або перейти на передоплату. Ми, звісно, відстоюємо свої інтереси, але проводячи аналіз ринку, надійності партнера та його компанії, ми іноді переглядаємо ці умови. 

Наталія Ковальова: Багато українських компаній навпаки погіршують умови для постачальників. Тих, хто працював за попередньою оплатою переводять на пост-оплату, таким чином кредитують свою компанію за рахунок постачальників. Це не дуже гарна практика, на вашу думку?

Світлана Погребна: Ні, для компанії, яка закуповує, – це прекрасна практика. Але якщо ми хочемо вийти з кризи, по найбільш оптимістичному сценарію, ми маємо думати і про свою компанію, і про ринок. Правило «win-win» ніхто не відміняв.

Ми можемо зробити найкращі умови для нашої компанії, проте постачальник не буде зацікавлений виконувати свої зобов’язання. Або не виконає їх якісно іі ми не отримаємо те, що нам  потрібно. Ми так не готові працювати. Тому можливо, кількість закупівель зараз зменшилася, але роботи і стало більше. Тому що навіть іноді 2-3 дні в умовах оплати відтермінування для постачальника має велику роль. 

Наталія Ковальова: Ви сказали, що зменшилася кількість закупівель, ви почали економити в зв’язку з кризою?

Світлана Погребна: Ми щомісячно переглядаємо бюджет, бо є такі витрати, які ми можемо безболісно на якийсь період часу зменшити або взагалі прибрати. Звісно, основні матеріали: сировина, обладнання для виробництва – закуповуються. 

Наталія Ковальова: А чи переглядали свою стратегію роботи з локальними виробниками? Ми багато чуємо від клієнтів, що вони зараз намагаються більше працювати саме з локальними виробниками, щоб уникати складних ситуацій з ланцюжками постачання.

Світлана Погребна: Ми розуміємо, що наразі маємо слабке місце – ланцюг постачання. Так, ми – вітчизняна компанія, і тому завжди прагнули співпрацювати з українськими виробниками. Проте фармацевтична галузь має багато обмежень з цього приводу. Ми раді розвивати ті напрямки, які можемо в Україні, але все-таки розуміємо, що стратегічні відносини з іноземними виробниками для нас теж важливі.