Чому компанії потрібно планувати закупівлі заздалегідь

У більшості бізнесів траплялись ситуації, в яких товар потрібен на вчора і тендер, або пряма закупівля у постачальника, проводиться в авральному режимі. Коли це поодинокий форс-мажор, то причин для хвилювання немає, але якщо постійна практика, то варто проаналізувати, чому так трапляється і чи можна це змінити. 

В українських компаніях функція закупівель реалізована абсолютно по-різному. У одних – закупівлями займається “загартований” фахівець з постачання, у інших – випускник спеціалізованих курсів, на кшталт CIPS.

Але іноді це простий співробітник, що проводить тендери у вільний від основної роботи час. Звісно і тут є успішні приклади, коли сировина, запчастини чи витратні матеріали закуповуються вчасно. Та без системного підходу до закупівель постійно доведеться мати справу з товарами, які потрібні “на вчора”. Чим це загрожує?

👉 Оптимізуйте процеси закупівель у вашій компанії за допомогою тендерів. Дізнатися докладніше >>>

Простоювання виробництва або окремих елементів виробничих ліній. Крім правильного планування закупівель, важливо контролювати складські запаси з урахуванням сезонних та навіть тижневих коливань продажів. 

Доведеться купити дорого і не факт що якісно. Якщо ви у кінці листопада згадаєте, що вам терміново потрібна нова сувенірна продукція для співробітників, ймовірно знайдуться умільці, які зроблять це у потрібний термін. Але про якість і економію тут не йдеться. 

Постачальники не встигнуть підготувати пропозицію або запропонувати альтернативний варіант товару. Наприклад, компанія, яка продає комп’ютерну техніку, для участі в тендері повинна запросити актуальну ціну у дилера. Відповідно на це може знадобитися тиждень-два. 

Зараз є дуже багато систем планування та обліку ресурсів підприємства, зокрема ERP-систем, систем складського обліку і CRM-систем. Причому все більше компаній змінюють “коробкові” рішення, які потребують обслуговування та оновлення, на хмарні сервіси. Вони зручні у використанні та впровадженні.

Такі системи легко інтегруються з електронними майданчиками для запуску тендеру і отримання інформації про його проходження, а також результатів торгів. 

Щодо того, в які саме строки краще оголошувати тендер, то універсального таймінгу немає. Категорійні менеджери чи керівники відділу закупівель можуть вирахувати який термін оптимальний для того чи іншого товару або послуги. Чому ж важливо планувати закупівлі завчасно?

1. це допоможе компанії отримати зворотний зв’язок щодо тендерної документації від ринку. Далі можна за необхідності внести правки і в результаті отримати більш якісні торги.
2. постачальники матимуть час вивчити тендерну документацію і підготувати пропозицію. Це актуально, як для товарів, так і для робіт та послуг. Провівши тендер заздалегідь компанія зможе отримати економію до 40%. Причому за необхідності матиме змогу оцінити якість зразків готової продукції, провівши двоетапний тендер.
3. більше потенційних учасників дізнається про торги. Відповідно і конкуренція буде вищою. 

Якщо враховувати всі ці фактори і організувати тендер вчасно, то постачальники зрозуміють, що у компанії все чесно і прозоро. А бізнес, який проводить закупівлю, отримає кілька варіантів і зможе вибрати найкращий, з урахуванням ціни та інших важливих критеріїв. 

Євген Єременко, керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupivli.pro