Авансовий звіт та відшкодування у публічних закупівлях

Час від часу у замовників виникають питання щодо оформлення авансових звітів чи відшкодування оплати комунальних послуг. І проблема, з якою стикаються уповноважені особи, як публікувати таку інформацію в електронній системі закупівель. Про це у нашому матеріалі.

Для початку нагадаю, що замовники використовують електронну систему закупівель у разі закупівлі товарів, робіт чи послуг (відповідно до ст. 1 Закону України “Про публічні закупівлі”). Це значить, що замовник проводить закупівлю, укладає договір, платить кошти, а натомість отримує необхідний йому товар, надану послугу чи виконані роботи. Залежно від вартісних меж предмету закупівлі замовник укладає прямі договори чи проводить відповідні процедури в системі.

Що таке авансовий звіт і чи відображати його в електронній системі закупівель?

Це документ певної форми, що заповнюється працівником у разі витрати власних коштів на робочі потреби, для подальшої їх компенсації працівнику зі сторони підприємства. Фактично виникає наступна ситуація: працівник замовника їде у відрядження та купує квитки на потяг за власний рахунок, а після повернення оформляє авансовий звіт, де зазначає всі свої витрати на відрядження. В такому випадку замовник безпосередньо не закуповує квитки, тобто не отримує необхідний товар, а лише відшкодовує співробітнику витрачені кошти. Така ситуація не підпадає під діюче закупівельне законодавство, а тому інформація про авансовий звіт та відшкодування працівнику коштів в електронній системі не публікується. Цю ситуацію варто розглядати відповідно до норм трудового законодавства.

Ситуація наступна: замовник виділив співробітнику кошти під звіт на закупівлю необхідних товарів. В такому випадку, співробітник йде в магазин і купує для замовника той чи інший товар, отримує при цьому накладну. Така ситуація вважатиметься закупівлею в розумінні Закону, і потребує публікації в системі. Знову ж таки необхідно звернути увагу на вартісні межі предмету закупівлі та можливість її проведення поза системою. Відповідно до законодавства така закупівля вноситься до річного плану та публікується в системі як закупівля без використання електронної системи (враховуючи законодавчо визначені вартісні межі для публікації таких закупівель).

А як же бути з відшкодуванням комунальних послуг?

Тут ситуація аналогічна. Якщо замовник орендує приміщення у іншої юридичної особи і користується комунальними послугами (електроенергія, водопостачання тощо), але закуповує дані послуги орендодавець, то орендар (наш замовник) не взаємодіє безпосередньо з надавачами даних послуг, а лише відшкодовує свою частку за користування ними орендодавцю. Тобто у замовника немає безпосередньої закупівлі товарів, робіт чи послуг і в електронній системі закупівель він теж нічого не публікує. А орендодавець зі свого боку (якщо він підпадає під норми законодавства про публічні закупівлі) проводить відповідні закупівлі на весь обсяг комунальних послуг (включаючи обсяги, що будуть використані орендарем) і публікує відповідно інформацію в електронній системі закупівель.

Замовники часто задають питання чи можна все таки внести інформацію про авансовий звіт чи відшкодування в електронну систему закупівель. Зі свого боку не радимо це робити, адже замовник не може визначити предмет закупівлі (бо по факту немає закупівлі товарів, робіт чи послуг), внести цю інформацію в річний план тощо. Відповідно до моніторингів ДАСУ, внесення інформації, що не передбачена законодавством може вважатися порушенням.

Підсумуємо. В системі публікуємо інформацію про закупівлю товарів, робіт чи послуг безпосередньо замовником. Тобто замовник напряму взаємодіє з постачальником/виконавцем, отримує товари, роботи чи послуги і сплачує за них. 

При цьому відшкодування витрат чи компенсація за авансовими звітами не є закупівлею товарів, робіт чи послуг замовником, а тому така інформація в електронній системі закупівель не оприлюднюється і не підпадає під дію законодавства сфери публічних закупівель.