Чи варто надавати 24 години на виправлення помилок у пропозиції постачальника, якщо в пропозиції відсутні необхідні документи

Редакція порталу «Радник у сфері публічних закупівель» вважає, що на питання «Чи надавати 24 години на виправлення помилок у пропозиції постачальника, якщо в пропозиції відсутні необхідні документи?» доцільно відповісти з погляду практики органу оскарження. Тож приступимо.

Так, АМКУ у своїй узагальненій практиці констатував, що в разі виявлення невідповідностей у тендерній пропозиції учасника процедури закупівлі замовнику необхідно встановити, чи підпадають вони під визначення, встановлене пунктом 43 Особливостей.

Відповідно до положень Закону, Особливостей та практики Комісії АМКУ під таке визначення підпадають усі невідповідності в інформації та/або документах, що подані учасником процедури закупівлі у складі тендерної пропозиції та/або подання яких вимагається тендерною документацією, окрім двох випадків:

1. відсутності забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником;

1. відсутності та/або невідповідності документів, які стосуються безпосередньо предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик.

Щодо відсутності документа фіксуємо: замовник не надає 24 години в разі відсутності (або невідповідності) документів, які стосуються безпосередньо предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик або не надано забезпечення, як того вимагала ТД. Відсутність інших документів у тендерній пропозиції учасника процедури може підлягати виправленню.

Тому замовникам ще на етапі формування тендерної документації слід чітко для себе вияснити, які вимоги в ТД стосуються безпосередньо предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик, оскільки невідповідність цим вимогам стане підставою для відхилення. На етапі формування тендерної документації також потрібно для себе вияснити, які вимоги вважатимуться іншими, тобто тими, на які за необхідності можна буде надавати 24 години.

Відсутність документів, на які можна надавати 24 години, з огляду на практику АМКУ

АМКУ у своїй узагальненій практиці відзначив, що замовник може надати 24 години в разі виявлення невідповідності в таких документах (або, відповідно, відсутності таких документів):

— щодо підтвердження відповідності учасника кваліфікаційним критеріям (стаття 16 Закону), зокрема, щодо наявності працівників, матеріально-технічної бази (її характеристик, кількості тощо). Приклади рішень Комісії: № 418-р/пк-пз (UA-2023-12-14-008813-a); № 7778-р/пк-пз (UA-2024-04-01-000500-a); № 17365-р/пк-пз (UA-2024-09-25-001210-a); № 6315-р/пк-пз (UA-2024-03-06-006084-a);

— щодо надання дозвільних документів (ліцензій, дозволів, сертифікатів управління якістю виробництва тощо). Приклади рішень Комісії: № 17649-р/пк-пз (UA-2024-10-04-007330-a); № 7984-р/пк-пз (UA-2024-04-01-010624-a); № 5899-р/пк-пз (UA-2024-03-04009961-a); № 1898-р/пк-пз від 07.02.2025 (UA-2025-01-09-003065-a);

— щодо надання гарантійних листів від виробника, підтвердження повноважень виробника (представника, дилера тощо). Приклади рішень Комісії: № 7195-р/пк-пз (UA-2024-03-18-012234-a); № 4863-р/пк-пз (UA-2024-01-30-006412-a); № 13764 -р/пк-пз (UA-2024-07-11-002004-a); № 11247-р/пк-пз (UA-2024-05-21-009693-a);

— щодо надання гарантійних листів щодо поставки товару, сервісного обслуговування, надання технічних документів при поставці тощо. Приклади рішень Комісії: № 6777-р/пк-пз (UA-2024-03-22-009670-a); № 7195-р/пк-пз (UA-2024-03-18-012234-a); № 13253-р/пк-пз (UA-2024-07-08007917-a); № 17998-р/пк-пз (UA-2024-10-02-004740-а).

Одне з ключових рішень у питанні, надавати 24 години чи ні, потрібно приймати з огляду на те, у якій частині тендерної документації розміщена вимога, на яку учасник не надав документ (або надав у невідповідності).

Відсутність документів, на які не можна надавати 24 години, з огляду на практику АМКУ

АМКУ у своїй узагальненій практиці відзначив, що замовник не може надати 24 години в разі виявлення невідповідності в таких документах (або, відповідно, відсутності таких документів):

— щодо надання та/або заповнення форм «тендерна пропозиція», «цінова пропозиція», «технічна специфікація» тощо з інформацією про назву предмета закупівлі, його кількість, виробника, країни походження тощо. Приклади рішень Комісії: № 17669-р/пк-пз (UA-2024-10-02-002215-a); № 17447-р/пк-пз (UA-2024-09-13-010229-a); № 13077-р/пк-пз (UA-2024-06-21-002905-a); № 12782-р/пк-пз (UA-2024-07-01-005578-a);

— щодо надання та/або оформлення кошторисної документації (відсутність документів; помилки в розрахунках; надання кошторисної документації в іншому форматі; відсутність підписів інженера-кошторисника тощо). Приклади рішень Комісії: № 14656-р/пк-пз (UA-2024-06-10-011735-a); № 16260-р/пк-пз (UA-2024-07-26-008796-a); № 15093-р/пк-пз (UA-2024-06-06003259-a); № 13733-р/пк-пз від 30.08.2023 (UA-2023-07-27-009979-a);

— щодо надання документів на підтвердження технічних, якісних, кількісних характеристик предмета закупівлі (відсутність документів; надання документів інших, ніж вимагались тендерною документацією; надання документів, якими не підтверджена вся інформація про необхідні характеристики предмета закупівлі, тощо). Приклади рішень Комісії: № 17719-р/пк-пз (UA-2024-09-11-013627-a); № 13379-р/пк-пз (UA-2024-07-10-004914-a); № 14677-р/пк-пз (UA-2024-07-05-006418-a); № 16630-р/пк-пз (UA-2024-09-11-003688-a);

— щодо надання документів, які підтверджують відповідність товару вимогам пункту 6-1 розділу Х «Прикінцеві та перехідні положення» Закону (локалізація виробництва). Приклади рішень Комісії: № 8134-р/пк-пз (UA-2024-03-29-006773-a); № 12325-р/пк-пз (UA-2024-06-24-006339-a); № 17461-р/пк-пз (UA-2024-09-10010427-a).

Якщо в процедурі закупівлі було виявлено відсутність документів / інформації, які стосуються безпосередньо предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик, або не надано забезпечення, як того вимагала ТД (тобто тих документів, на які 24 години не надаються), і одночасно цей же замовник бачить відсутність інших документів, на які можна давати 24 години, замовник може одразу відхилити такого учасника без надання 24 годин. Тотожну думку висловило Мінекономіки в листі № 3304-04/6037-06 від 07.02.2022.

Висновки

Замовнику не варто надавати 24 години в разі відсутності (або невідповідності) документів, які стосуються безпосередньо предмета закупівлі, його технічних, якісних та кількісних характеристик, а також якщо не було надано забезпечення тендерної пропозиції, якщо таке забезпечення вимагалося замовником. Відсутність інших документів у тендерній пропозиції учасника процедури може підлягати виправленню (приклади див. вище в статті).

Окрема рекомендація: замовнику слід розмежовувати вимоги, що стосуються інформації про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, і інші вимоги до учасника. Відповідно, розмежовувати документи, які підтверджують відповідність цим вимогам. Наприклад, не рекомендується в частині вимог документального підтвердження відповідності пропозиції учасника умовам технічної специфікації визначати й вимоги документального підтвердження відповідності учасника іншим вимогам, установленим за частиною 3 статті 22 Закону. Вимагати такі документи слід в частині інших вимог (щоб у разі необхідності спокійно надати 24 години).

Також запрошуємо вас на «Підвищення кваліфікації для уповноважених осіб», що проводять експерти Академії Радник за участю партнерів з команди майданчика Zakupivli.Pro.