Це треба знати. Корисні фішки при публікації планів

Розпочинаємо серію матеріалів про додаткові можливості майданчика Zakupivli.Pro, що спрощують роботу уповноваженим особам. І почнемо ми з публікації планів на майданчику.

 

1. Не вносьте плани вручну, а скористайтеся імпортом

Чи задавалися ви колись питанням, скільки часу витрачаєте на публікацію плану в системі? 10 хвилин, 15? Давайте покажу як зробити це швидко.

При переході в “Мої плани закупівель” скористайтеся кнопкою “Імпорт”. 

Для цього завантажте на комп’ютер шаблон Excel-таблиці, заповніть її (до речі, інструкція по заповненню дозволить зробити це швидко і якісно) та підвантажте заповнений файл в систему.

Крім того, заповнений шаблон можна використати як додаток до протоколу про затвердження річного плану чи змін до нього. 

 

2. Використовуйте як шаблон раніше створений план

При натисканні кнопки “Створити план” перейдіть у форму створення плану і скористайтеся кнопкою “Використовувати як шаблон раніше створений план”.

В цьому випадку відкриється вікно раніше створених планів закупівель, з яких можна створити новий план. Плани поділені на декілька вкладок для зручності замовників.

Якщо минулого року ви вже закуповували електричну енергію і відповідно публікували план, то в цьому році можна використати шаблон такого плану, актуалізувати дані щодо очікуваної вартості, року річного плану і опублікувати даний план в системі. 

 

3. Переглядайте та додавайте плани одразу в закупівлі, при її створенні

При оголошенні нової закупівлі біля поля “Ідентифікатор плану закупівлі” з’явилася кнопка “Переглянути підписані плани”. Тепер більше не потрібно вводити ідентифікатор плану вручну, або переходити в план для його копіювання. Все вже є на сторінці закупівлі.

При натисканні кнопки в списку планів будуть з’являтися ті, що підходять по типу процедури, підписані КЕП та знаходяться в статусі “Запланований”.

Якщо замовник створює нову закупівлю відкритих торгів з особливостями, то в списку планів будуть відображені лише ті, що передбачають проведення ВТО.

Крім того, можна буде відфільтрувати плани за кодом ДК 021:2015 та датою проведення. Або використати пошук за назвою чи ідентифікатором плану.

 

4. Користуйтеся масовим підписанням планів 

Якщо ви скористалися імпортом планів, то вам залишається лише підписати всі плани за допомогою КЕП. Як це зробити дивіться далі.

Варіант перший, ввімкнути прапорець біля “Назви плану” та скористатися кнопкою “Накласти КЕП на всі непідписані”. В цьому випадку на підписі у вас будуть плани в статусі “Очікує підписання”, які опубліковані в системі, але не мають підпису.

Варіант другий підходить для пошуку непідписаних планів, це використання фільтрів. Для цього натисніть “Ще фільтри” під кнопкою пошуку та виберіть “Плани, які необхідно підписати”. Ввімкніть прапорці біля планів та підпишіть їх. 

Цей варіант підписання планів значно зекономить ваш час і КЕП необхідно буде накласти лише один раз, замість десяти (якщо, наприклад, публікується одразу 10 рядків плану).

 

5. Для отримання аналітики по опублікованим планам, скористайтеся експортом

За допомогою фільтрів ви можете зробити вибірку опублікованих в системі планів. А щоб вивантажити цю вибірку варто натиснути “Сформувати список в Excel”.

До прикладу, якщо вам наприкінці року необхідно мати перелік всіх планів, що опубліковані в системі для їх аналізу, скористайтеся даним функціоналом. В таблиці міститься інформація про ідентифікатор плану, його статус, предмет закупівлі, обраний тип процедури, ДК 021:2015, очікувану вартість, джерело фінансування, КЕКВ, дані замовника, а також ідентифікатор закупівлі, якщо така була оголошена за даним планом.

 

6. За потреби використовуйте обґрунтування в планах

Якщо план вже опублікований в системі, то при переході до нього можна побачити функціонал обґрунтування проведення закупівлі. Він необхідний тоді, коли закупівля викликала суспільний резонанс і вам, як замовнику необхідно пояснити причини проведення такої закупівлі. Законодавчо цей функціонал не передбачений, але технічно (для зручності замовників) реалізований в системі.

7. Звертайте увагу на статуси планів

Тут все дуже просто. 

Очікує підписання – необхідно накласти КЕП.

Запланований – з плану можна оголошувати закупівлю.

Оголошено тендер – з плану оголошено закупівлю, або він переведений вручну в такий статус кнопкою “Завершити”. Це значить, що самої закупівлі в системі немає, але вона була проведена поза системою.

Скасований – дана закупівля не буде проводитися і план скасували. Скасувати можна будь-який план до моменту оголошення з нього закупівлі.

Чернетка – план збережений в кабінеті, але ще не опублікований.

І за допомогою фільтрів ви теж можете легко знайти плани того чи іншого статусу.

 

Сподіваємось, що ці фішки стануть вам у нагоді при роботі в системі. А наступного разу поговоримо про корисний функціонал при публікації звіту без використання електронної системи.