Діджиталізація закупівель: як побороти стереотипи

Для багатьох компаній перехід на електронні закупівлі пов’язаний з безліччю страхів. Ось головний: що оцифрувати закупівельний процес – дорого і складно. Чому цей стереотип не відповідає дійсності, і які вигоди принесе діджиталізація, в своєму виступі на Forum.Digital розповіла Наталія Ковальова, керівник проекту комерційних торгів майданчику Zakupivli.pro.

Для чого компанії потрібна діджиталізація закупівель?

Я б розділила вигоди від її впровадження на явні і неявні. До перших належить автоматизація процесу. Вона призводить до мінімізації трудовитрат менеджерів із закупівель і зниження вартості проведення одного тендера, а також скорочення термінів проведення торгів. У відкритих електронних системах, як і в сучасних CRM, “зашитий” еталонний закупівельний процес, що дозволяє провести тендер в оптимальні терміни. Це можна зробити набагато швидше, ніж проводити закупівлю звичним способом.

Що стосується неявних вигод, то один з ключових аспектів – зменшення корупційних ризиків. На жаль, в комерційних компаніях їх не менше, ніж в державних підприємствах. Важливим моментом є також аналітика і вивчення ринку. Сучасні торговельні майданчики є джерелом величезної кількості інформації.

На деяких з них (навіть без реєстрації) можна отримати доступ до всіх проведених тендерів державних і комерційних компаній, дізнатися, скільки постачальників прийшло в конкретні торги, і з якою сумою виграв переможець. А також подивитися контакти учасників і запросити їх в свою закупівлю. Менеджери, які вже використовують систему, в будь-який момент мають доступ до інформації за проведеними тендерами і можуть порівняти їх вартість з тими цінами, які їм пропонують зараз.

Що заважає компаніям впроваджувати електронні майданчики для закупівель?

За нашою оцінкою 50% великих українських компаній використовують електронні системи закупівель. Якщо говорити про малий і середній бізнес, то тут лише 5%. Тобто у цього напряму ще величезний потенціал зростання. Але є кілька стереотипів, які заважають компаніям використовувати електронні майданчики. Ми виділили для себе основні.

Отже, стереотип №1: електронні системи закупівель – дорогі

Дійсно, ще 10 років тому так і було. Купівля та впровадження системи закупівель вимагала від компанії чималих ресурсів. Але все змінилося. Такі системи в більшості своїй безкоштовні, або з доступною вартістю. Тобто їх використання може дозволити собі як велика, так і маленька компанія.

Стереотип №2: електронні закупівлі – дуже складні

Навіщо щось міняти, навчатися, якщо і так все працює? Можна ж зібрати пропозиції по електронній пошті або продзвонити постачальників. Раніше деякі системи були досить складним інструментом. Для того, щоб його впровадити, необхідно було витратити не один місяць і залучити безліч фахівців. Але сучасні системи закупівель – це хмарні сервіси. Щоб почати працювати на електронному майданчику, необхідний тільки комп’ютер і доступ в інтернет. Можна зареєструватися і вже через 10 хвилин, заповнивши просту форму, оголосити свою першу закупівлю.

Стереотип № 3: електронна система замінить людей

Ми досить часто стикаємося з такою думкою у менеджерів по закупівлях. Вони вважають, що якщо компанія перейде на електронні закупівлі, то вони просто залишаться без роботи. Насправді ні. Система забирає на себе тільки частину процесу закупівель, так звану monkey job (механічна робота, яка не потребує розумових зусиль). Це дає можливість закупнику відмовитися від рутинних завдань і більше часу приділити важливим переговорам з постачальниками або ж стратегічним завданням.

За матеріалами delo.ua.