Forum Zakupki: обране. Частина 2 – Як проводити передтендерні консультації з постачальниками

Надія Бігун, директорка із закупівель державного концерну “Укроборонпром”.

В новому законі написано, що перед тим,  як оголошувати тендер, замовники можуть проводити передтендерні консультації. Їхня організація повністю на боці замовника. Як же зробити цей процес ефективним? 

Розпочинайте з пошуку постачальників. Можна запитати ініціатора закупівлі про компанії на цьому ринку, або подивитися в Prozorro по коду ДК і предмету закупівлі. І ще варіант — просто шукаєте в Google компанії, які виконують такі роботи. Далі — цих постачальників запрошуєте до взаємодії. 

Чи можна проводити передтендерні консультації у форматі тет-а-тет? Насправді ніхто не забороняє, але є певні ризики. Коли ви зустрічаєтеся тет-а-тет з одним постачальником, у інших компаній може виникнути відчуття, що хтось отримує більше інформації. І, відповідно, вони знаходяться в нерівних умовах. Тому формат скоріше виняток.

Коли тет-а-тет можливий? Коли ринок дуже вузький і немає великого кола постачальників. Наприклад, у нас була ситуація, що ми готували закупівлі мобільного зв’язку. І операторів мобільного зв’язку на ринку фактично три-чотири. Відповідно, у них немає такої практики сідати за один стіл і відкрито ділитися своїм баченням того, як закупівля має проводитися. Тому доводиться з кожним проводити консультацію окремо. 

Як проводити круглі столи? Зараз, коли ми готуємо круглий стіл, ми обов’язково робимо анонс на сайті за 3-4 дні до події. Це для того, щоб всі потенційні постачальники, яким цікаво прийти в цей тендер, мали можливість зареєструватися і прийти на зустріч. Безпосередньо перед зустріччю, ми всім зареєстрованим учасникам висилаємо проєкти документів, які будуть обговорюватися. Тобто, ми конкретно ідемо “по документу” і чуємо пропозиції, що варто змінити.

І ще одна важлива річ — залучити вашого ініціатора закупівлі до зустрічі. Тому що по результатам зустрічі, скоріше за все, вам доведеться вносити зміни в тендерну документацію. Відповідно, ініціатор має бути з цим згоден. Тому на зустрічі він потрібен, з одного боку, щоб потім поміняти документацію, а з іншого — часто виникають запитання, на які тільки ініціатор може дати відповідь. 

Що потрібно робити під час зустрічі?  Кожну таку зустріч ми починаємо з розповіді про сам проєкт, розказуємо, які у нас завдання та цілі. І далі даємо до обговорення документ, в якому описано технічне завдання, кваліфікаційні вимоги, проєкт договору. Час від часу трапляється, що на цій зустрічі в нас немає повної тендерної документації, а тільки технічне завдання. Тоді ми обговорюємо тільки цю частину. 

У зустрічі має бути модератор. У нас були ситуації, коли між постачальниками, які є конкурентами, виникали дискусії, бо в них є претензії один до одного. І така дискусія, на жаль, не завжди конструктивна. Відповідно, хтось має взяти на себе роль модератора. І, зазвичай, це закупівельник, тому що він проводить цю зустріч.

Якщо у вас дискусія заходить в неконструктивне русло, ви маєте її перервати. Тобто, це задача закупівельника давати слово, забирати слово, і направляти дискусію в той бік, в якому ви отримуєте максимальний результат. І, звісно, контролювати час. Трапляється, що ви плануєте зустріч на одну годину, а вона йде дві. Тож інколи доцільно перенести другу частину зустрічі на наступний раз.

В наш час робити зустрічі вживу досить важко і проблематично. І вже рік ми проводимо передтендерні консультації онлайн. Спочатку це було складно, тому що вживу з людьми спілкуватися простіше і ефективніше. Але дуже швидко ми та постачальники звикли до цього формату.

Перевага онлайн-формату в тому, що постачальникам не потрібно їхати в офіс до замовника, тим більше, якщо вони з інших регіонів.