Канали взаємодії замовника і постачальника

Для того, щоб якісно провести закупівлю, замовник має виконати великий об’єм роботи: визначити свої потреби, зібрати інформацію про ціни на товари, послуги і роботи, дізнатись їх характеристики, проаналізувати конкуренцію на ринку, сформувати очікувану вартість, підготувати тендерну документацію. Частину завдань неможливо виконати без спілкування з потенційними учасниками, тому ми вирішили нагадати, яким же чином може відбувається взаємодія замовника і постачальника.

Ринкові консультації

Готуючись до проведення закупівлі замовник має дізнатись про технічні характеристики предмета закупівлі, виробничий цикл притаманний цьому товару, умови оплати, можливі строки і  графіки постачання тощо. Всі ці питання можуть бути обговоренні в межах попередніх ринкових консультацій.

Згідно ч. 4 ст. 4 Закону України “Про публічні закупівлі” від 25.12.2015 року № 922-VIII (далі – ЗУ) для планування закупівель та підготовки до їх проведення державний замовник може проводити попередні ринкові консультації з метою аналізу ринку, у тому числі запитувати й отримувати рекомендації та інформацію від суб’єктів господарювання. Замовник може використовувати отриману інформацію, за умови що це не призводить до порушення принципів здійснення публічних закупівель. 

Існують різні методи здійснення ринкових консультацій. Розглянемо деякі з них.

1. Анкетування:

Для того, щоб провести анкетування потенційних постачальників замовник має підготувати лист-запит і визначити коло питань, інформація по яким йому потрібна. Наприклад, предмет закупівлі (марка, розмір, рік випуску або термін придатності, тип упаковки), обсяги закупівлі, графік, строк і місце поставки, наявність гарантії тощо. В анкеті варто зазначити до якої дати замовник приймає відповіді від потенційних постачальників. Крім того, важливо вказати застереження: інформацію, що лист-запит не є офертою в розумінні ч. 2 ст. 638 та ч. 1 ст. 641 Цивільного кодексу України, а також антикорупційні застереження. Наприклад, про те, що надання інформації в рамках ринкової консультації не створює переваг для постачальника під час здійснення закупівель і не покладає ніяких зобов’язань на замовника. 

Лист-запит можна відправити на офіційні електронні пошти постачальників, розмістити на офіційному веб-порталі замовника, на його сторінці у соціальних мережах.

Постачальник в свою чергу може надати інформацію, запитувану замовником і буде проінформований про те, що є попит на товари, роботи чи послуги, які він надає. Тож є вірогідність, що в подальшому прийме участь в закупівлі, оголошеній замовником.

       2. Відкриті зустрічі:

На відміну від анкетування, проведення відкритих зустрічей з потенційними постачальниками вимагає складнішої підготовки. Потрібно знайти приміщення, розробити програму заходу, запросити учасників. Форма відкритої зустрічі може бути будь-якою: круглий стіл, семінар, конференція тощо. 

Замовнику варто проінформувати потенційних постачальників про запланований захід. Знову ж таки, можна розмістити інформацію на власному веб-порталі або в соціальних мережах, направити запрошення безпосередньо учасникам. При цьому замовник має подбати про те, щоб всі бажаючі прийти мали рівний доступ до місця проведення. 

Окремо слід зазначити, що захід може бути проведений і онлайн. 

Також варто подбати про фіксацію результатів зустрічі: скласти і затвердити протокол заходу, зібрати опитувальні листи, заповнені учасниками. Зібрану таким чином інформацію замовник зможе в подальшому використати під час підготовки до закупівлі. 

Таким чином, ринкові консультації є важливим інструментом в роботі замовника,  який відбувається поза електронною системою закупівель. 

Збір комерційних пропозицій

Важливим етапом підготовки до проведення закупівлі є формування очікуваної вартості. Зазвичай замовники проводять моніторинг цін на товари, послуги і роботи у відкритих джерелах. Проте згідно з Наказом Мінекономіки від 18.02.2020 № 275 (далі – Наказ № 275) можна безпосередньо звернутись до потенційних постачальників із запитом на отримання цінових (комерційних) пропозицій. 

Умовою є те, що такі звернення можна направляти виключно електронною поштою виробникам, офіційним представникам і дилерам, постачальникам конкретного товару, надавачам послуг. Замовник має розіслати не менше трьох запитів.

У зверненнях замовник має зазначити повну характеристику предмета закупівлі (марку, креслення, розмір, ДСТУ, ГОСТ, технічні умови, тип, сорт, категорію, артикул, ємність, густину, тип упаковки (тару), а також рік випуску для техніки та обладнання), необхідну кількість, графік поставок, умови постачання, умови оплати та систему надання знижок, гарантійний термін тощо.  Також варто зазначити, що якість товарів та послуг має відповідати вимогам чинних нормативних документів та документів на їх виготовлення. Крім того вказати, що збір інформації не тягне за собою ніяких зобов’язань замовника. Звісно, варто встановити строк, протягом якого приймаються комерційні пропозиції.

На підставі отриманих цінових пропозицій (не менше трьох) замовник має розрахувати очікувану вартість, керуючись Наказом №275.

Взаємодія замовника і постачальника за допомогою електронної системи закупівель

В межах проведення закупівлі замовник і постачальник також можуть спілкуватися:

1. У відкритих торгах з особливостями учасники мають можливість не пізніше ніж за три дні до закінчення строку подання тендерних пропозицій звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо умов тендерної документації та/або щодо усунення порушення під час проведення тендеру. Замовник має надати відповідь протягом 3 календарних днів з дня його оприлюднення в системі.
2. В спрощеній закупівлі учасники мають право звернутися до замовника через електронну систему закупівель за роз’ясненням щодо інформації, зазначеної в оголошенні про проведення спрощеної закупівлі, щодо вимог до предмета закупівлі та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення спрощеної закупівлі.
   Замовник протягом одного робочого дня з дня їх оприлюднення зобов’язаний надати роз’яснення на звернення учасників спрощеної закупівлі, які оприлюднюються в електронній системі закупівель, та/або внести зміни до оголошення про проведення спрощеної закупівлі, та/або вимог до предмета закупівлі.
3. У відкритих торгах з публікацією англійською мовою учасник може не пізніше ніж за 10 днів до закінчення строку подання тендерної пропозиції звернутися через електронну систему закупівель до замовника за роз’ясненнями щодо тендерної документації та/або звернутися до замовника з вимогою щодо усунення порушення під час проведення тендеру. Замовник повинен протягом трьох робочих днів з дня їх оприлюднення надати роз’яснення на звернення.

Комунікація між замовником і постачальником в рамках процедур закупівлі відбувається з використанням електронної системи закупівель. Учасник зі свого боку заповнює відповідну електронну форму і публікує своє звернення. Такі повідомлення розміщуються в системі без ідентифікації особи, яка звернулася. Замовник в свою чергу надає відповідь у передбачені законодавством строки від свого імені.

Приватний чат на майданчику Zakupivli.Pro

На нашому майданчику є додатковий канал комунікації між замовниками і постачальниками – приватний чат. 

Замовник і постачальник можуть мати декілька чатів – по кожній процедурі або запиту пропозицій через Prozorro Market.

Ініціатором переписки може бути і замовник, і постачальник:

• Постачальник може звернутись до замовника в чаті на будь-якому етапі закупівлі. Проте є обмеження – на етапі прекваліфікації (відкриті торги з публікацією англійською мовою) і наступних написати замовнику таким способом можуть лише учасники, які подали свою пропозицію в закупівлю. 
• Замовник може написати постачальнику через приватний чат лише після відкриття пропозицій.

Приватний чат є абсолютно безпечним каналом зв’язку, адже така переписка захищена від сторонніх осіб і доступна лише тим, хто її веде. 

Детально про те, як користуватися приватним чатом, тут. 

Таким чином, ми дослідили можливі способи комунікації між замовниками і постачальниками. Дотримуючись принципів здійснення публічних закупівель, учасники процесу закупівель можуть бути корисними один одному: замовники матимуть можливість зібрати всю необхідну інформацію, дізнатись про ринкові ціни і конкуренцію, постачальники в свою чергу будуть розуміти який попит на їх товари, послуги або роботи, будуть проінформовані про майбутні закупівлі і матимуть час вирішити чи приймати в них участь.