Комерційні закупівлі: поради експертів. Випуск №8 – Як ефективно проводити закупівлі івентів?

Літо — найкращий час для проведення корпоративних заходів, тому багато українських компаній планують івенти для співробітників саме на цей сезон. Пандемія йде на спад і бізнес повертається до офісів, тому саме час почати організовувати заходи дозвілля для команд.

Для того, щоб ваш тімбілдинг пройшов вдало, необхідно все ретельно спланувати та продумати. Що врахувати  при оголошенні закупівлі послуг з організації заходів?

Бюджет

Визначте бюджет, який готові витратити, враховуючи всі важливі нюанси. Якщо це неможливо, то можна вказати верхню межу суми, за яку точно не потрібно переходити. Не вказувати бюджет взагалі варто, якщо ви не обмежені в фінансах на корпоративне свято.

На Zakupki.Prom є можливість вибрати мінімальну та максимальну межі бюджету закупівлі. Наприклад, поставити діапазон від 120 тис грн. до 150 тис грн. Постачальники не зможуть подати ціну нижче та вище зазначеної суми, а також — знизити ставку нижче мінімальної очікуваної вартості під час аукціону.

Вимоги до предмету закупівлі

Готуючи тендерну документацію, вкажіть основні вимоги до організації запланованого заходу.

Наприклад, кількість осіб, варіанти дат, концепцію, побажання щодо місця проведення (приміщення чи на природі), меню (кількість подач, напої з або без алкоголю, тощо) та активностям (квести, спортивні змагання для декількох команд). Не забувайте прописувати вимоги щодо протиепідеміологічних заходів.

Зокрема, маски для обслуговуючого персоналу, наявність антисептиків та санітайзерів та  достатня для дотримання соціальної дистанції площа на місці проведення. 

Тип процедури

Для закупівлі такого виду послуг краще вибрати двоетапний тендер. Він використовується для закупівель складних категорій товарів чи послуг. Основною відмінністю двоетапного тендеру є період прекваліфікації. Тут замовник може попередньо оцінити пропозиції учасників та допустити до аукціону лише ті, які відповідають вимогам. Але обов’язково пропишіть, на які моменти ви будете звертати увагу в першу чергу, що обов’язково повинен мати потенційний переможець та за яких умов пропозиції учасників відхилятимуться.

Етап прекваліфікації не обмежений у часі, й ви матимете можливість відвідати локації, познайомитися з підрядниками, спробувати страви кейтерингу та відібрати найкращих для проходження другого етапу —  аукціону, де постачальники змагатимуться у ціні.

Вимоги до цінової пропозиції

Вкажіть у тендерній документації, що має міститися в ціновій пропозиції потенційного постачальника. Наприклад, локація, послуги ведучого, фото та відео, обладнання, кейтеринг, меблі, доставка їжі, обслуговування заходу, тощо. Обов’язково зазначте бажані для вашої компанії умови оплати. 

Кваліфікаційні вимоги до учасників тендеру

Для багатьох тімбілдинг є дуже очікуваною подією, особливо після довгої ковідної ізоляції, тому важливо довірити організацію такого івенту професіоналам. Тож ретельно пропишіть вимоги до потенційного постачальника, які він має підтвердити, завантаживши відповідні документи для проходження прекваліфікації.

На що варто звернути увагу: досвід на ринку, портфоліо, рекомендаційні листи від попередніх замовників, наявність матеріально-технічної бази.

Тендерна документація

Якщо для вас важливо швидко та якісно провести тендер, не забувайте ретельно готувати тендерну документацію. Крім вимог до закупівлі та учасників, ви також можете завантажити шаблон договору з потенційним контрагентом та форму цінової пропозиції у зручному для вас форматі.

Вкажіть, що постачальник має завантажити заповнену форму під час подання пропозиції, після чого вам зручніше буде аналізувати та кваліфікувати учасників. Якщо ж у вас буде завантажений шаблон договору, вам не потрібно буде витрачати час на узгодження юридичних питань з переможцем тендеру.

Отже, для успішного проведення тендеру на закупівлю послуг з організації корпоративного заходу необхідно почати готуватись заздалегідь, максимально детально прописати всі вимоги і побажання та бути відкритими до спілкування з потенційними підрядниками. 

Олена Шевченко, фахівчиня з розвитку комерційних замовників майданчика Zakupki.Prom