Порада експерта: як бізнесу заощадити на закупівлях до 30% бюджету

Розбираємо способи заощадити на прикладах товарів та послуг з високою конкуренцією, та розповідаємо, з чого почати, щоб закупівля виявилася якнайбільш ефективною.

Керівник проекту комерційних торгів майданчика Zakupivli.pro Наталія Ковальова розповіла про економію бюджету у колонці виданню Новий час Бізнес.

Електронні та цифрові технології активно проникають в усі сфери нашого життя, роблять його простішим і зручнішим. Це інструмент, який при правильному підході дозволяє значно оптимізувати виконання завдань.

Реформування сфери закупівель може заощадити компанії до 30% від початкової ціни і зменшити витрату ресурсів. Переглянемо на прикладі категорій товарів або послуг з високою конкуренцією на ринку і дізнаємось, з чого почати, щоб закупівля виявилася ефективною і допомогла заощадити.

Комп’ютерна та офісна техніка

В Україні багато виробників і постачальників, які займаються оптово-роздрібною торгівлею і в даній сфері. Причина проста – це затребуваний товар, який купують всі. Другий важливий момент – тут немає якоїсь особливо складної специфікації, яку потрібно буде прописувати в тендерній документації. Замовнику досить визначити для себе загальні технічні характеристики необхідного товару.

Оскільки конкуренція на ринку висока, в такій закупівлі можуть взяти участь 15 і більше постачальників. Але для того, щоб отримати найвигіднішу ціну, краще замовляти великі партії і на тривалий період.

* Передбачувана економія: до 20%

Канцтовари

На цьому ринку також великий вибір постачальників, які продають як українські, так і зарубіжні товари. Складність тут може бути тільки в питанні “ціна-якість”. Бувають випадки, коли пропозиція гарна, а товар ламається наступного дня. Щоб убезпечити себе, в документації слід прописати лінійку виробників, чия продукція подобається і підходить компанії за якістю. Тоді постачальники зможуть пропонувати тільки цю продукцію.

Підвищить ефективність закупівлі і запит цінових пропозицій від учасників перед тендером. Також можна уточнити у постачальників перелік і обсяги наявної продукції для гарантії отримання необхідної партії. Після цього замовник проводить стандартний тендер серед учасників, які мають в потрібній кількості товар, який відповідає вимогам.

Передбачувана економія: 10-15%

Форма та спецодяг

У нас в країні зараз “бум” на товари та одяг вітчизняного виробництва. І головне, що їх асортимент і якість не поступаються зарубіжним. Для такої закупівлі найбільш ефективними будуть двоетапні торги.

Тобто на першому етапі – прекваліфікації – можна замовити у постачальника тестові зразки (якщо вони є) або ж попросити їх пошити. Щоб оцінити якісні характеристики товару, замовник може взяти зразки в використання на якийсь час. І потім провести другий етап – ціновий аукціон на пониження серед відібраного пулу постачальників.

Важливо після вибору переможця прописати в договорі всі характеристики, які були у тестових зразках. Це гарантія для замовника, що всі наступні поставки від контрагента будуть відповідати вихідним вимогам.

Передбачувана економія: 20-25%

Будівельні і ремонтні роботи

Одна з ключових особливостей таких закупівель – терміни виконання робіт. Щоб отримати вигідну пропозицію, планувати потрібно заздалегідь. Тут також доречно буде провести двоетапні торги.

Ще одне гарне рішення – це конференція для потенційних постачальників з презентацією об’єкта. На ній учасники зможуть задати замовнику питання, оцінити обсяги роботи і сформувати для себе ціну на послуги. На прекваліфікаційному етапі замовник може попросити їх подати проект об’єкта, або стандартну тендерну пропозицію.

Якщо організатор закупівлі не хоче, щоб ці документи були у відкритому доступі, то варто одразу зазначити, що подавати їх потрібно в закритому вигляді. Після відбору проектів – відбудеться ціновий аукціон.

Передбачувана економія: до 30%

Рекламні та івент послуги

Закуповувати послуги в системі так само вигідно, як товари і роботи. Хоча в таких категоріях багато замовників прагнуть керуватися рекомендаціями і відгуками колег, а не моніторити ринок, проте і в цьому випадку електронна система закупівель допоможе вибрати кращу пропозицію.

Всіх постачальників, обраних за рекомендацією, можна покликати в тендер з обмеженою кількістю учасників. Там вони зможуть змагатися за ціною. Або ж, другий варіант – двоетапні торги. В яких на прекваліфікації можна попросити учасників провести презентацію своїх послуг. Наприклад, якщо ви замовляєте кейтеринг, то провести дегустацію. І тільки після цього запрошувати постачальників в ціновий аукціон.

Передбачувана економія: 10-15%

Діджіталізація у всіх сферах вже не тренд, а необхідність. Сьогодні неможливо заперечувати вплив технологій на бізнес і потребу в їх використанні. Але робити це варто поступово: почати перехід в електронний формат з одного або двох напрямків в компанії. Так можна буде відстежити ефективність цифрових інструментів і, відповідно, максимально зручно вибудувати внутрішні процеси.

* Передбачувана економія – орієнтовна сума, яка залежить від багатьох факторів, в тому числі і від того, як були збудовані процеси всередині компанії до переходу на електронну систему.