Підготовка тендерних документів: юридичні нюанси

Як підготувати тендерну пропозицію, яка б відповідала всім юридичним нормам України, і перемогти торги в системі ProZorro?
[pullquote content=”У надпорогових закупівлях в системі електронних державних закупівель ProZorro близько 40% пропозицій учасників, які виграли за ціною, було дискваліфіковано. Відбувається це через те, що тендерна пропозиція не відповідає тендерній документації.” /]
На питання про те, як же правильно підготувати пропозицію, яка буде повністю відповідати вимогам замовника в державних закупівлях, відповідає експерт.

Олександр Нікітенков
Керівник напрямку тендерного супроводу,
юридична компанія «Праве діло»
 
Уважно вивчіть законодавство з публічних закупівель. Для цього не обов’язково володіти компетенцією юриста. Законів, що регулюють державні закупівлі, не так багато:

• Закон України «Про публічні закупівлі» 
• Закон України «Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони» 

Ретельно вичитайте умови, що зазначені в тендерній документації. Ще до підготовки тендерної пропозиції двічі чи тричі вичитайте умови тендерної документації, починаючи з першої сторінки і закінчуючи останньою, а краще доручіть це різним співробітникам! Не залиште поза увагою жодної вимоги.
Ось лише невелика частина того, на що потрібно звернути увагу:

• Вимоги до форматів файлів. Наприклад, тільки pdf.
• Мова, якою складено тендерну пропозицію учасника. Все частіше замовники вимагають, щоб всі документи в тендерній пропозиції були українською мовою. Інакше, потрібний переклад. Якщо в тендерній пропозиції буде хоч б один документ російською або будь-якою іншою іноземною мовою, замовник правомірно відхилить таку пропозицію.
• Вимоги щодо оформлення довідок. Дотримуйтесь необхідних форм довідок і зазначайте ту інформацію, яка  обов’язково повинна в них бути. Наприклад, контактний номер телефону та контактна особа вашого попереднього контрагента.
• Множинна і однина у вимогах замовників. Наприклад, довідка про наявність працівників має на увазі наявність як мінімум двох співробітників. У разі недотримання таких «тонких» вимог тендерну пропозицію може бути правомірно відхилено або рішення про вибір переможцем такого учасника може бути оскаржено в Антимонопольному комітеті України (АМКУ). І така практика рішень АМКУ уже є.

Слідкуйте за змінами, які замовник вносить до тендерної документації. Якщо ви заздалегідь підготували і подали пропозицію, але не простежили за змінами, то ризикуєте не виконати частину вимог. В такому разі ваша документація перестане відповідати вимогам замовника. Не обов’язково постійно перевіряти тендер – якщо замовник змінив закупівлю, то на вашу пошту прийде повідомлення. Головне не проігнорувати його.
Пам’ятайте: кожен тендер унікальний. Наприклад, був випадок, коли один замовник на один і той же товар та очікувану суму мав різні умови тендера. І учасників, що подали свої стандартні пропозиції, було дискваліфіковано.
Звертайте увагу на документи, які ви отримуєте від інших організацій. Наприклад, перевіряйте, щоб гарантія відповідала вимогам замовника: мала електронний цифровий підпис, посилання на тендер, відповідала вимогам замовника щодо гарантії.
Врахуйте нюанси у разі участі в тендерах «з публікацією англійською мовою». У цій групі тендерів є окремі правила, які не можна порушувати, зокрема:

• у закупівлях «з публікацією англійською мовою» не можна ціну пропозиції розкривати до закінчення редукціону. Для цього, подаючи пропозицію, потрібно уважно обирати тип файлу, а саме: цінова пропозиція.
• відхилення в тендерах «з публікацією англійською мовою» після аукціону незаконно, окрім причин для відхилення переможця.

Оскаржуйте дискримінаційні вимоги. Якщо ви вважаєте, що вимоги замовника є дискримінаційними, ви можете їх оскаржити. Але обов’язково з правовим обґрунтуванням помічених вами порушень.Наприклад, мали місце такі оскарження: вимоги наявності п’ятирічного досвіду медичного страхування; надання застави замість гарантії як забезпечення тендерної пропозиції; надання зразків товару до моменту розкриття пропозицій (крім закупівель відповідно до Закону України «Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони»).
Запит на зміну умов або на отримання роз’яснень замовнику подається через електронну систему не пізніше ніж за 10 днів до закінчення прийому пропозицій. Запит потрібно подавати через вкладку питань, а вимоги через вкладку «Вимоги / Скарги». Ми радимо вимагати внесення змін до тендерної документації, якщо було виявлено порушення.
Скарги в АМКУ на умови тендеру подаються учасником через електронний майданчик не пізніше ніж за 4 повні дні до закінчення прийому пропозицій.