«П’яти днів замало»: як і коли замовник може продовжити строк розгляду тендерної пропозиції

Під час проведення публічних закупівель у замовників часто виникає потреба у додатковому часі для належного вивчення пропозиції учасника. Особливо це актуально у воєнний час, коли обставини змінюються надзвичайно швидко, а вимоги до прозорості та обґрунтованості рішень залишаються незмінними. 

Ми поспілкувалися з Тетяною Міштою, заступницею директора департаменту регулювання публічних закупівель –  начальницею управління конкурентної політики та професіоналізації публічних закупівель Мінекономіки, аби розібратися, як правильно продовжити строк розгляду тендерних пропозицій відповідно до чинного законодавства.

Тетяно, для початку, розкажіть, до яких типів закупівель застосовується продовження строку розгляду пропозицій?

Тетяна Міштa: Передусім варто зазначити, що розгляд тендерних пропозицій регулюється Законом України «Про публічні закупівлі» (далі — Закон). Відповідно до статті 29 Закону, строк розгляду пропозиції, яка за результатами оцінки визнана найбільш економічно вигідною, не повинен перевищувати 5 робочих днів з моменту її визначення. Водночас, цей строк може бути аргументовано продовжений — до 20 робочих днів. У такому випадку замовник зобов’язаний оприлюднити відповідне повідомлення в електронній системі закупівель протягом 1 дня з моменту ухвалення рішення.

Щодо типів закупівель: під час воєнного стану публічні закупівлі здійснюються з урахуванням особливостей, затверджених постановою Кабінету Міністрів України №1178 (далі — Постанова). Вона передбачає одну процедуру — відкриті торги з урахуванням визначених особливостей, які наведені в цій Постанові.  Саме в межах цієї процедури і допускається продовження строку розгляду тендерних пропозицій, адже лише вона проводиться відповідно до Закону, розділ VI якого і регулює розгляд та оцінку пропозицій саме під час проведення відкритих торгів.

Закон вимагає, щоб рішення про продовження строку було обґрунтованим. Які ж можуть бути підстави для такого продовження?

Тетяна Міштa: Закон дійсно вимагає обґрунтованості та аргументованості, але не встановлює вичерпного переліку підстав. На практиці замовники стикаються з різними ситуаціями, коли п’ятиденного строку недостатньо для якісного розгляду пропозиції.

Наприклад, у випадку придбання робіт (складних інфраструктурних або будівельних проєктів) обсяг поданої документації може бути значним. Крім юридичної та фінансової перевірки, така пропозиція потребує і технічного аналізу — зокрема, розгляду кошторисів та/або технічних рішень. Це може вимагати залучення відповідних фахівців замовника, що потребує додаткового часу. Часу потребувати може і достовірність поданої інформації та/або документів, тощо.

Також замовник може створити робочу групу, яка дорадчо допомагатиме уповноваженій особі. Щоб зібрати таку робочу групу, провести її засідання та отримати експертні думки та зробити висновки, теж потрібен час. У подібних випадках рішення про продовження строку розгляду є абсолютно виправданим.

Зрозуміло. А як саме замовник має підтвердити необхідність продовження строку розгляду? Які документи потрібні?

Тетяна Міштa: Рішення про продовження строку має бути оформлене протокольно. Відповідно до вимог Закону, усі рішення уповноваженої особи повинні фіксуватися у формі протоколу. У ньому необхідно чітко викласти причини та обґрунтування, які стали підставою для продовження строку розгляду пропозиції.

Тетяно, ми вже з’ясували, що строк розгляду тендерних пропозицій можна продовжити до 20 робочих днів. Але чи є можливість робити це кілька разів? Наприклад, спочатку продовжити на 3 дні, потім, потім, ще на 5, і так далі, в межах цих 20 днів?

Тетяна Міштa: Це важливе уточнення, і дякую за нього. Технічно електронна система закупівель дозволяє оприлюднити повідомлення про продовження строку лише один раз. Після цього у замовника є до 20 робочих днів для розгляду тендерної пропозиції та ухвалення рішення.

Тобто, рішення про продовження приймається одноразово, а вже в межах цього строку замовник самостійно визначає, коли саме буде завершено розгляд — через 3 чи 5 днів. Головне, щоб загальна тривалість не перевищувала встановлені законом 20 робочих днів.

Замість підсумку: Гнучкість Закону — відповідальність замовника.

Отже, продовження строку розгляду тендерної пропозиції — це законна можливість, яка дає змогу замовнику забезпечити всебічну та якісну перевірку інформації та поданих документів. Проте важливо дотримуватися процедурної дисципліни: рішення має бути обґрунтованим, оформленим належним чином і вчасно оприлюдненим в електронній системі закупівель. Це важливий інструмент, що дозволяє адаптуватися до реалій складних закупівель, особливо у нинішніх умовах. Закон надає інструменти для гнучкості, але відповідальність за їх коректне та прозоре використання повністю лежить на замовнику.

Ми вдячні пані Тетяні Мішті за цінні роз’яснення та надіємось, що цей діалог допоможе замовникам ефективніше та впевненіше орієнтуватися у непростому світі публічних закупівель.
Залишайтеся з нами, щоб дізнатися про інші важливі аспекти закупівельного процесу!