Імпорт планів закупівель

Імпорт плану закупівель за допомогою Excel-таблиці – це альтернатива ручному створенню плану на майданчику. Цей спосіб найкраще підходить для публікації у системі Prozorro декількох планів водночас.

Як імпортувати плани до Prozorro за допомогою Excel-таблиці.

1. Вивантаження на комп’ютер Ексель-файлу обов’язкової форми імпорту плану
2. Заповнення файлу своїми даними
3. Початок імпортування та помилки під час імпортування
4. Завершення публікації плану

Далі ми детально розкажемо про кожен з пунктів.

1. Вивантаження на комп’ютер Ексель-файлу обов’язкової форми імпорту плану

Перейдіть у розділ «Мої плани закупівель» та натисніть на кнопку «Імпорт».

На екрані з`явиться діалогове вікно для завантаження файлу. Збережіть собі на комп’ютер Ексель-файл обов’язкової форми імпорту планів. Це – шаблонна таблиця.

Рекомендуємо не робити копію файлу, а працювати прямо у завантаженій таблиці, щоб успішно імпортувати плани.

2. Заповнення файлу даними

У файлі таблиці, який ви завантажите, буде міститися рядок із заголовками та 7 рядків із прикладами заповнення. Ознайомтесь із прикладами заповнення, а потім видаліть їх, щоб додати свою інформацію.
Щоб правильно заповнити таблицю, зверніть увагу:

• які поля обов’язкові;
• у якому форматі туди треба додавати інформацію.

Обов’язкові поля

У таблиці більшість колонок – завжди обов’язкова для заповнення. Також є декілька колонок, що стають обов’язковими у окремих випадках.
Завжди обов’язкові колонки:

• Коди відповідних класифікаторів предмета закупівлі (формат: ДК 021:2015 09110000-3)
• Конкретна назва предмета закупівлі
• Код згідно з КЕКВ; для бюджетних коштів (тільки цифри, приклад: 2210)
• Розмір бюджетного призначення за кошторисом або очікувана вартість предмета закупівлі (тільки цифри, приклад: 100000)
• Процедура закупівлі (введіть одне із значень підказки)
• Орієнтовний початок проведення процедури закупівлі (місяць і рік, приклад: Червень 2020)
• Рік проведення процедури (тільки цифри, приклад: 2020)
• Валюта (виберіть із випадаючого списку)
• Назва джерела фінансування (введіть одне із значень підказки)
• Сума за джерелом фінансування (тільки цифри)

Колонки, що стають обов’язковими у окремих випадках

• Код ЄДРПОУ Закупівельника та Назва Закупівельника – його треба заповнювати, якщо у полі “Тип процедури” ви вказали “Закупівля через централізовану закупівельну організацію” або коли ви вказуєте іншого закупівельника.

Також зверніть увагу: якщо заповнене будь яке із полів “Адреса закупівельника”, “Категорія замовника у даного закупівельника”, “Код ЄДРПОУ Закупівельника”, “Назва Закупівельника”, то обов’язково повинні бути заповнені й всі інші поля.

• Опис джерела фінансування – його треба заповнювати тільки якщо у полі “Назва джерела фінансування” ви вказали “Інше”.

Звертаємо вашу увагу, що у полі “Адреса закупівельника” необхідно додавати дані у тій послідовності та з таким розділовим знаком, як вказано в дужках.

Зверніть також увагу, що назва області в адресі закупівельника має відповідати назві зі списку:

• Автономна Республіка Крим
• Вінницька область
• Волинська область
• Дніпропетровська область
• Донецька область
• Житомирська область
• Закарпатська область
• Запорізька область
• Івано-Франківська область
• Київська область
• Кіровоградська область
• Луганська область
• Львівська область
• Миколаївська область
• Одеська область
• Полтавська область
• Рівненська область
• Сумська область
• Тернопільська область
• Харківська область
• Херсонська область
• Хмельницька область
• Черкаська область
• Чернівецька область
• Чернігівська область
• м. Київ
• м. Севастополь

Формат даних для таблиці

Перевірте формат, в якому додаєте інформацію до таблиці. Це важливо, бо інакше ви побачите помилку під час імпорту.

• В дужках до кожного заголовка є короткі підказки щодо формату.
• У полях “Процедура закупівлі” та “Назва джерела фінансування” треба вказувати назви саме такі, які вказані на майданчику (ці назви є у спливаючих підказках)

Як виглядають підказки у таблиці

Після того, як ви заповнили таблицю та перевірити формат усіх полів, збережіть таблицю з вашою інформацією про плани.

3. Початок імпортування та помилки під час імпортування

Знову натисніть на кнопку “Імпорт” у розділі “Мої плани закупівель” та завантажте вашу таблицю на майданчик за допомогою кнопки “Прикріпити”.Далі натисніть кнопку “Імпорт” у вікні, щоб розпочати процес імпортування.

Ви опинитеся на сторінці “Звіт про виконання імпорту”. На цій сторінці відображається статус імпортування.

Якщо у файлі є помилки чи неправильний формат, система вкаже, де саме і якого характеру була виявлена невідповідність, щоб ви могли відредагувати файл на комп’ютері та провести імпорт повторно.

4. Завершення публікації планів у Prozorro

Якщо ж помилок під час імпорту не виявлено, всі імпортовані плани закупівель автоматично зберігаються як чернетки, з можливістю їх редагування/видалення.
Для остаточного оприлюднення планів закупівель необхідно перейти до розділу «Чернетки», натиснути на «Опублікувати всі» або, виділивши голочкою необхідні плани, натиснути «Опублікувати обрані».

Через декілька хвилин потрібно оновити сторінку і перевірити статус відправки даних на ЦБД. Якщо процес публікації пройшов успішно, план набуває статусу «Опублікований» і чекає накладання кваліфікованого електронного підпису (КЕП).