Отримання акта про надання доступу

Оновлено 10.11.2023

Акт про надання доступу* формується за минулий звітний період один раз на місяць на дату останнього календарного дня місяця.

Він містить суму списань грошових коштів за подання тендерних пропозицій у закупівлі з кабінету користувача за його унікальним ID.  

Сума акту про надання доступу враховує списання за подання тендерних пропозицій у закупівлі, для яких у звітному періоді:

• був встановлений статус “Завершена”, “Відмінена”, “Не відбулась”;
• сплив термін у 90 календарних днів після набуття закупівлями статусів “Кваліфікація”, “Пре-кваліфікація”, “Пропозиції розглянуті”.

Як отримати акт про надання доступу

Акти можна отримати прямо в особистому кабінеті на майданчику Zakupivli.pro. Для цього просто зробіть наступне:

1. Перейдіть у розділ “Оплати та акти” – “Акти”. 

2. Виберіть потрібний місяць.

Натисніть “Переглянути акт”.

Після завантаження ви побачите вікно з актом, яке “підтягується” із сервісу “Вчасно”. Наприклад:

У цьому вікні ви можете працювати з актом, а саме:

• Переслати його співробітнику, зберегти у PDF-форматі чи роздрукувати, а також зберегти квитанцію. 

• Підписати і надіслати

Також на електронну пошту, вказану у відповідному полі розділу “Структура компанії”, автоматично відправляється лист-повідомлення. Він додатково нагадує користувачу, що в сервісі “Вчасно” йому відправлені акти про надання доступу.

Бажано у даному полі вказати електронну пошту бухгалтера вашої компанії.

Відповіді на найчастіші запитання

Ми здійснили оплату. Як отримати акти на цю оплату?

Ми формуємо акти 1 раз на місяць станом на останній день кожного місяця. Акти формуються протягом перших 5-ти робочих днів місяця, наступного за звітним.

В акті відображається не суми, на які ви поповнювали баланс, а суми списань за подані пропозиції.Тобто, ми сформуємо акти, коли ваша компанія подасть пропозицію у закупівлю і та завершиться.

Як зрозуміти, що закупівля завершилась? Коли вона відобразиться в акті?

Закупівля відобразиться в акті у двох випадках :

• коли закупівля отримала статус “Завершена”, “Відмінена”, “Не відбулась”;
• або через 90 календарних днів після того, як закупівля набула статус “Кваліфікація”, “Прекваліфікація”, а для комерційних закупівель додатково статус “Пропозиції розглянуті”.

Як ви відправляєте акти?

Акти з’являються у вас в особистому кабінеті в розділі “Оплати та акти” – “Акти”. Вони автоматично “підтягуються” з сервісу електронного документообігу “Вчасно”. Документи надаються в електронному вигляді з накладанням електронного цифрового підпису та печатки нашої компанії. 

Ми взяли участь в закупівлі, кошти з балансу списані, чому немає акту?

Ми сформуємо акти, коли закупівля, у якій ви берете участь, закриється. Дочекайтесь, поки закупівля:

• отримає статус “Завершена”, “Відмінена”, “Не відбулась”;
• мине 90 календарних днів після того, як закупівля набула статус “Кваліфікація”, “Прекваліфікація”, а для комерційних закупівель додатково статус “Пропозиції розглянуті”.

Закупівля вже завершилась, чому немає акту?

Ми формуємо акти 1 раз на місяць станом на останній день кожного місяця. Якщо ваша закупівля завершилась посередині місяця, списання за подачу пропозиції до неї буде враховане в акті, який ви отримаєте на початку наступного місяця.

Акти формуються протягом перших 5-ти робочих днів місяця, наступного за звітним.

Мій бухгалтер каже, що за актом звіряння у нас ще є залишок коштів. Чому я не бачу цей залишок коштів на балансі?

В акті звіряння відображається сума коштів, не закрита актами. Ця сума може відрізнятись від суми залишку коштів на балансі в особистому кабінеті, це нормально.

Чому? Бо кошти з балансу в особистому кабінеті списуються в момент подання вами пропозиції до закупівлі. А акт формується вже після того, як закупівля, до якої ви подавали пропозицію, завершилась. Життєвий цикл закупівлі – від 1-го тижня до 2-х місяців. Саме тому акти за списані з балансу гроші закриваються не одразу.

Ось і все. Бажаємо успішної участі у закупівлі на майданчику Zakupivli.pro

*повна назва документу – “Акт про надання доступу до онлайн-сервісу з правом на використання програмної продукції”.