Що варто зробити замовнику до 01.01.2025 року

 

В кінці року у державних замовників багато роботи. Треба проаналізувати закупівлі, які відбулися протягом року, визначити чи вистачить запасів на перші тижні січня, поки не відбудуться перші поставки по договорах на наступний рік, підготуватись до проведення нових процедур. Крім того, потрібно визначити потреби на новий закупівельний рік. 

Щоб допомогти вам увійти в Новий рік без проблем, ми підготували рекомендації на що звернути увагу при плануванні, виконанні договорів, звітуванні тощо у двох частинах.

Нагадаємо загальну інформацію:

1. По яким договорам треба звітувати?

По договорах, укладених в результаті:

• відкритих торгів з особливостями (далі – ВТО),
•  запиту пропозицій через Prozorro Market.

Для замовників у сфері оборони, які керуються Постановою КМУ №1275 обов’язку звітувати про виконання договорів не встановлено.

 

2. Який термін для публікації звіту?

Відповідно до п. 12 ч.1 ст. 10 ЗУ “Про публічні закупівлі” у замовника є 20 робочих днів на публікацію звіту з моменту настання однієї з обставин: виконання договору, закінчення строку дії договору за умови його виконання, розірвання договору.

Якщо договір діє до 31.12.2024, то останній день публікації звіту – 28.01.2025 року.

Тепер поговоримо про те, що варто зробити до 01.01.2025 року.

 

• Готуємось звітувати

В першу чергу перегляньте і проаналізуйте всі договори, які у вас наразі діють. 

Розділіть їх на три групи: виконані повністю, виконані частково, не виконувались.

Для чого це потрібно?

Залежно від того, чи виконували ви свої укладені договори, ви будете по-різному звітувати:

Договори виконані повністю – можна звітувати про виконання з моменту фактичного виконання (останньої поставки, наприклад) або після закінчення строку дії договору. 

Договори виконані частково – перед звітуванням варто внести зміни до такого договору, відобразити в системі обсяги і суми, які є по факту. Зверніть увагу, що внести зміни до договору можна лише поки він діє. Після укладання додаткової угоди (далі – ДУ) на зменшення обсягів, наприклад, ви зможете прозвітувати про виконання такого договору. Знову ж таки, після фактичного виконання тієї частини зобов’язань, яка залишилась після додаткових угод, або після закінчення строку дії договору.

Договори не виконувались – по ним не можна звітувати. Такі договори мають бути розірвані. Тож ви маєте, поки строк дії договору не закінчився, підписати додаткову угоду про розірвання. Після цього скористайтесь відповідним функціоналом на майданчику. Зверніть увагу, що ви маєте прозвітувати в системі протягом 20 робочих днів з дати розірвання. Також у цьому випадку ви зможете вказати в звіті суму 0 гривень. 

Тож проміжний висновок: до кінця року (або до тієї дати, до якої діють всі ваші договори) треба укласти додаткові угоди/угоди про розірвання по тим догововами, які виконані не в повному обсязі або не виконувались зовсім.

 

• Великі закупівлі

Є такі закупівлі, які повторюються кожного року і замовники точно знають, що суми будуть надпороговими. 

По таким закупівлям є два варіанти розвитку подій:

• Купувати товари через Prozorro Market. В кінці року через запит пропозицій можна придбати обсяги, яких вам вистачить на перші тижні січня. Звісно, якщо у вас вистачає фінансування на такі обсяги в кінці 2024 року. 
• Оголошувати відкриті торги з особливостями. Починати чим раніше, тим краще. Але ВТО можуть не встигнути закінчитись, не відбутись. Щоб не залишитись в січні без електрики, наприклад, в кінці року треба укласти додаткову угоду про продовження строку дії договору на строк, достатній для проведення ВТО на початку року в обсязі, що не перевищує 20% суми поточного договору. При цьому, якщо ви не знаєте обсяги фінансування на початку року, ви можете до закінчення строку дії договору укласти ДУ лише про продовження строку дії без зазначення суми. А вже на початку року укласти ДУ з сумою. 

Важливо пам’ятати, що 20% рахуються від остаточної суми договору (з врахуванням всіх змін, якщо вони були).

Також зверніть увагу, що укласти таку ДУ можна до договорів, укладених за результатами відкритих торгів з особливостями, запиту пропозицій на понадпорогові суми, прямого договору на понадпорогові суми (п.13 Постанови №1178).

І головне – після укладення ДУ на 20% обов’язково провести саме ВТО. 

 

• Що я зробив і що хочу змінити?

Коли всі нагальні питання вирішені, додаткові угоди укладені, але звітувати ще рано, можна присвятити час:

• Організації закупівельного процесу. Згадайте, як наразі відбувається ініціювання закупівель, підготовки документації, яка взаємодія між закупівельником та іншими підрозділами. Подумайте, як можна покращити цей процес.
• Аналізу закупівель за 2024 рік. Перегляньте закупівлі, які ви проводили, згадайте які виникали труднощі. Чи можна уникнути таких ситуацій? Яким чином? Наприклад, якщо у ВТО по бензину було багато пропозицій від учасників, але в більшості ви виявили недоліки. Витратили багато часу на таку процедуру, тож в майбутньому можна провести запит пропозицій на такий товар.
• Плануванню. Визначте свої потреби на наступний рік. Подумайте які процедури варто провести, щоб максимально ефективно їх забезпечити і створити при цьому комфортні умови роботи для себе.

У другій частині “Новий рік без проблем” поговоримо про те, що замовник має зробити на початку 2025 року.