Тайм-менеджмент у закупівлях: як правильно планувати свій час та проведення закупівель

Робота закупівельника складна й вимагає максимальної концентрації та залученості. Проте у багатьох уповноважених осіб трапляються моменти, коли наприкінці дня виникає відчуття: «ніби й працював цілий день, а нічого не встиг». Через це накопичується втома, знижується мотивація й з’являється незадоволення собою. Щоб цього уникнути, варто навчитися ефективно планувати свій час і правильно організовувати роботу. Тайм-менеджмент корисний не лише для роботи, а й для інших сфер життя. Тож давайте розберемося, як планувати свій час та проведення закупівель.

Для початку, розберемось в термінології: 

Тайм-менеджмент або управління часом – це сукупність методів і навичок, які допомагають ефективно організовувати свій час для досягнення цілей із мінімальним стресом.

Навіщо розподіляти час?

У добі всього 24 години, третину яких займає робота. Якщо в робочий час не виконані певні задачі, це може призвести до негативних наслідків. Річ не тільки в стресі від протермінованих задач. Діяльність закупівельника під суворим наглядом контролюючих органів, тож помилки, затримки можуть мати як наслідок і юридичну відповідальність (дисциплінарна, адміністративна, тощо). Якщо, наприклад, закупівельник не встиг в робочий час завантажити звіт про укладений поза системою договір чи здійснити кваліфікацію у відкритих торгах з особливостями. Це може в майбутньому призвести до штрафів і ще більшого стресу, якого в повсякденному житті і так вистачає. 

Що дає тайм-менеджмент?

1. Встановлення пріоритетів – розуміння, що справді важливо зробити сьогодні.
2. Підвищення продуктивності – досягнення кращого результату за менший час.
3. Зниження рівня стресу, адже планування дозволяє уникати напругу через велику кількість задач і їх невпорядкованість.
4. Час на навчання та розвиток — а не лише на рутину.

Як почати?

Найважче — усвідомити проблему та вирішити діяти. Витративши трохи часу на організацію, ви заощадите його в майбутньому.

Розглянемо деякі прийоми, які допоможуть поступово впровадити управління часом в свою повсякденну роботу:

1. Почніть планувати. Фіксуйте всі свої задачі. Можна скористатись спеціальним додатками, календарем, навіть записувати в паперовий блокнот, якщо у вас є таке бажання. Цей список можна і треба актуалізувати, адже рутинні щоденні завдання можуть бути вже “на автоматі” і ми не завжди звертаємо на них увагу. Можна одразу складати план на місяць, тиждень чи хоча б на день, якщо немає можливості складати довгострокові плани. Крім того варто встановити терміни на виконанні запланованого. Психологічно корисний прийом – відзначати або викреслювати виконані завдання. Це дає відчуття задоволення і мотивує. Також варто в плані на день, наприклад, залишати час на термінові/непередбачувані завдання. Це дозволить зменшити стрес і позбутись відчуття “Я нічого не встигаю”.
2. Розставляйте пріорититети. Проаналізуйте задачі, які ви маєте виконати і встановіть для кожної статус. Наприклад, підготувати відповідь на звернення в закупівлі – “терміново”, розглянути заявки від ініціаторів закупівлі – “важливо”, роздрукувати сертифікат про проходження навчання – “з низьким пріоритетом”. Це допоможе зрозуміти, що справді важливо, не розпорошувати увагу.  Якщо розставити завдання за важливістю й терміновістю, ви відчуваєте більше контролю над ситуацією.
3. До великої цілі ведуть маленькі кроки. Коли перед фахівцем глобальна задача, усвідомлення як багато треба зробити, може значно демотивувати. Тому таке завдання варто розділити на невеликі етапи і встановити час на їх виконання. Виконуючи ці маленькі складові чогось великого можна працювати комфортно і поступово прийти до бажаного глобального результату.
4. Концентруйтеся на одному завданні. Багатозадачність і ефективність несумісні. Якщо виконувати декілька справ одночасно, жодній з них не буде приділено достатньо уваги. Тому можуть бути помилки і доведеться повертатись до цього завдання вдруге. Розглянемо ситуацію: уповноважена особа одночасно спілкується з ініціатором однієї закупівлі і завантажує на майданчик додаткову угоду по договору. Через розпилення уваги в системі можна зробити, здавалося б і незначну, але помилку. Наприклад, обрати зі списку неправильну причину внесення змін або взагалі прозвітувати про виконання. В обох випадках доведеться витратити час на додаткову незаплановану роботу – складати протоколи, тощо.  Для якісного виконання завдання варто зосередитись саме на ньому.
5. Мінімізуйте чинники, які відволікають. Головний ворог тайм-менедженту – смартфон і соціальні мережі. Звісно, наразі вимкнути все і не слідкувати за тим, що відбувається, неможливо. Як мінімум з міркувань безпеки. Проте варто хоча б встановити для себе правила і дотримуватись їх. Наприклад, вимикати звук і виділяти для себе умовні 5 хвилин тричі на день для того, щоб переглянути новини. Якщо самостійно контролювати час не вдається, можна ставити таймер. Важливо розуміти, що соціальні мережі влаштовані таким чином, щоб поринати у споживання контенту і не помічати скільки часу проходить. Тому варто навчитись “вимикати” їх для себе.
6. Не забувайте відпочивати. Неможливо бути на піку продуктивності всі 8 годин робочого часу на день. Варто навчитись якісно відпочивати і відновлюватись. Час для відпочинку також варто вносити в свій план.

Крім тих порад, які ми перелічили вище, можна скористатись певними техніками. Серед найпопулярніших такі:

• Метод Матриці Ейзенхауера

Визначення пріоритетів. Суть в тому, щоб поділити завдання на 4 види: важливі та невідкладн – виконати негайноі; важливі, але не невідкладні – виконати пізніше; неважливі, але невідкладні – можна делегувати; не важливі та не невідкладні – можна відмовитись або відкласти.

• Метод “З’їсти жабу”

Бувають завдання, які можливо і не складні, але найбільше викликають внутрішній опір. Такі неприємні завдання називають “жабою”. Суть в тому, щоб виконати їх першими і більше не відчувати тиск і стрес через них.

• Метод Pomodoro

Сенс в тому, щоб розділити час роботи на інтервали по 25 хвилин, між якими будуть перерви по 5 хвилин. Після чотирьох таких інтервалів можна зробити перерву у 15-20 хвилин. Це дозволить не втрачати мотивацію і енергію, бути продуктивним протягом всього дня.

• Метод тимчасових блоків

Суть в тому, щоб не тільки планувати свої задачі, а і в тому щоб визначити скільки часу потрібно на їх реалізацію. Це дозволить реально розуміти кількість завдань, які можливо виконати протягом робочого дня.

• Метод “9 справ”

Основний принцип – планувати на день різні задачі. Наприклад, одну велику задачу, три середніх і п’ять невеликих. Такий метод допомагає комбінувати мети різної складності, проводити день продуктивно і не витрачати всі сили на це.

Тайм-менеджмент — це не лише про організацію часу, а й про турботу про себе та свою ефективність. Чітке планування, розстановка пріоритетів та здорові звички допомагають уникнути стресу, досягати більше й залишатися в ресурсі навіть під час напружених періодів. Почніть із малого — і ви відчуєте, як робочий день стає керованішим та результативнішим.