Топ 5 помилок в публічних закупівлях

1. При звітуванні по договорах, укладених на підставі п.13 Постанови 1178, забули додати обґрунтування
2. Помилково відхилили учасника у відкритих торгах
3. Помітили помилку в тендерній документації після розкриття пропозицій
4. Після визначення переможця помітили помилку в його пропозиції
5. Помилково завантажили іншу додаткову угоду

Здійснення публічних закупівель — доволі складна діяльність. Закупівельнику доводиться постійно вивчати велику кількість нормативних актів, слідкувати за їх змінами, розуміти як застосовувати всю цю інформацію на практиці. Крім того на уповноважену особу зазвичай покладається дуже великий обсяг роботи. Також бувають ситуації, коли чисто механічно закупівельник вчиняє якісь дії на майданчику і вже потім розуміє, що помилився.

Ми зібрали найпоширеніші кейси, з якими до нас звертаються замовники, і описали наше бачення, як мінімізувати негативні наслідки. Це не офіційний алгоритм виправлення помилок. Це виключно опис технічних можливостей, які замовники мають на майданчику.

1.  При звітуванні по договорах, укладених на підставі п.13 Постанови 1178, забули додати обґрунтування

Стосовно обґрунтувань проведення закупівель Постановою 1178 чітко визначено випадки, коли це робити обов’язково. На виконання цих вимог в системі реалізована можливість при створенні закупівлі завантажити не тільки договір, а і інші документи. Ці документи повинні містити розпорядче рішення замовника або інший документ, затверджений керівником замовника.

Якщо ж під час публікації звіту, такий документ замовник не завантажив, він може діяти таким чином:

1. Повторно опублікувати план та звіт без використання електронної системи, підвантаживши обґрунтування. Звертаємо увагу, що цей спосіб підходить у випадку, якщо терміни на публікацію плану (5 р.д. з моменту затвердження) та звіту (10 р.д. з моменту підписання договору) не порушуються замовником.

При цьому до звіту, що опублікований без обґрунтування варто зробити протокол про механічну помилку та скориставшись функціоналом розірвання, завантажити його в систему

2. Оформити протоколом механічну помилку та разом з обґрунтуванням підвантажити в систему скориставшись функціоналом внесення змін до договору. При цьому дата/номер додаткової угоди – це дата/номер протоколу УО. А причина внесення змін може бути обрана будь-яка (щоб технічно опублікувати дані в системі), при цьому в полі опис замовник зазначає які документи вносить і для чого.

2. Помилково відхилили учасника у відкритих торгах

Кваліфікація учасників у відкритих торгах — складний і відповідальний процес. Тож нерідко тут стаються помилки, які мають незворотний характер. Один з кейсів — помилкове відхилення пропозиції учасника.

Варто зауважити, що для відхилення пропозиції учасника у замовника мають бути чітко визначені законом підстави, зафіксовані в рішеннях уповноваженої особи, опубліковані в системі. Замовник таке рішення змінити вже не зможе.

Якщо учасник не згоден з відхиленням, він має право вимагати додаткову аргументацію, а також подати скаргу до АМКУ. Скасувати рішення про дискваліфікацію можна виключно у випадку задоволення скарги Антимонопольним комітетом. Замовник зобов’язаний виконати рішення, прийняте АМКУ і повернути учасника на кваліфікацію, тобто розглянути його пропозицію повторно.

Якщо ж ніхто не оскаржив відхилення, то замовник має розглядати наступну пропозицію і приймати об’єктивне рішення щодо неї.

3. Помітили помилку в тендерній документації після розкриття пропозицій

Законодавством передбачено можливість вносити зміни до тендерної документації виключно на етапі подання пропозицій. При цьому має залишатись не менше чотирьох днів до закінчення кінцевого строку подання тендерних пропозицій. Коли відбулось розкриття пропозицій, зміни до тендерної документації внести не можна. 

Якщо замовник помітив помилку після розкриття пропозицій, він має проаналізувати в чому саме помилка і визначити чи можна її вважати формальною, механічною. Залежно від суті помилки може бути два варіанти:

1. Помилка несутєєва, ніяк не впливає на умови відкритих торгів. В такі ситуації немає підстав для відміни торгів. Уповноважена особа може скласти протокол про виявлену помилку і зберігати разом з іншими документами цієї закупівлі.
2. Помилка суттєва, стосується вимог до предмета закупівлі, умов оплати і поставки, тощо. В цьому випадку єдиним варіантом дій буде відміна торгів. Причиною частіше за все вказують неможливість усунення порушень, що виникли через виявлені порушення вимог законодавства у сфері публічних закупівель. При цьому замовник обов’язково має детально описати в чому саме він вбачає порушення законодавства. Наприклад, при закупівлі робіт чи послуг не вказав жодного кваліфікаційного критерію, або не передбачив положення в тендерній документації щодо залучення співвиконавців/субпідрядників тощо.

4. Після визначення переможця помітили помилку в його пропозиції

Після оголошення переможця відкритих торгів з особливостями, замовник не може укласти договір поки не пройде строк на оскарження. В цей час будь-хто з учасників може оскаржити це рішення. Якщо АКМУ задовольнить таку скаргу, замовник буде зобов’язаний відхилити переможця.

Якщо ж оскарження не було, замовник має право відхилити переможця виключно за однієї з підстав:

– переможець відмовився від підписання договору;

– переможець не надав документи, що підтверджують відсутність підстав для відмови в участі в закупівлі (п. 47 Постанови 1178)

– не надав забезпечення виконання договору про закупівлю, воно вимагалося замовником;

– надав недостовірну інформацію, що є суттєвою для визначення результатів процедури закупівлі.

Яку з цих підстав обрати, має вирішити замовник. При цьому він обов’язково має протягом одного дня з дати ухвалення опублікувати це рішення в системі з аргументацією причин.

Якщо ж підстав для відхилення переможця немає, але в його пропозиції були виявлені помилки, уповноважена особа може відмінити відкриті торги у зв’язку з неможливістю усунення порушень (пп.2 п. 50 Постанови 1178). У разі відміни відкритих торгів замовник протягом одного робочого дня з дати прийняття відповідного рішення зазначає в електронній системі закупівель підстави прийняття такого рішення.

5. Помилково завантажили іншу додаткову угоду

При завантаженні додаткових угод до діючих договорів також можуть бути допущені помилки. Наприклад, уповноважена особа опублікувала іншу додаткову угоду, замість потрібної, або зазначила в ній неправильну інформацію. В такій ситуації можна скористатися функціоналом внесення змін до договору.

Уповноважена особа може завантажити документ з правильною додатковою угодою і протокол, в якому зазначити, що було допущено механічну помилку при публікації попередніх змін до договору. Важливо опублікувати правильну додаткову угоду з дотриманням вимог законодавства про строк оприлюднення, а саме протягом трьох днів з моменту внесення змін до договору. Уповноважена особа на власний розсуд має обрати причину внесення таких змін. Зазвичай обирають «покращення якості предмета закупівлі». Також варто коротко описати ситуацію в спеціальному полі.

Якщо ж пройшов час і строків оприлюднення додаткової угоди вже не можна дотриматись, то варто укласти з постачальником нову додаткову угоду, в якій анулювати попередню і прописати необхідні зміни. Нову додаткову угоду треба обов’язково опублікувати.

 

Тож ми описали найчастіші помилки, які допускають закупівельники в своїй роботі, і можливі варіанти їх виправлення. 

Сподіваємось, цей матеріал став вам корисним і допоможе уникати описаних кейсів в майбутньому.