Трансформація закупівельного процесу: від одного менеджера до функціональної команди – як масштабувався процес закупівель в Агробудівельному альянсі “Астра”

ТОВ “Агробудівельний альянс “Астра”, один із лідерів українського ринку сільгосптехніки, за понад 20 років пройшов шлях від невеликої компанії до потужного гравця. Таке зростання неминуче призвело до того, що процеси, ефективні на старті, стали перешкодою для розвитку. Це історія про те, як компанія трансформувала свої закупівлі, перетворивши їх зі слабкого місця на стратегічну перевагу.

Проблема: Коли один менеджер – в полі не воїн

На початковому етапі за всі наші закупівлі – від ексклюзивних тракторів Fendt до офісного паперу – відповідала одна людина. З ростом компанії ця модель почала давати збій: з’являлися затримки, не вистачало часу на аналіз ринку, а вся система залежала від однієї людини.

Операційне навантаження стало критичним. Закупівлі перетворилися на “гасіння пожеж” замість стратегічної роботи. Компанія втрачала можливості для економії та укладала не найвигідніші угоди через брак спеціалізації та часу на пошук кращих постачальників.

З особистого досвіду можу сказати, що даний формат закупівельного процесу є 100% зручним та ефективним у співпраці між Замовником та Продавцем. Вимоги до Продавця максимально зручні, а саме можливість брати участь з будь-якої точки світу, головне – мати доступ до мережі Інтернет та бажання.

Стратегічне рішення: Команда та цифровізація

Керівництво “Астра” усвідомило, що закупівлі – це не центр витрат, а інструмент підвищення ефективності. Було прийнято рішення про кардинальну трансформацію:

Створити повноцінний відділ закупівель із чітким розподілом ролей.
Впровадити сучасний електронний майданчик для автоматизації та прозорості процесів.

Після аналізу ринку вибір зупинили на майданчику Zakupivli.Pro. Ключовими критеріями стали функціональність, підтримка спеціалістів, можливість розширити базу постачальників та забезпечити реальну конкуренцію.

Кваліфікація та індивідуальний підхід спеціалістів з боку майданчику були відчутні при кожному зверненні від нас, як Замовника-початківця, і саме головне були запорукою успіху у тому чи іншому запиті.

Нова структура: Синергія людей та технологій

Паралельно з впровадженням Zakupivli.Pro, ми сформували професійний відділ закупівель. Замість одного універсального солдата з’явилася команда, де кожен мав свою зону відповідальності, розділену на майданчику в тому числі:

Керівник відділу: відповідає за загальну стратегію.
Категорійні менеджери: спеціалізуються на певних групах товарів (техніка, запчастини, маркетинг), глибоко аналізують свій ринок.
Спеціалісти із закупівель: проводять тендери на майданчику.
Аналітик: збирає дані, готує звіти та допомагає приймати рішення на основі цифр.

Така структура дозволила перейти від реактивного до стратегічного підходу, де кожна закупівля планується та аналізується для досягнення найкращого результату.

Результати: До і Після

Трансформація принесла конкретні та вимірювані результати, які найкраще ілюструє порівняльна таблиця.

Майбутнє: Шлях постійного вдосконалення

Ми розглядаємо трансформацію не як фінальну точку, а як безперервний процес. У планах: поглиблення спеціалізації, впровадження ще більш складних аналітичних інструментів, розвиток системи управління відносинами з постачальниками (SRM) та подальше навчання команди.

Головний висновок, який ми зробили: успіх – це синергія професійної команди, ефективних процесів та сучасних технологій. Наш досвід є яскравим прикладом для інших українських компаній, що прагнуть перетворити свої закупівлі на справжній драйвер зростання