Як визначити очікувану вартість предмета закупівлі?

Замовники часто запитують про моніторинг цін в системі та формування очікуваної вартості предмету закупівлі. Особливо це стосується оголошення запиту пропозицій. Для визначення актуальних цін можна скористатися кількома шляхами.

Перший, зібрати цінові пропозиції постачальників. Замовнику варто звернутися до потенційних учасників та попросити розрахувати ціну вашого предмету закупівлі. Такі документи уповноважена особа може використати для обгрунтування очікуваної вартості предмету закупівлі та правильно сформувати фінансування. Цей метод може стосуватися як закупівлі товарів, так і закупівлі робіт чи послуг. Хоча з закупівлями, що мають проектно-кошторисну документацію проблем з формуванням очікуваної вартості не виникає.

Другий, порівняти ціни з інтернет-магазинів (підходить в більшості для закупівлі товарів). Якщо необхідно закупити папір, комп’ютери, інший товар, то актуальні ціни можна знайти в мережі інтернет, роздрукувати цінові пропозиції та використати їх при формування очікуваної вартості

Третій, скористатися системою Prozorro та подивитися на динаміку цін, по закупівлях, що вже проведені в системі за останній тиждень, місяць тощо. Для цього варто відфільтрувати закупівлі за відповідним кодом ДК 021:2015 за період, що цікавить замовника, переглянути цінові пропозиції постачальників і сформувати очікувану вартість предмету закупівлі. Знову таки в більшості випадків можна використати для закупівлі товарів, бо роботи та послуги можуть мати індивідуальні характеристики, що не враховані іншими замовниками.

Четвертий, аналітика  BI Prozorro, яка дозволяє побачити актуальні ціни на товари по вже завершених закупівлях. Для цього обираємо код ДК 021:2015, конкретну категорію в межах коду та регіон проведення закупівлі (як приклад, ДК 021:2015 – 15110000-2 М’ясо, Курятина, Київська область).

І система видасть інформацію про розподіл цін по даному предмету закупівлі. Зверніть увагу, що в аналітиці окремо зазначено ціни на найпопулярніші товари в межах даної категорії (курятина – філе, тушка, стегно, четвертина, печінка тощо). Обираючи позиції філе, маємо наступну візуалізацію

Замовник може скористатися інформацією по місяцях чи даті оголошення закупівлі, проаналізувати актуальні ціни на даний товар в системі та використати дані аналітики для формування очікуваної вартості.

Крім того, Centre of Excellence in Procurement Kyiv School of Economics та DOZORRO розробили нову Методику, яка допоможе замовникам визначити вартість прямих закупівель. 

Від правильно визначеної очікуваної вартості залежить успішність закупівель. Занадто низькі ціни, що не є ринковими, обмежують участь постачальників у закупівлях. Велика ймовірність того, що закупівля не відбудеться і доведеться витрачати додатковий час та ресурси на її повторне проведення. Якщо ціни завищені, то є ризик переплатити за товар/роботи/послуги, адже подаючи свою пропозицію учасники орієнтуються на визначену замовником очікувану вартість.

Інструментів багато, замовнику варто розробити свій алгоритм та керуватися ним в роботі, тоді аналіз буде якісним та швидким, а закупівлі покажуть суттєву економію.