Який електронний підпис обрати у публічних закупівлях: чітка інструкція для замовників і постачальників

Здавалося б, про електронний підпис у сфері закупівель сказано вже чимало. Але все одно — питання не зникають. Замовники і постачальники продовжують плутатися, який саме ключ використовувати: КЕП чи УЕП? Хто саме має підписувати?

Помилки трапляються постійно, тож ми вирішили ще раз зібрати в одному місці все найважливіше, що варто знати всім, хто бере участь у закупівлях.

Який тип підпису потрібно використовувати?

Відповідно до частини 2 статті 17 Закону України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», органи державної влади, органи місцевого самоврядування, органи влади АР Крим, інші юридичні особи публічного права та їхні посадові особи зобов’язані використовувати  кваліфіковані електронні підписи (КЕП) та печатки.

Отже, замовники, які належать до зазначених суб’єктів, повинні користуватись саме КЕП.

Використання КЕП гарантує високий рівень довіри до електронної ідентифікації, а також до тих засобів, за допомогою яких створюється підпис і перевіряється його достовірність.

Що з постачальниками?

У 2020–2022 роках бізнес мав змогу користуватись як удосконаленими електронними підписами (УЕП), так і КЕП — у рамках експериментального проєкту, затвердженого Постановою КМУ від 3 березня 2020 р. № 193. Все залежало від вимог тендерної документації.

Не дивлячись на те, що експериментальний проєкт вже закінчився, чинне законодавство не забороняє використання УЕП і строк його застосування не обмежено. Правомірність використання удосконаленого електронного підпису підтверджено Постановою КМУ № 1298 від 12.12.2023 р.

Отже, якщо законом або тендерною документацією не встановлено вимоги щодо використання саме КЕП, учасник може використовувати УЕП як повноцінний засіб підписання документів у публічних закупівлях.

 Хто має підписувати документи?

 Для замовників:

Усі дії в електронній системі закупівель (створення, підписання, оприлюднення) має здійснювати уповноважена особа (УО), якій відповідно до законодавства доручено проведення закупівель. Саме вона має накладати КЕП. Ні керівник установи, ні бухгалтер не мають права “підстраховувати” підписом.

 Для учасників:

Документи має підписувати:

• керівник юридичної особи, або

• інша особа за довіреністю/дорученням — за умови надання відповідних підтверджуючих документів.

Зверніть увагу: вимоги щодо підписантів можуть бути детально прописані у тендерній документації. Тож обов’язково перевіряйте, хто саме має право підписувати документи у вашому випадку та надавайте підтвердження таких повноважень.

Отже, як бачимо, для учасників публічних закупівель передбачено різні вимоги: замовники зобов’язані використовувати кваліфікований електронний підпис (КЕП), тоді як постачальники можуть користуватися також удосконаленим електронним підписом (УЕП) — за умови, що це не суперечить вимогам тендерної документації.