Якими якостями має володіти уповноважена особа нового покоління: лідера, комунікатора, стратега?
Ми звикли, що робота уповноваженої особи (УО) пов’язана з плануванням закупівель, підготовкою тендерної документації, перевіркою постачальників на відповідність тощо. Ці щоденні завдання нерідко перетворюються на рутину, що виснажує і демотивує.
Але що, як подивитися на роботу УО під іншим кутом? Не просто “проводити закупівлі”, а розвивати себе, налагоджувати процеси і впливати на ефективність організації. Що для цього потрібно — і чому це важливо? Спробуємо розібратись.
Hard skills vs Soft skills: баланс важливого
Сфера ІТ вже давно використовує поняття hard skills та soft skills, тоді як у державному секторі вони тільки починають активно використовуватись.
Hard skills — це професійні знання та технічні вміння: розуміння законодавства у сфері закупівель, робота з електронною системою закупівель Prozorro, досвід роботи з договорами, звітністю, необхідним програмним забезпеченням тощо.
Soft skills — це управлінські та міжособистісні навички, які допомагають ефективно взаємодіяти з іншими, ухвалювати рішення та адаптуватися до змін.
Тож якими навичками повинна володіти уповноважена особа у сфері державних закупівель, щоб прокачати себе та налаштувати свій робочий процес.
Почнемо з лідерства.
Лідерство: не за посадою, а за діями
Лідерство — це не формальний статус, а стиль роботи. УО, яка бере на себе відповідальність за результат, будує чіткий процес закупівель і транслює цінність своєї ролі в організації, — це лідер. Коли ми говоримо про лідера, то маємо розуміти, що це не прив’язка до якоїсь посади, це стиль керування ввіреним процесом і досягнення поставлених цілей.
Лідерству сприяють:
- самосвідомість і впевненість у собі;
- здатність нестандартно вирішувати проблемні ситуації;
- прагнення до конструктивної комунікації;
- стратегічне мислення тощо.
Приклад з практики:
Галина, УО в одній із державних установ, помітила, що співробітники відділів пізно надають інформацію для планування закупівель. Замість того щоб постійно нагадувати, вона ініціювала регулярні короткі зустрічі з керівниками підрозділів, пояснила цінність своєчасного планування для всіх. Як результат — процес запустився без конфліктів, а відділи почали сприймати УО не як контролера, а як партнера.
Комунікація та емоційне лідерство
УО щодня спілкується: з бухгалтерами, юристами, керівниками, постачальниками, аудиторами тощо, іноді — з роздратованими або надто вимогливими. І в цьому випадку важливо налагодити правильну комунікацію.
Комунікація включає:
– вміння слухати і чути;
– аргументувати рішення;
– гасити конфлікти;
– будувати довіру та репутацію.
Це навичка, яка напряму впливає на ефективність усієї закупівельної діяльності. А розвинене емоційне лідерство допомагає УО не тільки організовувати робочі процеси, а й мотивувати колег, знижувати рівень конфліктності в колективі та підвищувати загальну ефективність роботи закупівельного відділу чи організації в цілому.
Уповноважена особа, яка здатна чути й доносити свою думку зрозуміло та аргументовано, володіє важливою soft-навичкою — комунікацією. Вона охоплює як внутрішню взаємодію з працівниками інших підрозділів, так і зовнішню — з постачальниками, контролюючими органами, представниками електронних майданчиків чи Уповноваженого органу. УО щодня доводиться вести перемовини, вирішувати непорозуміння, переконувати, аргументувати та навіть емоційно «гасити» напругу. Комунікаційна гнучкість — це запорука професійної стійкості.
Критичне мислення та емоційна стійкість
Критичне мислення — це здатність аналізувати ситуацію, ставити правильні питання, виявляти ризики, перевіряти факти і не приймати рішення імпульсивно.
Емоційна стійкість — вміння залишатися в ресурсі, навіть коли закупівля скасована втретє, аудит приходить “з сюрпризом”, а дедлайн — “на вчора”.
Сфера закупівель сповнена нюансів, винятків, змін у законодавстві та непередбачуваних ситуацій. УО, яка вміє ставити правильні питання, аналізувати інформацію, оцінювати ризики та приймати зважені рішення, завжди буде на крок попереду.
Не менш важливою є емоційна стійкість. Стреси, тиск, дедлайни, оскарження, вимоги аудиторів — будні уповноваженої особи не назвеш спокійними. Вміння зберігати баланс, не вигорати і тримати фокус на результаті — це теж частина професійної майстерності.
Постійне навчання — основа сучасного професіонала
Законодавство змінюється, Prozorro вдосконалюється, нові підходи вимагають нових навичок. УО, яка вчиться, аналізує, цікавиться закупівельними новинами — це вже не просто виконавець, а стратег у своїй сфері.
Тому допитливість і бажання вчитися – це та навичка, що постійно повинна супроводжувати УО у її діяльності.
Замість висновку
Людина, що обіймає посаду УО відіграє важливу роль в ефективному функціонуванні всієї організації (конкретної лікарні, школи чи міської ради). А розвиток hard skills та soft skills має бути фундаментом для формування особистих та професійних компетенцій УО.
Сильна/кваліфікована УО — це не лише людина, яка добре знає законодавство. Це лідер, який впливає на процеси; комунікатор, який вибудовує зв’язки; аналітик, який бачить суть і стратег, який розвиває свою організацію.
Розвиток soft skills — це інвестиція, яка швидко окупається. Це ключ до того, щоб не просто “проводити закупівлі”, а будувати сучасну систему закупівель в організації та на своєму прикладі демонструвати, що публічні закупівлі – це про ефективність, прозорість, відкритість, об’єктивність, економію та розвиток держави загалом.
Коментарі (0)