Юридичні аспекти укладання договору в державних закупівлях Prozorro

Укладення договору за результатом проведення закупівлі – один з основних етапів, з яким стикається суб’єкт господарювання у разі перемоги у відкритих торгах, спрощеній закупівлі або закупівлі шляхом використання електронного каталогу.

Цей процес викликає багато питань у клієнтів майданчика zakupivli.pro, адже договори укладаються й оприлюднюються на сайті щодня, а закупівельне законодавство має певну специфіку і встановлює чіткі строки для вчинення на даній стадії закупівлі дій з обох сторін – як учасника-переможця торгів, так і замовника.

Зокрема, залежно від виду процедури торгів, є чіткий строк для укладення договору, за межі якого сторони не мають виходити відповідно до вимог закону, в протилежному випадку – договір вважатиметься нікчемним, тобто таким, недійсність якого встановлена законом, визнання такого правочину недійсним судом не вимагається згідно зі ст. 215 Цивільного кодексу України.

У відкритих торгах, які на даний час проводяться відповідно до Закону України “Про публічні закупівлі” № 922-VIII від 25.12.2015 р. з врахуванням положень постанови КМУ № 1178 від 12.10.2022 р., строк для укладення договору становить 15 днів з дати прийняття рішення про намір укласти договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації та тендерної пропозиції переможця процедури закупівлі, і у випадку обґрунтованої необхідності строк для укладення договору може бути продовжений до 60 днів.

При цьому, відповідно до п. 49 вищезазначеної постанови, договір про закупівлю не може бути укладено раніше ніж через п’ять днів з дати оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю, а у разі подання скарги до органу оскарження після оприлюднення в електронній системі закупівель повідомлення про намір укласти договір про закупівлю –  перебіг строку для укладення договору про закупівлю зупиняється.

Повідомлення про намір укласти договір про закупівлю автоматично формується електронною системою закупівель протягом одного дня з дати оприлюднення замовником рішення про визначення переможця процедури закупівлі в електронній системі закупівель.

Тобто фактично процедура укладення договору виглядає наступним чином:

1. замовник обирає переможця та оприлюднює в системі відповідне рішення;
2. система автоматично протягом одного дня формує повідомлення про намір підписати договір;
3. 5 календарних днів – строк для оскарження, договір в цей строк не укладається;
4. 10 календарних днів залишається фактично для підписання договору, за умови що немає скарг від конкурентів.

І хоча в теорії все зрозуміло і чітко, на практиці стикаємось з рядом складних ситуацій. Дуже частий запит, який доводиться зустрічати від клієнтів – як підтвердити свою згоду на укладення договору та встигнути підписати договір у визначений строк?

Дійсно, враховуючи що сторони можуть знаходитись в різних частинах України, та беручи до уваги ситуацію у державі, існує висока ймовірність  що підписаний зі сторони переможця письмовий екземпляр договору просто не буде доставлений до адресата (замовника) у встановлений законом строк, а враховуючи що примірник ще має бути отриманий, погоджений юридичним відділом та підписаний у строк замовником, часу на виконання вищезазначеної умови залишається обмаль.

Крім того, наступним етапом учасник-переможець може мати ще більш проблемну ситуацію, а саме  – доведення своєї згоди підписати договір, того, що підписаний примірник дійсно був відправлений, та що він не відмовлявся від укладення контракту.

Чому? Річ у тім, що непідписання договору учасником-переможцем розцінюється саме як відмова переможця від підписання договору і як наслідок – підстава відхилення тендерної пропозиції такого учасника.

Отже, учасник-переможець, який фактично вже був на крок від встановлення чітких господарських відносин із замовником, напевно маючи вже на складі товар, або найнятих працівників для надання послуг за договором, опиняється раптом у дуже складній та неочікуваній ситуації, адже тепер має довести що виражав свою згоду на встановлення договірних відносин.

Така обставина часто стає приводом для оскарження протоколу про відхилення пропозиції переможця до АМКУ. Сторона починає доводити, що проєкт договору все-таки направлявся поштою або на ел.пошту замовника, або передавався наручно представником учасника. Але зважаючи що поштові квитанції про відправлення можуть загубитись (що є досить поширеною ситуацією), а представник міг не отримати підтвердження, наприклад вхідний номер листа з підписом представника замовника про отримання екземпляра, в результаті проблематично встановити коли та в якій формі був переданий та ким отриманий проєкт, і, на жаль, спір не завжди вирішується на користь учасника, що був переможцем.

Враховуючи зазначене, вважаю, що у господарських відносинах сторін неабияке значення має оформлення договірних зобов’язань. Сторони вільні у виборі форми договірних відносин, мають право використовувати електронний документообіг та відповідні електронні сервіси як інструмент для оформлення договору та супровідних документів в процесі його виконання.

Як спеціаліст з юридичного супроводу клієнтів у державних закупівлях, вважаю це зручним та вдалим виходом для обох сторін державного контракту у наш час.

Уявімо що переможець і замовник погодили використання саме електронного документообігу між компаніями,  наприклад через електронний сервіс “Вчасно”. Сторони одразу мають можливість спільно відредагувати проєкт, переможець направляє підписаний договір зі своєї сторони у даному ресурсі замовнику, а замовник приймає і підписує його електронним підписом, та завантажує на майданчик.

Процедура займає не більше ніж годину, в переможця зокрема є підтвердження того що договір направлений замовнику. В наведеному випадку вважаю, в учасника більше шансів вкластись у 15 днів  та уникнути відхилення пропозиції через “відмову від підписання”.

Вбачаю доцільним впровадження сервісу електронного документообігу в усіх сучасних компаніях, які зацікавлені в  комфортних взаєминах з контрагентом, швидкому розв’язанні питань, пов’язаних з документами по контракту.

Для учасників закупівель –  це дає впевненість у встановленні договірних зобов’язань та більше можливостей захистити себе і довести правоту у разі виникнення спірних ситуацій як під час укладення, так і в процесі виконання умов договору за результатом процедури закупівлі.

Марія Макаркіна, фахівчиня із юридичного супроводу в державних закупівлях майданчика Zakupivli.Pro