Закупівлі для благодійних організацій: практичні поради від експертів

10 вересня ми зібрали команду неурядових організацій на безплатний вебінар «Особливості донорських закупівель для неурядових організацій: як організувати процес від документів до співпраці з постачальниками».

Говорили про те, як працювати з постачальниками, оформлювати документи та не губитися в процедурах. Питань від учасників було стільки, що ефір просто не встиг усе охопити.

Щоб нічого не втратилось, ми попросили спікерів відповісти на ті запити, що залишилися «поза кадром». Далі — добірка цих додаткових питань і відповідей від наших експертів:

• Роман Прибатень, координатор відділу закупівель у БО «БФ Право на захист».
• Ярослав Луців, управляючий закупівлями та логістикою.

Чи є статистика, скільки заявок веде чи може супроводжувати 1 працівник відділу закупівель?

Ярослав: Хороший керівник веде таку статистику. Але, ви маєте зважати на процедурну частину заявки, її «важкість- легкість» виконання щодо технічних умов чи навіть новизни.

Статистика, що складалась в моїй практиці НУО : 5-7 великих заявок на українські чи міжнародні терміни (харчові набори, гігієнічні набори, генератори, подібні) та 10-12 заявок середнього та легкого завантаження (одноразові, рамкові) — на місяць, на одного закупівельника.

Бажано, щоб керівник розподілив між виконавцями закупівлі по категоріям/напрямкам.

Роман: Єдиного «правильного числа» не існує, все залежить від складності закупівель і вашої організації.

Орієнтири які використовуємо ми:

• Прості закупівлі (типові товари, готові шаблони, перевірені постачальники): приблизно 6-10 активних тендерів на тиждень на одну людину;
• Середні за складністю (є порівняння пропозицій, кілька критеріїв, погодження): 2-4 тендери на тиждень;
• Складні тендери (багато позицій, декілька етапів, технічні нюанси): приблизно 1 велика закупівля на тиждень.

Як зрозуміти власну «місткість»? Порахуйте, скільки справ одночасно людина може вести без збоїв у строках. Виміряйте середній час від старту до договору. Якщо почали «провисати» дедлайни – це сигнал спростити процес, додати шаблони або збільшити команду.

Якщо не отримано мінімально-необхідну кількість пропозицій, чи проводиться тендерне засідання ( 1 – 2 пропозиції )?

Ярослав: Засідання має проводиться навіть при меншій кількості пропозицій. Комітет оцінює, скільки компаній запрошували, складність проєкту, відповідність бюджету та вирішує: повторювати вихід на ринок чи приймати наявну пропозицію.

Роман: Так, засідання проводити потрібно. Проте перед цим впевніться що зробили достатньо за таким алгоритмом:

• Перевірте, що зробили все для конкуренції: запросили достатньо постачальників, дали реалістичні строки, описали вимоги зрозуміло.
• За можливості продовжіть строк або повторно розішліть запит.
• Якщо часу нема, але потреба термінова – оцініть те, що отримали, і зафіксуйте пояснення, чому цього достатньо: скріншоти цін із ринку, листи постачальникам із нотатками, відсутність конфлікту інтересів тощо.
• Якщо донор вимагає попереднього погодження в таких випадках – попросіть письмове «добро» і додайте до справи.
• Усе запишіть в протоколі: кого запрошували, що отримали, як порівнювали, чому вибрали.

Які базові документи для участі у закупівлі Ви обов’язково виконаєте у постачальників?

Ярослав: Список невеликий: реєстраційні документи; запит на пропозицію; кодекс поведінки; сертифікати якості.

Роман: Оптимальний набір, який працює майже завжди:

• Підтвердження реєстрації компанії;
• Підтвердження банківського рахунку, щоб збігалися назва компанії й рахунок;
• Податковий статус, або довідка про відсутність заборгованості;
• Повноваження підписанта;
• Декларації: що компанія не під санкціями, немає конфлікту інтересів, згодна з етичними правилами замовника;
• Підтвердження відповідності товару/послуги: сертифікати, гарантія, опис характеристик, інструкція;
• Досвід у подібних поставках (скани виконаних договорів або листи-відгуки), якщо це важливо;
• Спеціальні ліцензії, якщо потрібні (наприклад, для перевезень чи медичних виробів);
• Комерційна пропозиція з ціною, умовами доставки, строками, гарантією.

В рамкових угодах ціна за одиницю товару у вас постійна впродовж контракту?

Ярослав: Так, фіксується в валюті, яку використовує ваша НУО / донор.
Роман: Є три робочі варіанти – обираєте один і прописуєте це заздалегідь:

а) Фіксована ціна на весь строк угоди. Зручно, коли ринок стабільний.

б) Ціна з можливістю коригування – за чіткою формулою (наприклад, офіційний індекс цін, курс валюти, вартість пального). Коли і як перераховуємо – пишемо в договорі.

г) Гранична ціна і швидке порівняння між кількома обраними постачальниками перед кожним замовленням. Хто дав кращі умови в моменті – той і отримує замовлення.

Практична порада: вирішіть до оголошення закупівлі, яку модель ціни застосовуєте. Пропишіть коли, як і в яких межах ціна може змінюватися. Це зніме більшість суперечок у процесі. У нас наприклад є приклади таких договорів, в якому передбачене коливання ціни в межах 5% від зазначеної в специфікації.

 

Загальна порада: часи зараз бентежні. і навіть якщо ціна фіксована, то можуть бути обставини, коли підвищення цін буде дійсно обгрунтованим. Тому краще завжди в договорі лишати пункт про можливість перегляду цін. Бо формально, якщо не буде цього пункту, ви нічого не зможете зробити, якщо/коли буде така потреба.”

Щиро дякуємо нашим спікерам — Роману та Ярославу — за відкритість і готовність поділитися практичним досвідом. Їхні поради допомагають розібратися у складних нюансах закупівель і перетворюють сухі процедури на зрозумілий, керований процес.

Нехай ці поради стануть «дорожньою картою», щоб кожна закупівля — від невеликої партії товару до масштабного тендера — проходила прозоро, а ваші ресурси йшли саме туди, де вони найбільше потрібні людям.