Запитання тижня: як почати закуповувати в Prozorro, моніторинг цін та інше

Запитання тижня – це рубрика, у якій експерти торговельного майданчика Zakupki.Prom розбирають найбільш актуальні запитання, які виникають у держзамовників при роботі із публічними закупівлями.

Що потрібно знати уповноваженій особі, щоб почати проводити закупівлі в системі Prozorro?

У новопризначених уповноважених осіб (УО) виникають питання “з чого почати роботу?”. Пропонуємо вам підбірку актуальної інформації та посилань, що неодмінно стануть у нагоді.

1. Пройти тестування.

Для роботи в системі Prozorro та проведення закупівель товарів та послуг від 100 тис. грн., послуг з поточного ремонту від 200 тис. грн та робіт від 1,5 млн. грн. уповноваженій особі необхідно пройти тестування. Але рекомендуємо завчасно пройти тестування і тим УО, які на даний момент проводять лише закупівлі до визначених порогів.

Сам модуль тестування ви знайдете за посиланням. Ознайомитися з методикою проведення тестування можна на Інфобоксі Prozorro.

2. Отримати електронний підпис уповноваженої особи.

У кожної УО повинен бути власний кваліфікований електронний підпис (КЕП). КЕП оформлюється на УО, як на співробітника організації у відповідному АЦСК (КНЕДП ДПС, КНЕДП Казначейства, АЦСК відповідних банків тощо). Це значить, що в даних ключа, окрім інформації про особу, буде зазначено інформацію про організацію, в якій дана особа працює. Для замовників підпис повинен бути саме кваліфікованим, тобто розміщуватися на захищеному носії (токені).

Зверніть увагу, що використовувати ключ фізичної особи УО не може, адже представляє не свої особисті інтереси, а інтереси замовника.

3. Вивчити нормативні документи, які знадобляться уповноваженій особі в роботі

Уповноважена особа в своїй роботі повинна використовувати багато нормативно-правових актів різного характеру. Для новачків у сфері закупівель звернемо увагу на основні, з яких і необхідно розпочинати вивчення сфери публічних закупівель.

• Закон України “Про публічні закупівлі”;
• Постанова КМУ № 1178;
• Закон України “Про оборонні закупівлі” (для оборонних замовників);
• Постанова КМУ № 1275 (для оборонних замовників);
• Постанова КМУ 822 «Про затвердження Порядку формування та використання електронного каталогу»;
• Наказ Мінекономіки № 708 «Про затвердження Порядку визначення предмета закупівлі»;
• Наказ Мінекономіки № 1082 «Про затвердження Порядку розміщення інформації про публічні закупівлі».

4. Ознайомитися з Інструкціями для роботи на майданчику.

Для того, щоб швидко та максимально ефективно почати працювати із закупівлями на майданчику радимо замовникам ознайомитися з розділом інструкції. В ньому можна знайти інформацію про те, як опублікувати річний план в системі, оголосити закупівлю, працювати з договором, оголошувати запит пропозицій через Prozorro Market тощо. 

Крім того, даний розділ доступний одразу в кабінеті замовника.

5. Використовувати довідники для замовників.

Фахівці нашого майданчика підготували для замовників довідники, що особливо стануть у нагоді новачкам.

• “Помічник держзамовника” допоможе обрати процедуру закупівлі та провести її відповідно до законодавства;
• “Довідник допорогових закупівель” стане в нагоді замовникам, що відповідно до річного плану мають фінансування до визначених у постанові № 1178 порогів;
• “Довідник роботи з договором” допоможе швидко розібратися з публікацією додаткових угод, звітуванням по договору чи його розірванням.

Також на нашому сайті ви знайдете ще багато корисної та цікавої інформації зі сфери публічних закупівель.

Крім того, подивіться відео Актуальне про Уповноважену особу на нашому Youtube-каналі.

Як додати нового співробітника в структуру для роботи на майданчику?

Досить поширена практика, коли доступ до кабінету замовника, де оголошуються закупівлі, потрібен декільком співробітникам організації. В залежності від задач, які буде виконувати співробітник є декілька ролей:

Адміністратор. Завжди присвоюється співробітнику, що реєстрував кабінет. Адміністратор має можливість додавати та видаляти співробітників, управляти всіма закупівлями, що були оголошені.

Менеджер. Може оголошувати закупівлі та управляти ними, при цьому закупівлі інших співробітників не бачить.

Спостерігач. Не може створювати закупівлі, тільки спостерігати за їх проведенням.

Для того щоб додати нового співробітника, необхідно зайти в профіль та обрати розділ “Структура компанії”.

Далі натиснути кнопку «Додати нового співробітника» під списком співробітників компанії:

Відкриється форма, куди необхідно внести дані про співробітника. Поля відмічені червоними зірочками є обов`язковими. (*).

Після збереження співробітника буде додано до структури компанії з тією роллю, яку йому було призначено. Система відразу відправить цьому співробітнику листа на вказану електронну адресу з логіном та паролем для входу в кабінет.

Більше інформації про додавання співробітників читайте в інструкції.

Як провести моніторинг цін для оголошення запиту пропозицій?

Щоб сформувати правильну очікувану вартість для закупівлі, замовникам варто вивчити ринок чи ознайомитися з ціновими пропозиціями постачальників. Для швидкого та зручного моніторингу цін замовники можуть скористатися модулем аналітики BI Prozorro. Коротко про цей модуль та його функціонал.

Для того, щоб ознайомитися з актуальними цінами на закупівлю товарів варто обрати код CPV (ДК 021:2015), категорію, область і система виведе вам необхідну інформацію.

Для прикладу подивимося ціни на бензин у Київській області. Обираємо необхідні фільтри (09130000-9 Нафта і дистиляти, Бензин, Київська) і бачимо медіану цін, максимальне та мінімальне значення, кількість та обсяг закупівель у літрах. 

Окремо можна подивитися ціни на закупівлю бензину до прикладу у липні або в конкретний день.

Таку ж інформацію можна отримати і по іншим товарам. Тому замовнику можна швидко і якісно проаналізувати ринок та сформувати очікувану вартість закупівлі.