Як перевірити постачальника? Зустріч Клубу Закупівельників

22 вересня відбулася зустріч Клубу Закупівельників, на якій обговорювали тему  “Перевірка постачальників”. Своїм досвідом поділились:

• Ігор  Паливода, головний експерт з аналітики дирекції з ризиків та безпеки компанії “Смартхолдинг”
• Вікторія Себко, керівниця служби постачання Дивізіону виробничих активів компанії KERNEL
• Наталія Ковальова, керівниця торговельного майданчика Zakupki.Prom

На початку зустрічі Вікторія Себко розповіла, як  проходить оцінювання постачальників у KERNEL. На першому етапі відбору постачальників компанія застосовує кваліфікаційні, фінансові, технічні критерії, а також приймає рішення щодо необхідності виїзного аудиту.

Наступний етап передбачає аналіз діяльності контрагента із визначенням питомої ваги критеріїв та періодичності оцінювання. Далі — рейтинг постачальників. Для цього застосовують: 

• оцінку ризиків співпраці. За це відповідає служба економічної безпеки компанії KERNEL  і передає інформацію відповідним підрозділам 
• оцінку результатів співпраці
• проведення аудитів постачальників

Вікторія також наголосила, що перед впровадженням системи оцінювання обов’язково потрібно отримати зворотний зв’язок від постачальників, а не створювати критерії лише з внутрішнім замовником. Адже у такому випадку  не будуть враховувані реальні потреби бізнесу.

В компанії KERNEL власними силами створили автоматизовану систему бюджету та закупівель  (Р2Р). Це допомогло налагодити процес оцінювання контрагентів. Бо якщо інформація про постачальника, що не виконав свої зобов’язання, не збережена у системі, компанія може знову зіштовхнутися з подібною ситуацією. Крім того, оцінювання контрагентів потрібно проводити не раз на рік чи квартал, а регулярно. 

Критерії успіху системи оцінювання:

• ініціатива повинна йти від керівника та внутрішнього замовника
• простота та зрозумілість критеріїв оцінювання, часткова або повна автоматизація також запорука успіху цього процесу
• періодичність оцінювання — одразу після завершення кожної угоди. Це допоможе отримувати об’єктивні оцінки контрагентів

За рік компанія KERNEL провела оцінку більше 1 тис. контрагентів та за результатами 75% постачальників повністю відповідають кваліфікаційним вимогам.

Але якщо порівняти з підрядниками, які постачають роботи та послуги, то тут навпаки лише 37% повністю відповідають вимогам. 

Зустріч продовжилась панельною дискусією між Наталею Ковальовою, Ігорем Паливодою та Вікторією Себко. Ігор Паливода розповів про перевірку контрагентів у компанії “Смартхолдинг”. Якщо сума річного обороту з постачальником не перевищує 100 тис. грн, то він не потребує перевірки, це буде звичайна поставка за рахунком-фактурою. Все, що перевищує таку суму — потребує перевірки.

Для цього компанія “Смартхолдинг” використовує сервіс YouControl, де є скорингові оцінки. Угоди на 1-5 млн грн підлягають комплексному аналізу діяльності контрагента, а все що вище 5 млн грн — виїзній перевірці служби безпеки спільно з іншими підрозділами. 

Наталія Ковальова розповіла про інструменти перевірки постачальників та замовників на майданчику Zakupki.Prom. А саме про інтеграцію з сервісом YouControl  та користь пошуково-аналітичної системи 007, яка допомагає відслідковувати транзакції з держзамовниками. На майданчику є також система рейтингів, що дає можливість залишити відгук про співпрацю з контрагентом. Причому 90% відгуків про контрагентів — позитивні.

Наталія також розповіла про безкоштовний інструмент Clarity Project, який можна використовувати на майданчику Zakupki.Prom. Він дає можливість отримати аналітику постачальника та відстежити зв’язки компанії-контрагента.

Чергова зустріч Клубу Закупівельників підтвердила, що процес перевірки контрагентів потребує автоматизації, адже бізнес також трансформується із впровадженням нових технологій, тож ручні вибірки та списки залишаються в минулому.