Погодження чернетки закупівлі

Оновлено 25.08.2021
Тепер ви можете налаштувати процес затвердження адміністратором закупівель, що публікуються співробітниками компанії. Така можливість з’явилася в кабінеті комерційного замовника на Zakupki.Prom і скористатися нею дуже просто.

Кому може знадобитися затвердження чернетки

Процес затвердження закупівлі реалізовано як суто добровільний. Ми розуміємо, що у бізнес-процесах вашої компанії у затвердженні закупівлі може не бути потреби, тому не примушуємо його використовувати.
Рекомендуємо його, якщо:

• у вашій компанії декілька осіб можуть публікувати закупівлі, при цьому є головна відповідальна за закупівлі людина;
• якщо серед ваших співробітників є більш та менш досвідчені у проведенні тендерів, а отже – більш досвідчені перевіряють правильність заповнення тендера перед публікацією;
• якщо часом вам необхідно порадитися із кимось у компанії перед публікацією. Для таких порад ми надали можливість коментування.

Як усе відбувається з боку менеджера:

1.Створіть закупівлю. Для цього зайдіть до свого кабінету в розділ Комерційні закупівлі › Нова закупівля.
2. Коли всі поля заповнено, а документи – додано, обиріть з двох кнопок:  Оголосити закупівлю та Зберегти чернетку.  Для подальшого затвердження треба створити чернетку – отже, тиснемо Зберегти чернетку.

3. На сторінці збереженої чернетки є розділ Розгляд закупівлі. Тут буде вся історія затвердження закупівлі: кому і коли було надіслано чернетку, коли її було розглянуто і опубліковано або повернуто автору на доопрацювання.

4. Щоб відправити чернетку на розгляд адміністратору, натисніть Відправити на розгляд у блоці кнопок.
5. Зазначте, кому саме відправляється чернетка. У разі, якщо в структурі компанії зазначено тільки одного користувача-адміністратора, закупівлю буде відправлено йому.

Ви можете надати супровідний коментар до чернетки. Це повідомлення побачить лише обраний адміністратор.
Якщо ви – єдиний користувач-адміністратор у структурі компанії, і хочете відправити закупівлю на розгляд, попередньо надайте обраному співробітнику права адміністратора у Структурі компанії.
6. Виберіть співробітника, напишіть повідомлення та натисніть Відправити на розгляд.
Адміністратор отримає повідомлення у кабінеті та лист на свій email, що ви запросили його переглянути закупівлю.

Статус закупівлі зміниться на Очікує розгляду, а в розділі Розгляд з’явиться інформація.
Після того, як закупівлю було передано на розгляд, ви в будь-який момент можете повернути її на редагування. За такої необхідності натисніть кнопку Повернути на редагування на сторінці чернетки.
Після того, як адміністратор розгляне чернетку, у вас з’явиться можливість наново відредагувати її та опублікувати.

Як усе відбувається з боку адміністратора

1. Перейдіть у закупівлю, що було відправлено на розгляд. Це можна зробити з посилання відповідного повідомлення в кабінеті або з листа.
2. На сторінці чернетки адміністратору доступна можливість її редагування, видалення та безпосередньо розгляду.
3. Натиснувши Розглянути, ознайомтеся з наповненням закупівлі і дайте відповідь на коментар автора, якщо треба.

4. Чернетка отримує статус розглянутої.
5. Можливість опублікувати розглянуту закупівлю отримує також її організатор.
Організувати робочий процес не важко. Треба тільки ознайомити співробітників із правилами, а надалі – користуватися новою функцією і вчасно перевіряти повідомлення. Можливо, якась закупівля уже чекає на розгляд і підтвердження її публікації.
Ось і все! Бажаємо вам успшної роботи із закупівлями на майданчику Zakupki.Prom.