Життєвий цикл допорогової закупівлі

• Підготовка закупівлі до публікації в системі: виконується державним замовником.
• Оголошення закупівлі в системі: виконується державним замовником.
• Період уточнень: потенційні учасники можуть поставити запитання замовнику та отримати відповіді.
• Період подання пропозицій: учасники подають пропозиції.
• Редукціон: аукціон з пониженням ціни, який відбувається в три раунди.
• Кваліфікація: період, протягом якого замовник перевіряє відповідність пропозицій вимогам закупівлі та обирає переможця.
• Укладення договору: період, коли між замовником та переможцем укладається договір.
• Завершення закупівлі: завантаження підписаного договору до системи.

Період уточнень

Період уточнень починається відразу після оголошення закупівлі. Він необхідний для уточнення умов закупівлі до подання пропозиції.

• Мінімальна тривалість періоду складає 1 робочий день для закупівлі бюджетом менше 50 тис. грн та 3 робочих дні для закупівлі бюджетом від 50 тис. грн;
• Учасники можуть ставити запитання замовнику в системі;
• Замовник може змінити умови закупівлі, додати або замінити документи, збільшити чи зменшити період закупівлі;
• Учасники на цьому етапі не можуть подавати пропозиції.

Запитання учасників та відповіді замовника відображаються в системі для всіх користувачів. Запитання ставляться анонімно задля зменшення впливу на прийняття рішень замовником. Інформацію про учасників буде відкрито після завершення етапу редукціону.

Корисні поради
Збирайте всю інформацію про закупівлю
Перемогу в закупівлі здобуде пропозиція з мінімальною ціною за умови виконання всіх вимог замовника. Перевірте, чи відповідає ваша пропозиція цим вимогам, дізнайтесь, чи будуть важливі для замовника додаткові переваги вашої пропозиції. Скористайтесь періодом уточнень, щоб сформувати найкращу пропозицію.

Подання пропозицій

Протягом цього періоду учасники створюють пропозиції та подають їх до закупівлі.

• Мінімальна тривалість періоду складає 1 робочий день для закупівлі бюджетом менше 50 тис. грн та 2 робочих дні для закупівлі бюджетом від 50 тис. грн;
• Учасники подають пропозиції, можуть їх змінювати та відкликати;
• На цьому етапі вже неможливо поставити запитання;
• Замовник не може змінювати умови закупівлі.

Замовник не бачить пропозиції учасників задля збереження неупередженого ставлення.
На початку цього періоду система задає дату та час проведення редукціону, який зазвичай призначається на робочий час наступного за закінченням періоду робочого дня.
Якщо не було надано жодної пропозиції, закупівля після закінчення прийому пропозицій автоматично набуває статус «Не відбулася». Якщо до закупівлі подано пропозицію від одного учасника, то після закінчення цього періоду закупівля переходить на етап кваліфікації.

Корисні поради
Пам’ятайте, що головне завдання на етапі подання пропозицій – скласти максимально вигідну пропозицію:

1. Скоригуйте собівартість товару/послуги: участь у публічних закупівлях зменшує витрати на утримання відділу продажу (бонуси, витрати та заробітна плата менеджерів, управлінців) – відніміть їх та сформуйте найкращу ціну.
2. Зменшіть відсоток прибутку для тендерної пропозиції: адже в тендері перемогу отримає компанія з найкращою ціною на товар. Зменшуючи відсоток прибутку та перемагаючи в тендері, ви отримаєте регулярні грошові надходження та виграєте в довгостроковому періоді.
3. Формуйте реальну ціну товару, зважаючи на умови закупівлі, відповіді на запитання, собівартість товару та ринкові ціни.
4. Орієнтуйтесь на власні розрахунки та подавайте виключно реальні пропозиції: замовник не завжди компетентний в оцінці необхідного йому товару чи послуги. Тому для формування пропозиції бюджет закупівлі не повинен стати перепоною. Формуйте реальну ціну товару, зважаючи на умови закупівлі, відповіді на запитання, свою собівартість та ринкові ціни.
5. Намагайтесь відразу ж подати мінімальну ціну: адже останнім у раунді ходить учасник з найменшою ціновою пропозицією. Саме він залишає за собою останнє слово аж до самої перемоги.

Редукціон

Редукціон – це аукціон з пониженням ставок, мета якого – досягнення найменшої цінової пропозиції.

• До початку редукціону замовник не бачить кількості поданих пропозицій;
• Редукціон відбувається в три етапи (раунди);
• Після його завершення відкривається інформація про учасників та доступ до наданих ними документів для проведення кваліфікації.

Корисні поради
Не слідуйте сліпо за конкурентами
Адже не виключено, що конкурент помилився в розрахунках або поставив невірну ставку. У цьому разі він відмовиться від участі або його дискваліфікують і виграє учасник з наступною кращою ціною та відповідністю вимогам. Окрім того, можливий зговір конкурентів. Один з них подає занадто низьку цінову пропозицію у розрахунку на те, що всі інші учасники припинять знижувати ціну, а партнер виграє з мінімальним пониженням. Тому розробляйте власну стратегію зниження ціни, розрахуйте нижні пороги та грайте до кінця.

Кваліфікація пропозицій учасників

На цьому етапі розглядаються пропозиції учасників та приймається рішення про подальшу співпрацю з одним із них.
Після успішного редукціону система пропонує замовнику прийняти пропозицію одного з учасників в порядку черги, починаючи з найнижчої цінової пропозиції. Якщо пропозиція не відповідає умовам закупівлі, замовник дискваліфікує учасника і перейде до розгляду пропозиції наступного. Дискваліфікований учасник може оскаржити рішення замовника (докладніше див. у розділі «Оскарження закупівель»).

Укладення договору

Підписання договору відбувається поза системою. Якщо на етапі підписання договору учасник відмовляється від пропозиції або не може підтвердити свою здатність виконати її умови, то замовник може повернути його на етап кваліфікації та дискваліфікувати його.

Закриття закупівлі

Замовник підтверджує своє рішення, завантажуючи в систему сканований договір та переводячи закупівлю в статус «Завершена».